¿Qué es un plan de gestión de datos?
Un plan de gestión de datos es un documento que explica brevemente cómo utilizaremos los datos obtenidos en nuestra investigación durante el tiempo que dure el proyecto y, también, qué haremos con ellos una vez finalice el proyecto de investigación. Como comentábamos en nuestra introducción, la elaboración de este documento es una obligación para acceder a los recursos que ofrece la Unión Europea para incentivar la investigación y la innovación hasta el año 2020 – Programa Marco Horizonte 2020-. Pero además, elaborar este tipo de documentos es una buena práctica corporativa, una forma de demostrar la trasparencia, la eficacia y la efectividad de nuestros departamentos de I+D+I.
El PGD se puede elaborar de distintas formas, pero una de las más sencillas consiste en seguir los siguientes ocho pasos clave que anotamos a continuación.
Plan de gestión de datos, paso 1: los requerimientos
El primer apartado de nuestro plan de gestión de datos debe resumir brevemente los diferentes requerimientos exigidos por las entidades financiadoras del proyecto sobre la recopilación, el tratamiento, la conservación y la destrucción de los datos de nuestra investigación.
Plan de gestión de datos, paso 2: la identificación exhaustiva de los datos
El segundo apartado de nuestro plan de gestión de datos es uno de los más importantes ya que identifica todos y cada uno de los datos que forman o formarán parte del proyecto. Esta identificación debe ser lo más exhaustiva posible aclarando el volumen de datos, su tipología, su fuente, etc.
Plan de gestión de datos, paso 3: la organización de los datos
El paso 3 de la elaboración eficiente de nuestro plan de gestión de datos consiste en describir de la forma más breve y directa posible cómo se organizarán y gestionarán los datos que los diferentes grupos de trabajo colaborativo utilicen para sus tareas. En este apartado tenemos que incluir el nombre de los ficheros de datos, la forma de controlar las distintas versiones que se vayan actualizando, la solución informática de automatización de datos que se utilizará para salvaguardar la seguridad de la información, etc.
Plan de gestión de datos, paso 4: la calidad
En el paso 4 de nuestro plan de gestión de datos tendremos que intentar explicar cómo vamos a garantizar que los datos que formen parte de nuestro proyecto de investigación tienen la calidad suficiente como para garantizar la consecución de los objetivos de dicho proyecto: fuentes de información sólidas y de reputación, utilización de suites informáticas solventes, etc.
Plan de gestión de datos, paso 5: el correcto almacenamiento
En el quinto paso de nuestro plan de gestión de datos describiremos las diferentes alternativas de almacenamiento seguro de todos y cada uno de los datos. Estas soluciones de almacenamiento pueden tener distinta tipología (servidores locales, nube, etc.), pero todas ellas deben asegurar un estándar de calidad, seguridad, encriptación, etc.
Plan de gestión de datos, paso 6: las políticas de protección de datos
La entrada en vigor del Reglamento Europeo de Protección de Datos 679/2016 ha marcado un antes y un después en la forma de utilizar todo tipo de datos privados. Asegúrate de consultar esta legislación antes de describir en detalle las diferentes políticas de protección de datos del proyecto de investigación, la asignación de roles de acceso y autenticación, las comunicaciones electrónicas que se intercambiarán con los propietarios de los datos utilizados para gestionar sus permisos de uso, etc.
Plan de gestión de datos, paso 7: la difusión de la información
En el séptimo paso de nuestro plan de gestión de datos describiremos cómo vamos a difundir y comunicar todos o parte de los datos utilizados en la investigación: en forma de artículos especializados, como parte de bases o repositorios de acceso público o limitado, etc.
Plan de gestión de datos, paso 8: el presupuesto total
El último paso de nuestro plan de gestión de datos es básico: ¿cuánto cuesta implementar los pasos o fases anteriores? ¿Cuál es el presupuesto que manejaremos para tratar los datos con la calidad y el rigor que hemos ido describiendo a lo largo del plan?
Y en conclusión…
Como decíamos en párrafos anteriores, no existe una única fórmula para elaborar un plan de gestión de datos, pero seguir estos ocho pasos que hemos descrito en nuestro artículo es una forma eficiente, eficaz y rentable de preparar un documento tan necesario para nuestros diferentes proyectos de investigación.
