Cómo organizar un archivo, consejo 1: el protocolo de archivo
Nuestro primer consejo para organizar tus documentos digitales es que establezcas un protocolo claro y sencillo de archivo y clasificación. Acordar unas normas clave sobre nomenclatura, codificación por colores, distribución de carpetas y subcarpetas, etc., y sobre todo difundir adecuadamente esta información entre el grupo de usuarios es clave para mantener tus archivos siempre organizados, accesibles y listos para cualquier tarea de búsqueda, mantenimiento, cifrado, actualización, etc.
Recuerda que este primer consejos es fundamental si varias personas tienen acceso al archivo digital, algo bastante común en el llamado trabajo colaborativo.
Cómo organizar un archivo, consejo 2: el nombre de los ficheros
El segundo truco o consejo útil para organizar tus archivos digitales es elegir bien su nombre o, en otras palabras, utilizar una nomenclatura sencilla, concisa y sin faltas de ortografía.
Un ejemplo útil: imagina que quieres organizar un archivo del cliente 1, una gran carpeta que has dividido en varias subcarpetas llamadas “facturas”, “datos de contacto” y, por ejemplo, “pedidos”. A la hora de archivar la ficha de contacto del nuevo comercial de ese cliente en tu ciudad, nombrarías ese documento como “contacto_nombrepersona_fecha”. Todos los documentos parecidos recibirían un nombre similar y así a la hora de buscar un contacto determinado no tendrías más que teclear en el buscador de tu ordenador una de las tres palabras: “contacto”, “nombrepersona” o “fecha”.
Pero, ¿qué ocurre si has leído tarde este consejo? ¿Qué puedes hacer si en tus archivos digitales existen miles de documentos con nombres larguísimos, farragosos y muy complicados? Dos soluciones:
- Si trabajas con el sistema operativo Mac OS X el problema lo tienes resuelto utilizando la aplicación “Finder”.
- Si trabajas con Windows lo más sencillo es que recurras a uno de los muchos programas informáticos llamados “renombrador de archivos”, utilidades muchas veces gratuitas que te permitirán cambiar la nomenclatura de cientos de documentos digitales en un momento.
Cómo organizar un archivo, consejo 3: colores y etiquetas
Hace unas cuantas décadas, en aquellos tiempos en los que los ordenadores ocupaban habitaciones enteras y la palabra Internet era exclusiva del ejército, las carpetas y los archivos se organizaban utilizando algo tan sencillo y visual como son los colores y las etiquetas.
Hoy por hoy este consejo de organización de archivos analógicos es perfectamente extrapolable a los archivos digitales gracias a una funcionalidad informática que nos olvidamos de utilizar: asignar colores diferentes a las carpetas de nuestro ordenador, iconos y etiquetas que facilitan enormemente la búsqueda digital incluso cuando trabajamos con miles de datos al mismo tiempo. ¿El objetivo de este consejo sobre cómo organizar un archivo? Aumentar la eficacia y la eficiencia a la hora de interactuar con nuestros valiosos datos digitales.
Dedicar tiempo a crear un protocolo de archivo sencillo y fácil de entender, asignar nombres cortos y sensatos a tus documentos digitales y utilizar la antigua y útil codificación por colores y etiquetas son tres útiles consejos a la hora de manejar tus archivos digitales. ¿Conoces algún truco más sobre cómo organizar un archivo de la forma más eficiente posible? Adelante ¡compártelo con nosotros!
