Change language
Change country

Cómo organizar un archivo: 3 consejos que funcionan

Hay varias formas de normalizar la organización digital de archivos para que la búsqueda se agilice.
Cómo organizar un archivo: 3 consejos que funcionan

Todos sabemos cómo organizar un archivo, pero no todos lo hacemos de forma que otro compañero pueda localizar un documento sin perder un tiempo precioso. ¿Hay alguna forma de normalizar esta organización digital de archivos para que la búsqueda de documentación se agilice? Por supuesto que sí y para muestra un botón: 3 consejos de organización de archivos digitales que realmente funcionan.

Te recomendamos:

¿Cómo afrontar el reto de la digitalización en tu empresa?

Cómo organizar un archivo, consejo 1: el protocolo de archivo

Nuestro primer consejo para organizar tus documentos digitales es que establezcas un protocolo claro y sencillo de archivo y clasificación. Acordar unas normas clave sobre nomenclatura, codificación por colores, distribución de carpetas y subcarpetas, etc., y sobre todo difundir adecuadamente esta información entre el grupo de usuarios es clave para mantener tus archivos siempre organizados, accesibles y listos para cualquier tarea de búsqueda, mantenimiento, cifrado, actualización, etc.

Recuerda que este primer consejos es fundamental si varias personas tienen acceso al archivo digital, algo bastante común en el llamado trabajo colaborativo.

 

Cómo organizar un archivo, consejo 2: el nombre de los ficheros

El segundo truco o consejo útil para organizar tus archivos digitales es elegir bien su nombre o, en otras palabras, utilizar una nomenclatura sencilla, concisa y sin faltas de ortografía.

Un ejemplo útil: imagina que quieres organizar un archivo del cliente 1, una gran carpeta que has dividido en varias subcarpetas llamadas “facturas”, “datos de contacto” y, por ejemplo, “pedidos”. A la hora de archivar la ficha de contacto del nuevo comercial de ese cliente en tu ciudad, nombrarías ese documento como “contacto_nombrepersona_fecha”. Todos los documentos parecidos recibirían un nombre similar y así a la hora de buscar un contacto determinado no tendrías más que teclear en el buscador de tu ordenador una de las tres palabras: “contacto”, “nombrepersona” o “fecha”.

Pero, ¿qué ocurre si has leído tarde este consejo? ¿Qué puedes hacer si en tus archivos digitales existen miles de documentos con nombres larguísimos, farragosos y muy complicados? Dos soluciones:

  • Si trabajas con el sistema operativo Mac OS X el problema lo tienes resuelto utilizando la aplicación “Finder”.
  • Si trabajas con Windows lo más sencillo es que recurras a uno de los muchos programas informáticos llamados “renombrador de archivos”, utilidades muchas veces gratuitas que te permitirán cambiar la nomenclatura de cientos de documentos digitales en un momento.

 

Cómo organizar un archivo, consejo 3: colores y etiquetas

Hace unas cuantas décadas, en aquellos tiempos en los que los ordenadores ocupaban habitaciones enteras y la palabra Internet era exclusiva del ejército, las carpetas y los archivos se organizaban utilizando algo tan sencillo y visual como son los colores y las etiquetas.

Hoy por hoy este consejo de organización de archivos analógicos es perfectamente extrapolable a los archivos digitales gracias a una funcionalidad informática que nos olvidamos de utilizar: asignar colores diferentes a las carpetas de nuestro ordenador, iconos y etiquetas que facilitan enormemente la búsqueda digital incluso cuando trabajamos con miles de datos al mismo tiempo. ¿El objetivo de este consejo sobre cómo organizar un archivo? Aumentar la eficacia y la eficiencia a la hora de interactuar con nuestros valiosos datos digitales. 

 

Dedicar tiempo a crear un protocolo de archivo sencillo y fácil de entender, asignar nombres cortos y sensatos a tus documentos digitales y utilizar la antigua y útil codificación por colores y etiquetas son tres útiles consejos a la hora de manejar tus archivos digitales. ¿Conoces algún truco más sobre cómo organizar un archivo de la forma más eficiente posible? Adelante ¡compártelo con nosotros!

Digitalización empresarial desde cero

También te puede interesar

Digitalización empresarial desde cero

Artículos relacionados:

  • Soluciones Integrales: tecnología y procesos

    Cada vez se valoran más las soluciones integrales que aúnan la tecnología y los procesos de negocio.

  • Optimización de procesos: Técnicas y herramientas

    Descubre como la optimización de procesos permite a la empresa ser más eficiente y eficaz.

  • ¿Qué es la firma digital y qué ventajas tiene?

    La firma digital y electrónica de documentos es altamente recomendable para implementar en las empre

Las cookies y su privacidad.

Utilizamos cookies esenciales para hacer que las interacciones con nuestro sitio web sean fáciles y efectivas, cookies estadísticas para comprender mejor cómo se utiliza nuestro sitio web y las cookies de marketing para adaptar la publicidad para usted. Puede seleccionar sus preferencias de cookies usando el botón 'Preferencias' a continuación, o seleccionar 'Acepto' para continuar con todas las cookies.

Preferencias de cookies

Utilizamos cookies para asegurarnos de que nuestro sitio web funciona correctamente o, ocasionalmente, para proporcionar un servicio a su solicitud (como la gestión de sus preferencias de cookies). Estas cookies están siempre activas a menos que configure su navegador para bloquearlas, lo que puede provocar que algunas partes del sitio web no funcionen correctamente.

Estas cookies nos permiten medir y mejorar el rendimiento de nuestra web.

Estas cookies solo se colocan en caso de que usted dé su consentimiento. Utilizamos cookies de marketing para hacer un seguimiento de las páginas que visita de nuestra web para mostrarle contenido según sus intereses y para mostrarle anuncios personalizados. Si no desea aceptar estas cookies por favor marque esta casilla.