¿En qué tenemos que fijarnos a la hora de elegir el mejor sistema de gestión documental? ¿ Versatilidad? ¿ Precio? ¿ Seguridad? Elegir un sólido sistema de gestión documental que se adapte sin problemas a la idiosincrasia de nuestra gran empresa es una decisión importante a la que hoy dedicamos toda nuestra atención.
¿Cuáles son las ventajas de incorporar un sistema de gestión documental?
Hoy en día prácticamente ninguna corporación internacional se plantea trabajar sin disponer de un sistema de gestión documental avanzado, pero ¿por qué? Algunas razones de peso:
Vivimos y trabajamos en la era del Big Data, un mundo en el que millones de datos llegan cada minuto a nuestras diferentes sedes y oficinas digitales, una información que debemos saber gestionar y aprovechar a fin de mejorar nuestro nivel competitivo.
El flujo de trabajo en una oficina digital es inmenso y se materializa en diferentes soportes y formatos, tanto analógicos como digitales. Disponer de un sistema que nos permita guardar de forma segura todos los datos, convertir información en papel en información digital o trabajar en equipo sobre un mismo grupo de documentos es vital para garantizar que ningún dato se pierde y que cada uno de ellos cumple exactamente con la función que le hemos asignado en el momento de su creación.
Un buen sistema de gestión documental nos permite cumplir sin problemas con la diversa normativa nacional e internacional, una importante ventaja que además de evitarnos multas y sanciones, también trabaja en pro de nuestra RSC de cara al cliente final.
Trabajar apoyándonos en un sistema de gestión documental avanzado reduce considerablemente el tiempo que nuestro personal malgasta en recuperar documentos, localizarlos, archivarlos de forma manual… Esta reducción del tiempo de trabajo se traduce en una mayor productividad laboral y, así, en una mejora de la rentabilidad económica de nuestra gran empresa.
