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¿Cómo elegir el mejor sistema de gestión documental?

¿En qué tenemos que fijarnos a la hora de elegir el mejor sistema de gestión documental?
Mujer trabajando en portatil

¿En qué tenemos que fijarnos a la hora de elegir el mejor sistema de gestión documental? ¿ Versatilidad? ¿ Precio? ¿ Seguridad? Elegir un sólido sistema de gestión documental que se adapte sin problemas a la idiosincrasia de nuestra gran empresa es una decisión importante a la que hoy dedicamos toda nuestra atención.

 

¿Cuáles son las ventajas de incorporar un sistema de gestión documental?

Hoy en día prácticamente ninguna corporación internacional se plantea trabajar sin disponer de un sistema de gestión documental avanzado, pero ¿por qué? Algunas razones de peso:

Vivimos y trabajamos en la era del Big Data, un mundo en el que millones de datos llegan cada minuto a nuestras diferentes sedes y oficinas digitales, una información que debemos saber gestionar y aprovechar a fin de mejorar nuestro nivel competitivo.

El flujo de trabajo en una oficina digital es inmenso y se materializa en diferentes soportes y formatos, tanto analógicos como digitales. Disponer de un sistema que nos permita guardar de forma segura todos los datos, convertir información en papel en información digital o trabajar en equipo sobre un mismo grupo de documentos es vital para garantizar que ningún dato se pierde y que cada uno de ellos cumple exactamente con la función que le hemos asignado en el momento de su creación.

Un buen sistema de gestión documental nos permite cumplir sin problemas con la diversa normativa nacional e internacional, una importante ventaja que además de evitarnos multas y sanciones, también trabaja en pro de nuestra RSC de cara al cliente final.

Trabajar apoyándonos en un sistema de gestión documental avanzado reduce considerablemente el tiempo que nuestro personal malgasta en recuperar documentos, localizarlos, archivarlos de forma manual… Esta reducción del tiempo de trabajo se traduce en una mayor productividad laboral y, así, en una mejora de la rentabilidad económica de nuestra gran empresa.

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Las 9 áreas clave de un buen sistema de gestión documental

Ya hemos visto las múltiples ventajas que tiene elegir el mejor sistema de gestión documental para nuestro organización, pero ¿en qué tenemos que fijarnos para seleccionar el sistema que mejor se adapte a nuestra personalidad corporativa y nuestras necesidades reales? En los siguientes 9 puntos o áreas clave que debería cumplir perfectamente un sistema de gestión documental avanzado:

  • Almacenamiento eficaz que garantice la conservación y recuperación inmediata de todos los datos independientemente de su formato (documentos en papel, fotografías, archivos de audio, etc.).
  • Sistema de clasificación optimizado y que permita la asignación de permisos de acceso individuales y grupales.
  • Posibilidad de recuperación de la información inmediata, sencilla y que permita búsquedas interrelacionadas.
  • Seguridad infalible que resista cualquier ataque informático interior o exterior y, también, la destrucción involuntaria de datos.
  • Sistema de custodia documental que permita discriminar entre la información que se debe archivar o la que se puede destruir para evitar costes innecesarios de almacenamiento.
  • Gestión y distribución de la información que nos permita no solo acceder rápidamente a un dato determinado, sino elegir los canales de distribución de contenidos en función de cada caso y necesidad.
  • Workflow optimizado o lo que es lo mismo, un sistema de gestión documental que optimice los tiempos y los recursos de cualquier flujo de trabajo individual o colectivo.
  • Creación de nuevos documentos sencilla, natural y con una curva de aprendizaje suave y adaptada a las capacidades informáticas de nuestro valioso equipo humano.
  • Autenticación documental real y eficaz que nos permita presentar nuestros documentos ante cualquier entidad pública y privada que los solicite. 

¿Quieres recibir más información para elegir el sistema de gestión documental avanzado más adecuado para las necesidades competitivas de tu organización?

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