Elaborar un mapa de procesos es esencial para cualquier tipo de organización, pero es especialmente importante para las grandes empresas con múltiples departamentos y procesos productivos que generan una gran cantidad de información cruzada. El tema es tan importante que merece la pena dedicarle unos minutos de nuestra atención… y de la tuya. ¿Empezamos?
Cómo debe ser un mapa de procesos realmente útil
Como bien sabes, un mapa de procesos es una representación visual de todos los procesos productivos que realiza una empresa y de cómo se relacionan entre sí para alcanzar los objetivos fijados por la dirección de la organización.
Un objetivo importante de la elaboración de un mapa de procesos es detectar los fallos técnicos o humanos que revierten en pérdidas económicas para el conjunto de la organización, los errores en la recogida eficiente de datos y, muy importante, en el acceso inmediato, seguro y ágil a los repositorios de información corporativa por parte de los directivos que deben tomar decisiones importantes en un tiempo record.
Elaborar un mapa de procesos es relativamente sencillo, lo complicado es hacerlo de tal forma que sea realmente útil para todos y cada uno de los miembros productivos de nuestra empresa. También es más difícil elaborar un mapa de procesos cuando su número es alto y creciente, cuando los equipos de trabajo están localizados en diferentes puntos geográficos o cuando los departamentos tienen silos cerrados de información inaccesibles a otras áreas de negocio.
Para minimizar o evitar estas dificultades y elaborar un mapa de procesos realmente útil debemos seguir una serie de consejos o claves:
1. Elegir al grupo de personas que se encargarán de la elaboración y el seguimiento del mapa de procesos.
2. Identificar la misión, la visión y los clientes destinatarios de nuestros procesos productivos actuales.
3. Analizar las posibilidades de automatización de los procesos actuales.
