Change language
Change country

Claves para elaborar un buen mapa de procesos

Elaborar un mapa de procesos es muy importante para empresas que generan información cruzada.
Trabajadores haciendo un mapa de procesos

Elaborar un mapa de procesos es esencial para cualquier tipo de organización, pero es especialmente importante para las grandes empresas con múltiples departamentos y procesos productivos que generan una gran cantidad de información cruzada. El tema es tan importante que merece la pena dedicarle unos minutos de nuestra atención… y de la tuya. ¿Empezamos?

 

Cómo debe ser un mapa de procesos realmente útil

Como bien sabes, un mapa de procesos es una representación visual de todos los procesos productivos que realiza una empresa y de cómo se relacionan entre sí para alcanzar los objetivos fijados por la dirección de la organización.

Un objetivo importante de la elaboración de un mapa de procesos es detectar los fallos técnicos o humanos que revierten en pérdidas económicas para el conjunto de la organización, los errores en la recogida eficiente de datos y, muy importante, en el acceso inmediato, seguro y ágil a los repositorios de información corporativa por parte de los directivos que deben tomar decisiones importantes en un tiempo record.

Elaborar un mapa de procesos es relativamente sencillo, lo complicado es hacerlo de tal forma que sea realmente útil para todos y cada uno de los miembros productivos de nuestra empresa. También es más difícil elaborar un mapa de procesos cuando su número es alto y creciente, cuando los equipos de trabajo están localizados en diferentes puntos geográficos o cuando los departamentos tienen silos cerrados de información inaccesibles a otras áreas de negocio.

Para minimizar o evitar estas dificultades y elaborar un mapa de procesos realmente útil debemos seguir una serie de consejos o claves:

    1. Elegir al grupo de personas que se encargarán de la elaboración y el seguimiento del mapa de procesos.

    2. Identificar la misión, la visión y los clientes destinatarios de nuestros procesos productivos actuales.

    3. Analizar las posibilidades de automatización de los procesos actuales. 

Te recomendamos:

La digitalización de facturas de proveedor como un paso a la digitalización empresarial.

Clave 1 para elaborar un buen mapa de procesos: el equipo humano

La primera clave para elaborar un mapa de procesos que cumpla nuestros objetivos y los de nuestros clientes es tan lógica que a veces se nos olvida: reunir al mejor equipo humano. Un equipo selecto de profesionales con conocimientos y experiencia que se encargue de analizar:

  • Cada proceso productivo que se lleva a cabo en el seno de la organización.
  • La eficacia real de los equipos de trabajo asignados a cada proceso productivo.
  • El cumplimiento individual de los objetivos propuestos para cada proceso.
  • La eficacia de los procesos cruzados.

Analizando en detalle estos y otros factores, el equipo humano que asignemos a la elaboración del mapa de procesos conseguirá el objetivo inicial que nos hemos planteado: plasmar qué hacemos, cómo lo hacemos y cuáles son los fallos que debemos subsanar para alcanzar los objetivos de nuestra organización a corto, medio y largo plazo. 

 

Clave 2: la identificación de la misión, visión y clientela

Por nuestra experiencia, podríamos decir que la primera clave para elaborar un buen mapa de procesos es identificar claramente tres parámetros básicos:

La misión de cada uno de los procesos que realiza nuestra organización: ¿para qué sirven realmente esos procesos? ¿Cuáles son los objetivos generales y específicos de cada uno de ellos?

La visión presente y futura: ¿cómo ven los miembros de cada departamento los procesos que llevan a cabo? ¿Qué es lo que más y menos les gustan de esos procesos? ¿Cómo les gustaría que fueran?

Los clientes destinatarios de cada uno de los procesos. ¿A qué grupo objetivo tienen que satisfacer los procesos de nuestra organización? ¿Cómo es su perfil actual? ¿Cuáles son sus necesidades generales y específicas? ¿Cuál es su percepción y experiencia actual? 

 

Clave 3: automatizar los procesos actuales

Una vez hayamos seleccionado al equipo de trabajo idóneo para crear el mapa de procesos actuales de nuestra organización y hayamos plasmado en papel tanto la misión, como la visión y los clientes destinatarios de cada uno de los procesos, llegamos a la tercera clave que nos garantizará el éxito de nuestro mapa de procesos: identificar y anotar las posibilidades de automatización de cada uno de ellos y del conjunto de la organización. Esa automatización en la toma de datos, su procesamiento y acceso seguros y en tiempo real será una de las claves del éxito del necesario mapa de procesos. 

¿Estás de acuerdo con estas claves? ¿Añadirías alguna más? Escribe un comentario… 

Digitalización empresarial desde cero

También te puede interesar

Digitalización empresarial desde cero

Artículos relacionados:

  • ¿Qué es la gestión integral?

    Gestionar todos los inputs para optimizar la toma de decisiones con un mensaje claro y definido.

  • Archivo de documentos administrativos

    Descubre cómo podemos mejorar nuestro procedimiento de archivo de documentos administrativos.

  • Control de tiempo eficaz para toda la plantilla

    El control de tiempo de los trabajadores protege los recursos de la empresa y detectar desviaciones.

Las cookies y su privacidad.

Utilizamos cookies esenciales para hacer que las interacciones con nuestro sitio web sean fáciles y efectivas, cookies estadísticas para comprender mejor cómo se utiliza nuestro sitio web y las cookies de marketing para adaptar la publicidad para usted. Puede seleccionar sus preferencias de cookies usando el botón 'Preferencias' a continuación, o seleccionar 'Acepto' para continuar con todas las cookies.

Preferencias de cookies

Utilizamos cookies para asegurarnos de que nuestro sitio web funciona correctamente o, ocasionalmente, para proporcionar un servicio a su solicitud (como la gestión de sus preferencias de cookies). Estas cookies están siempre activas a menos que configure su navegador para bloquearlas, lo que puede provocar que algunas partes del sitio web no funcionen correctamente.

Estas cookies nos permiten medir y mejorar el rendimiento de nuestra web.

Estas cookies solo se colocan en caso de que usted dé su consentimiento. Utilizamos cookies de marketing para hacer un seguimiento de las páginas que visita de nuestra web para mostrarle contenido según sus intereses y para mostrarle anuncios personalizados. Si no desea aceptar estas cookies por favor marque esta casilla.