Técnicas para mejorar la comunicación en la empresa

La comunicación en la empresa es una de las tareas pendientes de muchas de las grandes empresas de todo el mundo. Precisamente por eso en este post vamos a hablar de una serie de técnicas para mejorar la comunicación en la empresa. 

A qué nos referimos con comunicación en empresa

Lo primero que debemos dejar claro es de qué estamos hablando cuando hablamos de comunicación en empresa. Nos referimos a:

• Los mensajes (órdenes, comunicados, protocolos, actualizaciones de proyecto…) que se transmiten desde unos niveles del organigrama empresarial a otros. Por ejemplo, mensajes que parten de quienes ocupan un nivel superior en el organigrama hacia los que ocupan un nivel inferior.
• Los mensajes que una persona redacta para que lean otras personas del mismo o de diferentes departamentos.
• Los mensajes que se transmiten desde dentro de la empresa a los proveedores.
• Los mensajes que se transmiten al público de la empresa (clientes actuales y potenciales) tanto de forma directa (conversaciones cara a cara, telefónicas, e-mails individualizados…) como a través de cualquier forma de marketing (publicidad, e-mail marketing, marketing directo…).

En resumen, podríamos decir que la comunicación en empresa se refiere a cada uno de los mensajes que se transmiten entre quienes forman parte de ella o con las personas directamente relacionadas, como los proveedores y los clientes.

Ahora que ya sabemos a qué nos referimos, vamos a ver una serie de técnicas de comunicación en la gran empresa. 

Técnicas de comunicación en la gran empresa

• Utiliza la nube. Cuando se trata de enviar un mismo mensaje a distintas personas de varios departamentos, debemos tener en cuenta que, en una gran empresa, este número puede alcanzar tranquilamente las 200 personas. Si utilizamos los medios convencionales, como un mensaje impreso, corremos el riesgo de que alguno se pierda o de que haya un error que habrá que corregir, reimprimir 200 veces y reenviarlo otras 200 veces. En cambio, si lo enviamos a través de la nube, solo deberemos hacer llegar un link a todas estas personas y, si hubiese cualquier error, bastará con corregirlo una vez para que todos puedan ver su versión corregida.
• Adopta protocolos comunicativos. Uno de los errores más habituales de la comunicación en empresa es utilizar distintas palabras para referirse a lo mismo. Si una persona está acostumbrada a hablar de “acciones de marketing” y le llega un mensaje de otro departamento hablándole de las “estrategias de mercadotecnia” que hay que implantar, quizá la persona que recibe el mensaje no sepa a qué se refiere. En este punto pueden ocurrir dos cosas: que la persona que ha recibido el mensaje contacte con el emisor para aclarar el concepto (algo poco habitual) o que actúe según su criterio (lo más habitual). Los resultados suelen ser retrasos, proyectos mal encauzados y productos o servicios mal terminados a causa de una mala comunicación. Por eso es tan importante tener un protocolo de comunicación en la empresa o un diccionario de términos técnicos que toda la empresa utilice. Ese diccionario puede tenerse alojado en la nube, de forma que cada vez que alguien tenga una duda sobre un concepto incluido en un mensaje pueda consultar a qué se refiere la persona que lo ha escrito.
• Realizar reuniones internas informales periódicamente. En la gran empresa son habituales las reuniones formales de personas del mismo departamento o de equipos que trabajan en el mismo proyecto, pero son infrecuentes las reuniones informales que junten en el mismo espacio a toda la empresa. Este tipo de acciones permiten que las personas que forman parte de ella entren en contacto, se conozcan y conozcan el trabajo que desempeñan sus compañeros. ¿Quién le iba a decir al técnico de informática que lidiar con un cliente conflictivo desde el departamento comercial es más complicado que crear un programa completo con Java? Ahora que lo sabe, quizá se vuelva más empático y esté dispuesto a aportar más cuando llegue un mensaje con quejas del cliente desde el departamento comercial. 

Por supuesto, hay muchísimas más técnicas para aplicar a la comunicación de la gran empresa, pero si comienzas llevando estas a la práctica te garantizamos que verás una evolución importante.