Por lo tanto, es recomendable diseñar unos protocolos de trabajo tanto para la fase de ejecución como para la fase de seguimiento de proyectos. En este post proponemos una guía paso a paso que te ayudará a evitar los problemas mencionados.
Paso #1: documento general de instrucciones
Para facilitar el futuro seguimiento de proyectos, así como posibles fugas de tiempo, es importante contar con un documento general subido a la nube que todos los miembros de la empresa puedan consultar.
Este documento contendrá unas instrucciones claras acerca de los aspectos que se deben seguir y respetar para todos los proyectos en la empresa. Algunas de las cuestiones que se pueden incluir en él son:
- Programas informáticos con los que se debe crear cada tipo de documento. Así evitamos que se procesen imágenes con Word, por ejemplo.
- Plantillas de documento generales. Ayudan a ahorrar mucho tiempo a la hora de crear un documento nuevo.
- Tipografías y colores corporativos, con todos sus detalles. Para reforzar su imagen corporativa, una empresa suele (y debe) contar con unos elementos gráficos propios. Es importante que todos los miembros de la empresa conozcan cuáles son por si necesitan crear un documento en blanco. En el caso de las plantillas de documento, estas características ya estarán integradas en ellas en forma de estilos.
- Ubicaciones del disco duro donde almacenar cada tipo de documento, así como instrucciones sobre su nomenclatura.
- Contacto de la persona con la que se deben comunicar en caso de incidencias o dudas.
Hemos enumerado algunas de ellas, pero en este documento general se podrán incluir todas las instrucciones que se estimen oportunas para garantizar la correcta elaboración y el correcto seguimiento de proyectos en el futuro.
Paso #2: documento específico de instrucciones para cada proyecto
En ocasiones habrá proyectos con características específicas que es imposible haber contemplado en el documento general de instrucciones. En este caso, elaboraremos un documento nuevo con instrucciones específicas para dicho proyecto, incluyendo en él cuestiones como:
- Excepciones al documento general, si las hubiese. Es posible que algunas instrucciones del documento general contradigan a las del documento específico. Dejaremos claro que, en ese caso, prevalecerán las instrucciones del segundo.
- Instrucciones específicas del proyecto.
- Creación de un grupo en la nube donde los integrantes del equipo de trabajo puedan comunicarse entre sí o trabajar simultáneamente en el mismo documento, si fuese necesario.
- Contacto de la persona responsable del proyecto, que normalmente variará respecto al contacto que figura en el documento general.
Paso #3: ejecución y seguimiento de proyectos
Tras haber leído los documentos anteriores, cada persona que tenga un papel en el proyecto podrá realizar sus correspondientes tareas. Por otro lado, es importante asignar a una persona que se encargue del seguimiento de proyectos y que preste atención en todo momento para garantizar que nadie se salta ninguna instrucción indicada en los documentos de instrucciones.
Paso #4 : revisión final
Para terminar, cuando el proyecto está finalizado, nunca sobrará una revisión final por parte del responsable del proyecto. Con los documentos de instrucciones delante, terminará de confirmar que la ejecución y el seguimiento de proyectos se ha realizado correctamente y que el proyecto está listo para ser entregado.
Siguiendo estos cuatro pasos comprobarás cómo las fugas de tiempo desaparecen y cómo aumenta la calidad de los proyectos en tu empresa.
