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Las 6 claves de las reuniones eficaces

Cómo mejorar la productividad y aprovechar al máximo el tiempo
Las 6 claves de las reuniones eficaces

¿Ves que el tiempo de tus reuniones se consume sin que hayas avanzado prácticamente nada? ¿Tienes la sensación de que tus reuniones son ineficaces y poco productivas? Entonces este post es para ti.

Vamos a darte las 6 claves para conseguir reuniones eficaces que supongan ingresos para tu empresa. 

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Reuniones eficaces – Clave #1: fija el objetivo

Como dijo Séneca, “no hay viento favorable para el barco que no sabe adónde se dirige”. Si las reuniones que planificas no tienen un objetivo, un porqué claro, difícilmente conseguirás reuniones eficaces.

Pero no es solo eso: también es imprescindible que todas las personas que participan en ellas conozcan el objetivo por el que se celebran. Así todos podréis remar en la misma dirección para alcanzar el puerto de destino. 

 

Reuniones eficaces – Clave #2: escucha a todos

Partimos de la base de que si una persona está presente en una reunión es porque puede aportar algo. No silenciemos a nadie, ni siquiera cuando una de sus aportaciones nos parezca fútil o incluso ridícula. Esa aportación puede funcionar como chispa que avive la imaginación de otra persona y que revele la solución a un problema.

No subestimes nunca el poder de una chispa. 

 

Reuniones eficaces – Clave #3: fomenta la comodidad

A pesar de que cualquier persona puede generar una chispa que finalice en la solución a un problema, esta parte vital de las reuniones eficaces solo podrá tener lugar si todo el mundo se encuentra cómodo. Cuando una persona se encuentra estresada, en tensión o pensando “¿qué pensarán de mí si digo esto?”, difícilmente se atreverá a proponer nada.

Por este motivo debes recordar en voz alta, preferiblemente al principio de la reunión, que toda aportación es bienvenida mientras su intención esté en consonancia con el objetivo de la reunión. 

 

Reuniones eficaces – Clave #4: menos es más

¿Realmente necesitas celebrar dos reuniones semanales? ¿Es necesario que duren tres horas cada una de ellas?

Gestiona el tiempo, plantéate cuánto necesitas para abordar cada asunto e intenta no desaprovecharlo. Tampoco seas rígido a la hora de establecer un planning de reuniones: si ves que una semana concreta no es necesario celebrar ninguna reunión, no la celebres por mucho que esté anotada en tu agenda.

De la misma forma, si tu reunión estaba planificada para celebrarse de 12:00 a 13:00 y a las 12:30 ya habéis abordado todo lo que había que abordar, no hay ningún motivo para no finalizarla antes de lo que estaba establecido. 

 

Reuniones eficaces – Clave #5: invierte en recursos

El tiempo es oro y las personas que llevan a cabo reuniones eficaces lo saben. Por eso invierten en tecnología y en recursos que les ayuden a aprovechar al máximo el tiempo que dura una reunión.

La nube, pizarras digitales interactivas, agendas compartidas y otras muchas herramientas actuales permiten multiplicar la productividad de una reunión al permitir una mejor comunicación y comprensión entre las personas que están presentes en ella. No tengas miedo de invertir capital en ello; será una inversión, no un gasto. 

 

Reuniones eficaces – Clave #6: gamifica

El cerebro humano está programado por naturaleza para disfrutar con el juego. Si gamificas tus reuniones y/o sus objetivos, es decir, si las conviertes en un juego (sin que esto impida que se tomen en serio), las personas que participan en ellas tendrán una motivación adicional que nutrirá su satisfacción a corto plazo.

Quienes están presentes en la reunión saben que les traerá beneficios a medio o largo plazo, y eso seguramente les motive. Sin embargo, su cerebro también necesita una motivación cortoplacista, que proporcione placer instantáneo para no aburrirse, desconcentrarse o sufrir vaivenes de atención. Y el juego es una de las mejores opciones para evitar estos efectos negativos inherentes al cerebro humano.

¿Cómo puedes gamificar una reunión? Explicando el objetivo como si fueran las reglas de un juego, implantando un sistema de puntos a través de la participación, diseñando un recorrido digital interactivo que funcione como símil de lo que la empresa pretende alcanzar… Hay miles de posibilidades. Los límites solo están en tu creatividad.

Ahora, ¿cuáles de las medidas que hemos comentado llevas ya a cabo en tus reuniones? Y más importante aún: de las que no llevas a cabo, ¿a cuáles darás una oportunidad?  

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