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La importancia de la colaboración en un sistema de gestión documental

Claves para sacarle el máximo partido.
La importancia de la colaboración en un sistema de gestión documental

A medida que aumenta el volumen y la diversidad de contenidos relacionados con los negocios, cada vez más empresas reconocen el papel vital de un sistema de gestión documental para mejorar de la productividad, aumentar la eficiencia, mejorar la gestión del riesgo y cumplir con las reglamentaciones de la administración y la industria.

Pero incluso teniendo las mejores intenciones, muchas empresas descubren que sus iniciativas de gestión documental no cumplen con las expectativas. Aunque algunas implementaciones fallan debido a factores tecnológicos u organizativos, el problema principal suele ser algo más básico, aunque no menos fatal: la adopción deficiente del usuario.

A pesar de las ventajas teóricas del uso de un sistema de gestión documental, los usuarios son lentos o reacios a adoptarlo, anulando de esta forma los beneficios y socavando las políticas de gestión documental.

El problema reside en la forma en que se implementa el sistema de gestión documental.

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En el pasado, la gestión documental funcionaba como un componente de infraestructura con poca necesidad de satisfacer las necesidades de los usuarios y los equipos de trabajo, a menudo forzando el cambio de comportamiento por parte del usuario. A medida que el papel del contenido electrónico se ha expandido, la gestión documental se ha trasladado a la oficina y se tiene una creciente necesidad de sistemas de gestión documental que ofrezcan mayor facilidad de uso, configurabilidad y colaboración.

Sin embargo, muchas iniciativas de gestión documental no reconocen la importancia crítica de la colaboración en los procesos relacionados con el contenido, y no brindan la rica experiencia de colaboración que hoy en día los equipos necesitan para trabajar de forma eficiente. 

 

Con dispersión geográfica, el sistema de gestión documental debe ayudar

Muchos proveedores e implementadores de un sistema de gestión documental no han tenido en cuenta la dispersión geográfica de los trabajadores de muchas empresas. La mayoría de las iniciativas de gestión documental tratan la colaboración como una idea tardía en lugar de un elemento clave, y dependen de conectores de terceros para conseguir herramientas de colaboración. Los sistemas resultantes son rígidos e ineficientes, lo que obliga a los usuarios a cambiar entre el sistema de gestión documental y las aplicaciones de colaboración para realizar diferentes tareas en lugar de permanecer dentro de una sola interfaz productiva.

Desde este punto de vista, no es de extrañar que algunos usuarios prefieran excluirse por completo del nuevo sistema. Resulta imposible capturar todo el proceso colaborativo y el contenido relacionado dentro del sistema. El seguimiento de lo que se hace queda incompleto y la empresa se expone al riesgo, al tiempo que la captura de conocimiento se vuelve irregular, derrochando un recurso organizacional vital. 

 

Integrar la colaboración mejora la adopción del sistema de gestión documental

La adopción mejorada de la gestión documental comienza con brindarles a los usuarios y equipos una solución que se adapte mejor a la forma en que realmente funcionan, lo que requiere poco o ningún cambio en el comportamiento. Una buena solución de gestión documental proporcionará espacios de trabajo para proyectos virtuales que conservarán los aspectos intuitivos del sistema tradicional de presentación en papel para garantizar la facilidad de adopción y uso, incluido un repositorio que pone a disposición de los usuarios autorizados todo el contenido de un proyecto en cualquier momento, desde en cualquier sitio. Todos los archivos relacionados con el proyecto, incluidos documentos escaneados, faxes y correo electrónico, están disponibles junto con otros contenidos relacionados con proyectos, lo que permite a los usuarios gestionar de manera integral todos los documentos del proyecto de forma que proporcionen un contexto completo del proyecto.

En lugar de simplemente organizar la información, un espacio de trabajo de proyecto virtual presenta el contenido en el contexto del trabajo que se está realizando y permite a los equipos crear objetos colaborativos tales como tareas, elementos del calendario, hilos de discusión, notas y enlaces. Además, al conservar contenido completo y organizado después de la conclusión de un proyecto, el sistema de gestión documental sienta las bases para la gestión de los registros electrónicos.

No menos importante, al presentar el espectro completo de la funcionalidad de colaboración y gestión documental dentro de una interfaz única e intuitiva:

  • Flujos de trabajo para aprobaciones y ediciones
  • Notificaciones cuando se realizan cambios en los documentos
  • Seguir procesos de aprobación 

 

Con la ayuda de la colaboración conseguimos aprovechar completamente un sistema de gestión documental

La implementación de un sistema de gestión documental que incluya un sistema de colaboración totalmente integrado, hace que las compañías pueden ofrecer una rica experiencia de usuario que permita asegurar una amplia adopción y hacer realidad todos los beneficios de la gestión documental.

El beneficio potencial más obvio e intuitivo de un sistema de gestión documental totalmente colaborativo es hacer que el individuo sea más eficiente en su trabajo diario. Hasta el 40 por ciento de la semana laboral típica se usa para buscar información. No se puede eliminar por completo, pero si se consigue disminuir a la mitad, se recupera todo un día de trabajo cada semana. Se puede lograr un valor aún mayor ayudando a todo el equipo a obtener ganancias similares, ya que el rendimiento individual mejorado reduce los cuellos de botella y acelera la finalización de los proyectos del equipo, lo que aumenta la productividad sin aumentar la plantilla.

Los equipos pueden trabajar de manera más rápida, eficiente y precisa incluso en la distancia. La captura centralizada de conocimiento también preserva el conocimiento de los empleados que se van; TI puede limpiar un PC y reutilizarlo para la próxima contratación, pero la información que contiene permanece intacta y activa. 

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