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Impresión en Outsourcing, ¿una buena o una mala idea?

Hay algunos factores que cuando se consideran juntos pueden inclinar la balanza a un lado u otro.
Impresión en Outsourcing

Determinar si se desea acabar con el impresión interna subcontratando el servicio a un proveedor de servicios de impresión en outsourcing en lugar de mantenerlo en las propias instalaciones, invirtiendo si es necesario en nuevas tecnologías, es una duda presente en muchas empresas.

Los que están a favor de la última opción mencionan su preocupación sobre el envío de datos de clientes fuera de la organización. Además, defienden que invertir en nueva tecnología puede mejorar el flujo de trabajo, mejorar la experiencia del cliente y aumentar el reconocimiento de marca, además de generar un mayor retorno de inversión para la organización. Por el contrario, los defensores de la subcontratación, creen que la impresión no pertenece al core del negocio, y argumentan que subcontratar a un proveedor de servicios es una alternativa menos costosa.

Aunque puede haber una variedad de razones que hacen que una organización considere el cambio, hay algunos factores que cuando se consideran juntos pueden inclinar la balanza a un lado u otro.  

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Disminución de volúmenes de impresión transaccionales

El intercambio de comunicaciones electrónicas con los clientes ha sido una alta prioridad para muchas empresas dentro de su estrategia de reducción costes. Sustituir la comunicaciones en papel (presupuestos, facturas, albaranes, contratos,…) por comunicaciones electrónicas provoca una disminución de la impresión transaccional, lo cual causa además que algunas empresas consoliden la producción en un solo sitio. Los volúmenes de impresión disminuyen, los costos unitarios suben y por lo tanto la subcontratación se vuelve más atractiva financieramente. 

El equipo ha llegado al final de su vida útil o al final del contrato

Las empresas que necesitan una renovación tecnológica pueden no estar dispuestas a realizar la inversión o ser capaces de justificar el gasto. La nueva tecnología puede mejorar los tiempos de producción, agilizar operaciones, mejorar los documentos de empresa, y reducir riesgos. Sin embargo, si las prioridades cambian y la estrategia de gestión de las comunicaciones con el cliente se desplaza hacia la mejora de su experiencia digital, convencer a la dirección para invertir en tecnología de impresión puede ser difícil. 

Capacidad de color limitada o nula

Algunas instalaciones internas puede que solo sean capaces de imprimir en monocromo o tener muy limitada la capacidad de imprimir en color. Con el aumento de la demanda de impresión en color, algunas líneas de negocio pueden buscar un proveedor externo para satisfacer sus necesidades. Los departamentos de marketing pueden estar haciéndolo ya. Y desde una perspectiva financiera esto es un golpe doble. La subcontratación de solo un subconjunto de documentos a un proveedor externo disminuye el volumen de impresión interno y eso empeora aún más su impacto en el coste unitario. Además, externalizar un volumen tan bajo a un tercero puede ser costoso por dos razones: tienes mayores costes unitarios sin economías de escala y costes de conversión adicionales si más adelante la organización decide consolidar todo el volumen de impresión con un solo proveedor de servicios. 

Comprensión de los beneficios de la externalización

Para empezar, con la externalización no se requiere inversión en nuevos equipos. A diferencia de una operación de compra de hardware de impresión para tus instalaciones, los proveedores de servicios de impresión tienen la capacidad de distribuir el coste entre sus múltiples clientes. Las economías de escala les permite tener un gran poder adquisitivo para consumibles como tinta y papel. Por otro lado, para cumplir con ciertas leyes, los proveedores de servicios de impresión, deben tener estrictos controles de producción y procedimientos de seguridad que aseguren que los datos confidenciales están protegidos. También se debe tener en cuenta que estos proveedores disponen de herramientas de seguimiento que garantizan que los documentos se reciben a tiempo, que los recuentos de registros son exactos, y que los paquetes de documentos y cada documento individual se imprime de forma correcta y completa. 

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