En primer lugar, destacamos a los propios clientes. Ya habíamos hablado de los clientes que devoran tiempo, pero creemos que merecen al menos una mención también en este nuevo post debido a su importancia. Podemos expresarlo de forma muy breve: si invertimos con un cliente más tiempo del equivalente en beneficios que va a proporcionar a la empresa, entonces no nos compensa trabajar con él. Pero recordemos que los beneficios no solo deben medirse con dinero, sino que existen otro tipo de beneficios que sí merecerán la inversión de tiempo que realicemos con dicho cliente.
Las segundas personas que afectan a la gestión de tiempo en la empresa robándolo son los trabajadores tóxicos. Las personas que dedican sus energías a quejarse o a hablar mal de la empresa delante de sus compañeros no solo no aprovechan su tiempo, sino que roban el de quienes les escuchan. Por todo ello, es muy importante mantener vigilado el ambiente laboral y cuidar que sea lo más sano y lo menos tóxico posible, para lo que muchas veces será necesario que una persona especialista se encargue de medir estas cuestiones y de diseñar estrategias que eviten no solo fugas de tiempo, sino también problemas emocionales de los trabajadores hacia la empresa.
Los proveedores también pueden llegar a ser un problema en la gestión de tiempo de nuestra empresa. Si un proveedor no cumple los plazos de entrega, si tarda demasiado tiempo en responder a nuestras llamadas o a nuestros correos electrónicos, si proporciona en varias ocasiones materiales o servicios defectuosos que nos obligan a solicitar un cambio, todo esto sumado nos pueden robar una cantidad de tiempo muy importante. Llegado un caso así, debemos analizar si quien nos roba realmente el tiempo es el proveedor como persona (es decir, el transportista) o el proveedor como empresa. En el primer caso, deberíamos comunicarle a la empresa nuestro descontento con la persona en cuestión para que envíen a otra; en el caso de que el problema sea de la empresa debemos valorar si económicamente nos compensa cambiar de proveedor, sin olvidar nunca que la economía empresarial no solo debe medirse en dinero, sino también en tiempo.
Por último, pero no por ello menos importante, destacaremos a un tipo de persona que quizá no esperabas encontrar en este post, pero que efectivamente afecta a la gestión de tiempo en nuestra empresa y que, por lo tanto, merece una mención. Estamos hablando de nosotros mismos. Muchas veces somos nosotros mismos quienes nos robamos tiempo sin darnos cuenta. Un escritorio desordenado (tanto el físico como el del ordenador), una bandeja de entrada de correo electrónico que no tiene los mensajes organizados por carpetas, una agenda en papel que supone un mayor tiempo de actualización y consulta que una agenda digital en la nube, una falta de establecimiento de prioridades en cuanto a nuestros objetivos empresariales… Todo ello, y muchas otras cuestiones, son lo que provoca que, para muchas personas, el mayor ladrón de tiempo sea uno mismo.
¿Qué podemos hacer para evitar convertirnos en nuestro mayor enemigo en lo que a gestión de tiempo se refiere?
- En primer lugar, debemos ser organizados. Una buena organización y el orden son equivalentes a un ahorro de aproximadamente el 50% del tiempo respecto al que gastaríamos con una mala organización y un desorden.
- También debemos saber distinguir entre urgente e importante. Para ello hay herramientas muy útiles como la matriz Eisenhower que nos ayudan a tomar decisiones tras haber determinado si una tarea es urgente y/o importante.
- Debemos pensar tanto a corto como a medio y a largo plazo. Un ejemplo clásico de esta necesidad lo encontramos en las bandejas de e-mail: puede que gastemos tiempo a corto plazo al organizar los mensajes por carpetas, pero a largo plazo recuperaremos ese tiempo con creces.
En resumen: si queremos que las cosas cambien, primero debemos cambiarnos a nosotros mismos.
