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¿Cómo elegir un sistema de gestión documental de empresas?

La gestión documental de empresas siempre ha sido clave para las operaciones comerciales.
Archivar papeleo

Las organizaciones se están alejando definitivamente de los documentos en papel y cada vez se vuelven más digitales. La gestión documental de empresas siempre ha sido clave para las operaciones comerciales, pero los métodos actuales difieren mucho de los que se aplicaban hace años.

Si estás pensando en seleccionar el sistema de gestión documental más adecuado para tu empresa, una de las primeras preguntas debes responder es si quieres alojar el sistema dentro de tu negocio o alojarlo en la nube. Si bien ambas opciones proporcionan un marco para almacenar y organizar sus documentos electrónicos, cada sistema tiene sus propias ventajas e inconvenientes. Asegúrate de que al menos las funciones más básicas estén bien solucionadas en el sistema que selecciones. 

 

Funciones básicas debe ofrecer un sistema de gestión documental de empresas

Las funciones básicas que debe ofrecer un sistema de gestión documental son las siguientes:

  • Almacenamiento de diferentes tipos de documentos, incluyendo archivos de procesamiento de textos, correos electrónicos, archivos PDF y hojas de cálculo.
  • Búsqueda de archivos por palabra clave.
  • Restricción de acceso a ciertos documentos.
  • Monitorización de quién está viendo documentos y cuándo lo hizo.
  • Seguimiento de las ediciones realizadas en los documentos.
  • Recuperación de versiones anteriores de documentos editados.
  • Control y regulación de cuando se pueden eliminar documentos obsoletos.
  • Acceso, edición y posibilidad de compartir documentos a través de dispositivos móviles. 

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Sistema de gestión documental de empresas instalado en servidores locales

En este tipo de sistemas todo el software se almacena dentro de los servidores propios de la empresa. Estos sistemas permiten almacenar tantos documentos y archivos como lo permita el servidor.

El software tiene un coste único que se basa, en parte, en el número de usuarios. Generalmente cuestan al menos varios miles de euros. Algunos cobran, además,  una tarifa inicial por el software, y tarifas de licencia para cada usuario. Otros cobran también por la implantación inicial. Existe un cargo anual opcional para soporte continuo y actualizaciones de software.

Pros: el mayor beneficio de un sistema de gestión documental de empresas autoasistido es que siempre tienes el control del sistema y no dependes de nadie para mantenerlo en funcionamiento. Tampoco dependes de Internet. Si la conexión se vuelve lenta o nula, sigues teniendo acceso a todos los documentos.

Contras:  la principal desventaja está en los grandes costes iniciales, así como el gasto anual adicional de las actualizaciones de software. Además, debes asegurarte de tener un sistema de copias de seguridad adecuado, ya que los archivos no se guardan automáticamente en la nube. Otro punto en contra es que no todos estos sistemas funcionan tanto en ordenadores Windows como en Mac o Linux. Muchos son compatibles con un único sistema operativo. 

 

Sistema de gestión documental de empresas basado en la nube

En este tipo de sistemas todo el software es alojado en un proveedor y es accesible online. Para acceder al sistema y a los documentos, se puede iniciar sesión desde cualquier ordenador o dispositivo móvil conectado a Internet.

Normalmente se paga una tarifa mensual por cada usuario. Los costes van desde unos pocos dólares hasta cerca de 100 euros por usuario, dependiendo del proveedor, la cantidad de características que se elijan y la cantidad de almacenamiento que se desee.

El proveedor del sistema de gestión documental de empresas, sin coste adicional, gestiona las actualizaciones y el mantenimiento del software.

Pros: los mayores beneficios son que no necesitas un equipo de TI para instalar el software y mantenerlo funcionando correctamente, y que no hay grandes costes iniciales. También que se puede acceder a estos sistemas desde cualquier lugar donde tengas una conexión a Internet, y que no necesitas hacer una copia de seguridad de los archivos, ya que se guardan automáticamente en la nube.

Contras: la principal desventaja es que estás a merced del proveedor para mantener el sistema en funcionamiento. Si el proveedor tiene un problema en su centro de datos, podría ser imposible acceder a los documentos hasta que se resuelva la situación. Además, si la conexión a Internet falla, tampoco se podrá acceder a los archivos.

Ya sea en instalación local o basada en la nube, a la hora de buscar el sistema de gestión documental de empresas más adecuado para tu organización, estas características y funcionalidades son muy importantes:

  • Una estructura de archivos fácil de usar.
  • Un sistema de búsqueda amplio que permita encontrar rápidamente documentos.
  • Facilidad de uso.
  • Acceso móvil.
  • Integración con los programas que ya se están utilizando.
  • Compatibilidad con una amplia variedad de escáneres.
  • Seguridad, con posibilidad de restringir quién puede ver carpetas y archivos específicos. 

Valora los pros y los contras de cada sistema de gestión documental y escoge el que se adapte mejor a tus necesidades. Da un paso adelante en busca de la eficiencia. 

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