Firma electrónica avanzada ¿sabes lo que es?

La firma electrónica avanzada ya forma parte de los procesos de negocio de muchas compañías nacionales e internacionales, pero todavía no está implantada al 100% en el tejido empresarial de nuestro país.

En el artículo de hoy intentaremos despejar algunas de las dudas más habituales que surgen al hablar de la firma electrónica: qué es, cuáles son los diferentes tipos de firma electrónica que reconoce la legislación española vigente y, muy importante, cómo podemos integrar la firma electrónica avanzada en nuestros procesos de negocio. ¿Empezamos?

Tipos de firma electrónica

La Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica distingue entre tres tipos de firma:

• Firma electrónica
• Firma electrónica avanzada
• Firma electrónica avanzada reconocida

Veamos la definición de cada una de estos tipos de firma electrónica.

Definimos firma electrónica como aquel conjunto de datos identificativos que, en formato electrónico, permiten identificar al firmante de un documento digital.

Definimos firma electrónica avanzada como aquella firma electrónica que cumple una serie de requisitos básicos:

• Ha sido creada por medios tecnológicos controlados de forma exclusiva por la persona que firma digitalmente el documento.
• Identifica al firmante y a los datos que ha firmado de forma inequívoca.
• Detecta cualquier cambio que se haya hecho en el documento firmado electrónicamente (aunque ese cambio se haya realizado después de firmarlo electrónicamente).

Por último – y según la legislación vigente- definiremos firma electrónica reconocida como aquella firma electrónica avanzada que ha sido generada mediante un dispositivo tecnológico seguro y blindado.

Para ser válida, la firma electrónica avanzada reconocida tiene que cumplir una serie de requisitos bastante exigentes. Lo vemos en detalle en el siguiente apartado.

¿Para qué sirve la firma electrónica avanzada?

Implementar la firma electrónica avanzada en las diferentes áreas de tu empresa es otra manera de optimizar los procesos de negocio mediante la automatización. Así, podemos  afirmar sin lugar a dudas que implementar este tipo de firmas electrónicas es algo fundamental para mejorar el rendimiento de las oficinas sin papel, de esos negocios efectivos y eficientes del siglo XXI que trabajan de forma colaborativa y en línea.

Si deseas ampliar la información sobre qué es y para qué sirve la firma electrónica avanzada  tienes que saber que el PAE – Portal de Administración Electrónica del Gobierno de España- ha publicado un interesante material online titulado “Base Legal de la Firma Electrónica”.

La firma electrónica avanzada reconocida

La firma electrónica avanzada reconocida es la única que la ley equipara con una firma manuscrita tradicional. Este dato es muy importante ya que la implementación de este tipo de firma en nuestros procesos de negocio nos permitirá blindar y garantizar absolutamente todos los acuerdos y optimizar los procesos de trabajo que llevemos a cabo a nivel mundial.  

Otras dos características importantes de esta firma electrónica avanzada y reconocida:

1. Está basada en uno de los certificados digitales oficialmente reconocidos. En España estos certificados electrónicos deben ser reconocidos por el Ministerio de Industria y Comercio y, por supuesto, aparecer en el listado de certificados electrónicos publicado en la página web de ese Ministerio. 

2. Es generada por un dispositivo de generación de firma electrónica completamente fiable y absolutamente blindado; un software que garantice la encriptación segura de los contenidos que aparecen en el documento a firmar.  

¿Cómo integrar la firma electrónica avanzada en tus flujos de trabajo?

Integrar la firma electrónica avanzada en tu oficina sin papel es mucho más fácil de lo que te imaginas. Simplemente debes elegir una herramienta BPM de absoluta confianza.