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Es un error creer que las empresas solo deben actuar de una manera socialmente responsable o prestar preocupación a la sostenibilidad del medio ambiente como forma de que sus ejecutivos se sientan bien. La realidad es que si tienes un negocio que cumple con el respeto al medio ambiente vas a beneficiarte de una gran serie de ventajas, como tener una empresa más competitiva y ahorrar dinero en el proceso.
Lo primero que nos viene a la cabeza a la hora de realizar un ajuste corporativo para tener un mayor compromiso con el medio ambiente es reducir el uso de papel y los procesos de impresión. La idea de abandonar el papel puede verse desde otro punto de vista. Pensemos en por qué usar menos papel en la oficina. Y valoremos también si utilizando una combinación de software de gestión de documentos y fotocopiadora podríamos ser una empresa con menos papel o incluso sin papel.
Cloud computing y movilidad en la empresa.
Hay grandes beneficios al digitalizar la información, pero estos son los más destacados:
La implementación de una gestión de documentos más avanzada no siempre es fácil, sino que hay casos más complicados de lo normal. No todo es coger un papel, capturarlo con un sistema de escaneo y almacenarlo de forma digital, sino que hay momentos en los que la situación puede ser más compleja. Estos son algunos sistemas por los que ir comenzando:
Escanea con tu copiadora. Tu copiadora no solo imprime y copia, puesto que también puede escanear documentos. Si tomas el hábito de escanear y almacenar, notarás mucho la mejora.
Usa un flujo de trabajo digital. Muchas copiadoras tienen aplicaciones integradas que permiten crear flujos de trabajo sencillos para enviar documentos a la nube o al correo electrónico. Incluso pueden permitir realizar pagos de manera instantánea.
Almacenes de archivos digitales. Piensa en la gestión de documentos con software como un armario que llenas de forma digital, que ocupa menos espacio y que aporta acceso instantáneo.
Reglas de impresión. Crea e instaura reglas que permitirán salvar árboles y dinero:
Teniendo todo esto en cuenta es fácil comprobar los motivos por los que debemos contribuir de una forma consciente y activa a lograr mejorar el impacto medioambiental que produce nuestra empresa para, en el proceso, crear un valor añadido de calidad y ser más competitivos.
Digitalización empresarial desde cero