Uso de fotocopiadoras y gestión de documentos para ser una ESR

Es un error creer que las empresas solo deben actuar de una manera socialmente responsable o prestar preocupación a la sostenibilidad del medio ambiente como forma de que sus ejecutivos se sientan bien. La realidad es que si tienes un negocio que cumple con el respeto al medio ambiente vas a beneficiarte de una gran serie de ventajas, como tener una empresa más competitiva y ahorrar dinero en el proceso.

Lo primero que nos viene a la cabeza a la hora de realizar un ajuste corporativo para tener un mayor compromiso con el medio ambiente es reducir el uso de papel y los procesos de impresión. La idea de abandonar el papel puede verse desde otro punto de vista. Pensemos en por qué usar menos papel en la oficina. Y valoremos también si utilizando una combinación de software de gestión de documentos y fotocopiadora podríamos ser una empresa con menos papel o incluso sin papel.

Beneficios en tu empresa por la disminución de papel

Hay grandes beneficios al digitalizar la información, pero estos son los más destacados:

• Acceso más rápido a la información. Esta es una buena opción en vez de tener escritorios llenos de montañas de papel, cargar armarios enteros con ellos y tener que acceder a cada papel uno por uno. Tener la información online mediante la nube, en una unidad compartida o en un archivo de documentos, es más fácil que una solución basada en papel.
• Acceso en cualquier momento y cualquier lugar. Es verdad que podemos llevarnos un papel en el coche cuando viajamos, pero es más fácil poder acceder al documento con el móvil o el portátil. Al digitalizar la información haremos que esté disponible en varias plataformas.
• Menos pérdida de información. Estimaciones de un informe de PricewaterhouseCoopers indican que un 11% de los documentos impresos se pierden o traspapelan. Esto puede llevar a que los empleados pierdan mucho tiempo buscando los papeles adecuados en cada momento.
• Es más fácil la recuperación de desastres. Recuperarse con una copia de seguridad digital es más fácil y efectivo que hacerlo del papel. Y recuerda que el agua y el fuego no se llevan bien con los materiales impresos.
• Ahorras dinero. Si imprimes menos, envías menos cartas y ahorras dinero. Incluso podrías gastar menos dinero en almacén para tus archivos.
• Es bueno para el medio ambiente. Usar menos papel implica que cortas menos árboles para cubrir tus necesidades. También reduces la energía que se necesita para hacer el papel. 

Uso de fotocopiadoras y gestión de documentos para ser una empresa socialmente responsable

La implementación de una gestión de documentos más avanzada no siempre es fácil, sino que hay casos más complicados de lo normal. No todo es coger un papel, capturarlo con un sistema de escaneo y almacenarlo de forma digital, sino que hay momentos en los que la situación puede ser más compleja. Estos son algunos sistemas por los que ir comenzando:

Escanea con tu copiadora. Tu copiadora no solo imprime y copia, puesto que también puede escanear documentos. Si tomas el hábito de escanear y almacenar, notarás mucho la mejora.

Usa un flujo de trabajo digital. Muchas copiadoras tienen aplicaciones integradas que permiten crear flujos de trabajo sencillos para enviar documentos a la nube o al correo electrónico. Incluso pueden permitir realizar pagos de manera instantánea.

Almacenes de archivos digitales. Piensa en la gestión de documentos con software como un armario que llenas de forma digital, que ocupa menos espacio y que aporta acceso instantáneo.

Reglas de impresión. Crea e instaura reglas que permitirán salvar árboles y dinero:

• Recuerda a los usuarios que impriman a doble cara o fuerza a que lo hagan
• Dirige los grandes trabajos de impresión una impresora de gran volumen para prevenir ralentizar otros equipos
• Recomienda no imprimir correos electrónicos cada vez que alguien intente hacerlo
• Elige el blanco y negro como predefinido, sobre todo online
• Deja la impresión a color solo para algunos departamentos del negocio
• Detecta y elimina automáticamente encargos duplicados
• Alerta de tamaños de papel inválidos
• En campus universitarios elige como predefinida la impresión a doble cara y en gris
•  Identifica y bloquea archivos con nombres determinados, como un accounts.xsl que puede tener 20 mil páginas
  

Teniendo todo esto en cuenta es fácil comprobar los motivos por los que debemos contribuir de una forma consciente y activa a lograr mejorar el impacto medioambiental que produce nuestra empresa para, en el proceso, crear un valor añadido de calidad y ser más competitivos.