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Importancia de una estrategia de gestión de impresión con Outsourcing

La principal ventaja de este servicio es que los negocios no pagarán por recursos que no consuman.
Outsourcing

En cualquier empresa actual los documentos ocupan una de las partes fundamentales de la misma, simbolizando un gasto que puede ser de hasta un máximo del 3% de los ingresos que recibe de forma anual. El problema es que este gasto no se mantiene estable, sino que año tras año sigue aumentando debido a que continúan utilizándose documentos sin parar. La única buena noticia ante esta situación radica en que con el paso del tiempo han entrado en escena distintas tendencias que permiten disfrutar de un gran ahorro a las empresas. Una de ellas se trata de recurrir al outsourcing para gestionar de una manera sencilla nuestra flota de impresoras y beneficiarnos de una reducción en los gastos. La principal ventaja de este servicio es que los negocios no tendrán que pagar por recursos que no consuman, sino que solo se enfrentarán a los gastos derivados directamente de las impresiones realizadas. 

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El creciente impacto de la impresión

Impacto económico

Con las cifras mencionadas anteriormente, una empresa que produzca 10 millones de dólares cada año tendrá que afrontar un gasto de un máximo de 300 mil dólares y de un mínimo de 100 mil para gestionar la impresión de documentos. Si bien cada año están reduciéndose los volúmenes de impresión, el gasto todavía sigue siendo enorme y las previsiones no apuntan a que se desaceleren las tendencias de impresión, sino que podrían incluso aumentar en algunos sectores. En general se están gestionando cambios, como que ahora sea más común que se imprima a color en las oficinas. Si tenemos en cuenta que el precio de las impresiones a color puede ser incluso 10 veces el de una hoja en blanco y negro, es fácil ver que en vez de reducirse los gastos de impresión, estos aumentarán.

Además de esto, las empresas tienen que invertir tiempo y presupuesto en todo lo relacionado con la gestión de su equipo de impresoras, prestando atención a los proveedores del hardware, las empresas que les proporcionan suministros o a los equipos de reparación. Son pequeños gastos que van sumándose y que normalmente no se detectan como uno de los problemas económicos que puede hacer que una empresa vea mermados sus beneficios. 

Impacto medioambiental

La impresión en el entorno de la oficina también es contraproducente para el medio ambiente. Una serie de factores que detallamos a continuación hacen que se trate de una de las medidas menos ecológicas que se puedan adoptar en la empresa:

  • Cada empleado consume una media de 10 mil páginas de papel al año.
  • Esto produce que cada empleado sea responsable de la muerte de 1,2 árboles anuales.
  • La impresión en la empresa produce la emisión de gases de efecto invernadero.
  • Con el uso de las impresoras se consume una gran cantidad de electricidad para calentar el sistema y poder imprimir.
  • El cartucho de tinta medio necesita 3 litros de aceite para ser fabricado.
  • De no reciclar este cartucho, tendrán que pasar 1000 años hasta que se descomponga. 

Impacto en la productividad

La productividad de la empresa también se ve afectada por la impresión, sobre todo cuando utilizamos máquinas antiguas que no están preparadas para rendir al nivel que necesitamos. Esto también implica ser necesario implementar procesos de mantenimiento que pueden alargar los procesos de trabajo en exceso. 

Impacto en IT

Otra de las divisiones que se ven afectadas por la ineficacia de una infraestructura de impresión en mal estado es la dedicada a la informática. El departamento IT se encuentra con un volumen de trabajo excesivo en respuesta a problemas que se pueden producir derivados de una impresora que funciona mal. Las estadísticas indican que hasta un 50% de las llamadas que reciben los especialistas IT en una gran empresa están relacionadas con una impresora, ya sea por problemas mecánicos o de software. Esto nos lleva a ver una serie de obstáculos que complican el trabajo de los especialistas TI:

  • Tener que desplazarse hasta la impresora para solucionar el problema, en ocasiones en repetidas ocasiones a lo largo del día.
  • Si el problema requiere una reparación habrá que llamar a un técnico externo y esperar a su llegada.
  • Al existir cientos de modelos de impresoras la solución al problema se puede complicar en base a la versión o al fabricante.
  • En términos de software cada impresora utiliza un driver diferente y una interfaz única que puede haberse visto comprometida debido a una falta de actualización.
  • Se produce un consumo de recursos IT extremos y no de forma ocasional, dado que estos problemas con las impresoras son frecuentes.

Crear una estrategia que permita al departamento IT evitar estas responsabilidades ayudará a que los profesionales de la división informática puedan dedicar sus habilidades a otras tareas. 

 

Estrategia de gestión de impresión con Outsourcing

Es importante tener en cuenta que actualizar la estrategia de impresión en la oficina debe pasar por un proceso lógico en el cual se cambiarán las tendencias de trabajo de forma adecuada. Habrá que comenzar por administrar la flota y a partir de ahí buscar formas de optimizar el entorno para que los gastos puedan reducirse aún más. 

Dejar de comprar equipos

Una de las primeras pautas a implementar al cambiar la estrategia de impresión en el negocio es dejar de comprar equipos, ahorrando este gasto que puede llegar a ser muy elevado en algunos casos. A corto y largo plazo se trata de un ahorro muy importante para cualquier negocio. 

Descubre lo que tienes

A partir de aquí hay que formularse tres preguntas para poder actuar en la implementación de esta estrategia:

  • ¿Qué equipos tenemos en la empresa y dónde se encuentran las redundancias de los mismos?
  • ¿Qué volumen de impresión estamos afrontando en la actualidad y cuáles son nuestros patrones de uso de estas máquinas?
  • ¿Cuál es el coste total de la propiedad de nuestra infraestructura de impresión?

Para acelerar los procesos es recomendable usar tecnologías de evaluación rápida. 

Contrata un outsourcing gestión de impresión

Ahora que ya sabemos cuáles son nuestros volúmenes de impresión y los costes que afrontamos en la empresa estaremos listos para ver lo necesario que es trasladar esta función a un servicio de outsourcing. Sus responsables se ocuparán de la gestión y administración de los equipos, mientras que solo pagaremos lo que consumamos, evitando tener que prestar atención a los siguientes factores:

  • Suministros
  • Mantenimiento del servicio
  • Soporte 

Optimiza tu flota

Por último, una vez contratado el servicio de outsourcing, se podrá trabajar con el proveedor para revisar la flota y acceder de forma periódica siempre a los mejores equipos. De esta forma se podrá optimizar el rendimiento y el consumo de las impresoras.

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