Firma electrónica & certificado digital

¿Es lo mismo firma electrónica que certificado digital? ¿En qué caso se emplea una y la otra? ¿Qué diferencias existen entre los dos casos? Son muchas las dudas alrededor de estos dos términos tan empleados en el mundo empresarial. Es por ello que a lo largo de este post os vamos a contar qué es cada una de ellas, para qué sirven y cuál emplear en cada caso.

¿Qué es la firma electrónica?

Vamos a empezar hablando de la firma electrónica que es, sin más, un conjunto de datos en formato electrónico que pueden ser empleados como medio de identificación de la persona firmante. Dicho de otra manera, la firma electrónica va asociada a unos datos que aseguran que la persona que firma un documento o solicitud es ella realmente.

Este concepto se considera que es jurídico, siendo un método de identificación al igual que lo es la firma manuscrita. Es por ello que, mediante su uso, se verifica una acción determinada, quedando constancia del registro de hora y fecha de la firma.

¿Qué es un certificado digital?

Si seguimos avanzando en la terminología, el certificado digital es la manera que los usuarios tienen de identificarse en Internet. Su asociación a la persona física o jurídica en cuestión viene de la mano de una serie de datos, siendo necesario que un tercero de confianza o una Autoridad autentifique esa asociación de datos.

Cabe mencionar que el certificado digital está basado en la firma electrónica, es más, es un paso más allá de la firma electrónica en pro de la seguridad del firmante.

Un buen ejemplo de certificado digital que todos, en su gran mayoría, tenemos es el DNI electrónico. El DNI representa tu identidad y, gracias a las claves que se nos facilitan en su renovación, podemos asegurar en el mundo online que los firmantes de cualquier operación somos nosotros.

Su uso es muy sencillo. Una vez expedido tendrás que instalarlo mediante una contraseña en el ordenador que emplees normalmente para realizar las gestiones en sí (firma de documentos, trámites)…. así todos los programas reconocerán el certificado y podrás firmar con él de manera rápida.

¿Cuál de los dos debería escoger para mi negocio?

Teniendo en cuenta estas dos definiciones, ¿con qué opción te tienes que quedar? La respuesta se encuentra en el fin que le des a su uso. Si tu finalidad es trabajar en Internet y con Administraciones Públicas lo mejor es tener instalado el certificado digital en tu ordenador. En estos casos el certificado digital es mucho más seguro y operativo y, es probable que para ciertas gestiones sea incluso obligatorio.

Por otra parte, si también tienes que realizar la firma de varios documentos como, por ejemplo, PDF, el certificado digital también es la mejor opción ya que rápidamente podrás proceder a la firma de todo tipo de documentos, sobre todo si se trabaja con algún programa del tipo Acrobat Reader en su versión DC.

En definitiva, si tu empresa precisa de la firma de documentos de manera continuada y masiva y/o trabaja con la Administración Pública, lo ideal es disponer del certificado digital, consiguiendo así mayor seguridad y agilidad en trámites de facturas electrónicas.