El uso del cuadro de mando integral Excel

El cuadro de mando como herramienta imprescindible para el CEO y el comité de dirección, junto con los mandos intermedios, para controlar la evolución del negocio, su alineamiento con los objetivos estratégicos y la toma activa de decisiones, son la clave del management moderno. Existen multitud de herramientas que permiten la implementación de un cuadro de mando integral, aunque el uso del cuadro de mando integral Excel es uno de los más flexibles y utilizado en el amplio espectro empresarial.  

El uso del cuadro de mando integral Excel

Microsoft Excel podría decirse que es una de las herramientas de Microsoft más extendidas y con menos competencia específica en el entorno empresarial. Desde hace muchos años, Excel y su evolución con macros y programación avanzada se ha utilizado para el desarrollo de multitud de herramientas de gestión interna, generalmente, desde los departamentos financiero y contable, comercial, etc., y extendiéndose al resto. La evolución que ha tenido Excel para la gestión de cuadros de mando, podríamos dividirla en dos grandes etapas:

Etapa del cuadro de mando en excel: tablas cruzadas y conectividad

La primera etapa, hasta hace pocos años, se orientó a conectar Excel con diferentes fuentes de datos que, junto con gráficos y tablas cruzadas, permitían al usuario una facilidad para construir consultas, agrupar datos y crear indicadores bastante amplios, independizándose de necesitar informáticos o proveedores de informática para crear su propia explotación de datos. Esta etapa, en general, siempre tuvo tres dificultades:

• El uso de grandes volúmenes de datos, de una forma u otra, hacía que las consultas fueran lentas y tediosas, especialmente cuando se introducían complejas macros que realizaban cálculos más o menos elaborados.
• La movilidad de los cuadros de mando obligaba, en muchos casos, a llegar a la oficina para actualizar las fuentes de datos.
• El cruce de diferentes fuentes de datos era más complicado. No era posible elaborar modelos de datos complejos por parte de expertos en Business Intelligence que enriquecieran los indicadores y los resultados que se presentaban al usuario.

Etapa del cuadro de mando en excel: Powerpivot y powerBI

Desde hace unos años, dados los problemas citados (y otros) y la necesidad, en general, de tener una herramienta flexible para cuadros de mandos y Business Intelligence que fuera suficientemente intuitiva y rápida, Microsoft enriqueció su Excel con un nuevo componente denominado Powerpivot —y su evolución actual powerBI— para hacer competencia a otras herramientas ya existentes como Qlickview.

Esta solución solventaba, en gran medida, las tres dificultades anteriormente nombradas, especialmente por:

• La información, independientemente del volumen, se carga en memoria del PC, por lo que su manejo, agrupamiento, etc. es sumamente rápido, comparable a otras herramientas específicas de Business Intelligence.
• El usuario que tiene un cuadro de mando basado en Powerpivot lleva consigo, esté donde esté, todo el volumen de datos necesario para realizar las consultas.
• Se incluye una capa de modelado de datos que permite diseñar verdaderos Datawharehouse que agrupan, calculan, recogen datos de diferentes fuentes, de una manera sencilla e intuitiva.

Además, Powerpivot, al desarrollarse en Excel, no requiere prácticamente curva de aprendizaje para el usuario final, con lo que el éxito estaba garantizado. Recientemente, powerBI es la nueva versión que vendría a complementar o sustituir a Powerpivot. Incluye mapas, geoposicionamiento, adaptabilidad a dispositivos móviles, soluciones cloud, etc.

Escrito por Luis Vilanova. Interim Information Technology Manager. www.luisvilanova.es