El uso del cuadro de mando integral Excel
Microsoft Excel podría decirse que es una de las herramientas de Microsoft más extendidas y con menos competencia específica en el entorno empresarial. Desde hace muchos años, Excel y su evolución con macros y programación avanzada se ha utilizado para el desarrollo de multitud de herramientas de gestión interna, generalmente, desde los departamentos financiero y contable, comercial, etc., y extendiéndose al resto. La evolución que ha tenido Excel para la gestión de cuadros de mando, podríamos dividirla en dos grandes etapas:
Etapa del cuadro de mando en excel: tablas cruzadas y conectividad
La primera etapa, hasta hace pocos años, se orientó a conectar Excel con diferentes fuentes de datos que, junto con gráficos y tablas cruzadas, permitían al usuario una facilidad para construir consultas, agrupar datos y crear indicadores bastante amplios, independizándose de necesitar informáticos o proveedores de informática para crear su propia explotación de datos. Esta etapa, en general, siempre tuvo tres dificultades:
- El uso de grandes volúmenes de datos, de una forma u otra, hacía que las consultas fueran lentas y tediosas, especialmente cuando se introducían complejas macros que realizaban cálculos más o menos elaborados.
- La movilidad de los cuadros de mando obligaba, en muchos casos, a llegar a la oficina para actualizar las fuentes de datos.
- El cruce de diferentes fuentes de datos era más complicado. No era posible elaborar modelos de datos complejos por parte de expertos en Business Intelligence que enriquecieran los indicadores y los resultados que se presentaban al usuario.
Etapa del cuadro de mando en excel: Powerpivot y powerBI
Desde hace unos años, dados los problemas citados (y otros) y la necesidad, en general, de tener una herramienta flexible para cuadros de mandos y Business Intelligence que fuera suficientemente intuitiva y rápida, Microsoft enriqueció su Excel con un nuevo componente denominado Powerpivot —y su evolución actual powerBI— para hacer competencia a otras herramientas ya existentes como Qlickview.
Esta solución solventaba, en gran medida, las tres dificultades anteriormente nombradas, especialmente por:
- La información, independientemente del volumen, se carga en memoria del PC, por lo que su manejo, agrupamiento, etc. es sumamente rápido, comparable a otras herramientas específicas de Business Intelligence.
- El usuario que tiene un cuadro de mando basado en Powerpivot lleva consigo, esté donde esté, todo el volumen de datos necesario para realizar las consultas.
- Se incluye una capa de modelado de datos que permite diseñar verdaderos Datawharehouse que agrupan, calculan, recogen datos de diferentes fuentes, de una manera sencilla e intuitiva.
Además, Powerpivot, al desarrollarse en Excel, no requiere prácticamente curva de aprendizaje para el usuario final, con lo que el éxito estaba garantizado. Recientemente, powerBI es la nueva versión que vendría a complementar o sustituir a Powerpivot. Incluye mapas, geoposicionamiento, adaptabilidad a dispositivos móviles, soluciones cloud, etc.
Escrito por Luis Vilanova. Interim Information Technology Manager. www.luisvilanova.es
