Cómo elegir la mejor solución CRM para tu negocio

El software de Customer Relationship Management o CRM  ha evolucionado desde un simple sistema de gestión de contactos a una herramienta robusta que integra distintas soluciones para impulsar el negocio.

No solo permite gestionar las ventas, el marketing o el punto de venta, sino también la omnicanalidad, la contabilidad, proveedores y otros tipos de datos operativos. Sin olvidar la importancia clave de su integración con otras aplicaciones para lograr una interacción igualmente provechosa.

En la práctica, el CRM se utiliza para encontrar compradores o usuarios potenciales, hacer el seguimiento de los prospectos y alimentar con ellos el pipeline de ventas o, por ejemplo, para satifacer y fidelizar clientes, ya sea mediante la personalización de la experiencia o, en general, ofreciendo un excelente soporte al cliente.

Si estás buscando un software de CRM que se adapte a tu negocio, en primer lugar tendrás que responder a tres preguntas:

• ¿Cuánto estárías dispuesto a pagar?
• ¿Por qué crees que tu empresa necesita un software de CRM?
• ¿Qué necesidades precisa cubrir con un CRM?  

A continuación vamos a intentar orientarte para responder a estas cuestiones.

¿Cuanto cuesta un CRM?

Como ocurre con tantas otras cosas, el precio siempre es relativo. En el caso de un CRM optar por soluciones maduras, que reúnan las funcionalidades que necesitamos debería ser prioritario, y a partir de este análisis comparar precios entre distintas opciones.

Su precio, por otra parte, dependerá del modelo de suscripción elegido, pues entran en juego muy distintos factores como el número de usuario o las funciones disponibles.

Los precios pueden variar desde un mínimo de unos 10 euros hasta cientos de euros al mes, por lo que responder a los requerimientos que tengamos es básico a la hora de valorar el precio. Una manera de ayudarnos a hacer una elección idónea consiste en aprovechar los periodos de prueba gratuitos. 

¿Necesita tu empresa un CRM?

Como hemos apuntado, la utilidad real de un CRM es su principal valor. Si dudamos sobre su conveniencia para nuestro negocio y todavía no tenemos presupuesto para ello, podríamos ayudarnos tanto del mencionado periodo de prueba como de versiones gratuitas de software de CRM.

Si bien éstas suelen tener limitaciones en cuanto a número de usuarios y/o capacidades, en estas circunstancias pueden sernos provechoso. En general, necesitaremos un CRM si precisamos de un gestión de contatos sólido.

Su eficiencia a la hora de almacenar, organizar y gestionar la información de los clientes facilita llevar a cabo un mejor marketing, mejorar las cifras de ventas, satisfacer y fidelizar al cliente y, en fin, contar con una base de datos versátil para otras muchas funciones relacionadas.

También será de gran utilidad para realizar el seguimiento de pedidos, previsión de ventas, el seguimiento de la competencia y ofrecer una mejor atención al cliente. 

Características de un CRM

Las características de un CRM dependen, lógicamente, del tipo de solución de que se trate. Los líderes del mercado incluyen las funciones más completas y lo hacen de un modo automatizado.

En algunos casos, se centran en ofrecer respuestas específicas, lo cual también puede representar una ventaja. Pero si de enumerar las características se trata, cabe afirmar que hay tantas disponibles que resulta difícil hacer una buena elección tan solo a partir de ellas.

La práctica es la que mejor nos va a orientar. A este respecto, un CRM ideal debe resultar flexible. O lo que es lo mismo, fácilmente adaptable, permitir un amplio uso de sus datos en un contexto global para así poder trabajar de forma integrada.

La usabilidad tampoco puede olvidarse. En concreto, es importante el uso intuitivo y la capacidad de generar informes que se adapten a nuestras necesidades en los distintos ámbitos.

También es esencial, por último, que pueda ofrecer mecanismos de seguridad contra la pérdida de datos y el acceso no autorizado. 

Eligiendo el CRM correcto

Del epígrafe anterior deducimos que un CRM adecuado debe ser fácil de usar, integrable, accesible, seguro, facilitar la accesibilidad y responder a nuestros requerimientos, por muy especializados que estos sean.

Pero además, puestos a elegir, consideremos otros aspectos no menos importantes. Tengamos en cuenta, por ejemplo, las limitaciones que existen para su uso, el costo total, si existen configuraciones o cargos adicionales, la posibilidad de añadir más usuarios o el tipo de servicio al cliente que ofrece.