Algunas razones por las que un proyecto BPM puede fracasar

Podemos afirmar que  pilares fundamentales del BPM son: los procesos la tecnología y las personas. La combinación adecuada y equilibrada de los mismos da el resultado operativo óptimo y el consecuente beneficio o rendimiento al negocio.

Teniendo clara la afirmación anterior…

¿Por qué algunos programas de BPM parecen estar destinados a fracasar? ¿Qué podemos hacer al respecto? En un artículo que publicó Søren Pommer, co-fundador del proveedor de BPM Social Gluu, detalla las pruebas y tribulaciones de una cadena de supermercados escandinava imaginaria que aplicaba un programa de BPM.

Es un interesante artículo, pero quizá Søren debería haber dado un paso más para subrayar las razones principales por las cuales esa cadena de supermercados comete errores de bulto al implementar el BPM.  

Las tres razones del fracaso de un BPM

Como proyecto centrado en los procesos para mejorar el rendimiento, un BPM hace necesario combinar las tecnologías de la información con metodologías de proceso y gobierno. Una necesidad que implica la estrecha colaboración entre unidades de negocio y personal del departamento de IT para dotar de una mayor efectividad, agilidad y transparencia a los procesos de negocio.

Como es fácil observar, se trata de una transformación que bien merece la pena, si bien no está exenta de dificultades. Aprovechando el ejemplo apuntado al inicio, repasemos tres de los principales motivos por los que un BPM puede adoptar un enfoque equivocado. 

No adoptar un enfoque escalable

La implementación de un BPM gigantesco resulta muy ambicioso, y en este sentido resulta positivo, pero a su vez corremos el riesgo de que se nos vaya de las manos.

El desafío que plantea un BPM demasiado grande, en efecto, puede acabar resultando incontrolable. En su lugar, sería interesante plantear una implementación escalable. 

NO utilizar una metodología de mejora de procesos adecuada y ágil

La no utilización de una metodología adecuada y ágil, que sea capaz de encontrar y analizar pains en los procesos, proponer las mejoras, construir las mismas con la tecnología y someterlos a mejora continua dentro de un modelo escalable en su construcción, son claves fundamentales.

En este sentido, retengamos una idea clave para el éxito de un BMP, aplicable también a otros proyectos: el negocio y la tecnología han de trabajar juntos y coordinados con una metodología de mejora de procesos que analice la situación actual para proponer un modelo futuro de mejora flexible y adaptado a las necesidades del negocio que obtenga los objetivos propuestos y los beneficios esperados. 

La resistencia al cambio

Vencer la habitual resistencia al cambio es otro de los puntos a tener en cuenta. Para una exitosa aplicación de un proyecto BPM se hace necesario trasladar al personal afectado las ventajas que obtendrán con el cambio.

Mantener la comunicación de manera permanente, ser accesibles para aclarar dudas y hacerlo en todos los niveles es necesario para no dar lugar a la falta de compromiso.

Por lo tanto, el proyecto debe abordarse desde una visión global. No como un proyecto meramente tecnológico, poniendo el foco en los cambios positivos que obtendremos.

En definitiva, los proyectos de BPM exitosos se sustentan en estos tres pilares. La implementación de proyectos idealmente pequeños y ágiles, a través de una metodología que busque el compromiso del personal, así como el alineamiento constante entre negocio y tecnología.