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Necesitamos digitalizar documentos para aumentar el valor del Big Data

Digitalizar y gestionar documentos es mucho más que intentar conseguir una oficina sin papeles.
Necesitamos digitalizar documentos para aumentar el valor del Big Data

Sigue existiendo una gran cantidad de datos listos para digitalizar, que están almacenados en los archivos de papel y que las empresas todavía no están aprovechando. El primer paso puede ser digitalizar estos documentos en papel para pasarlos a un formato digital, pero después hay que aplicarles soluciones de gestión de información para comenzar a dar sentido a todos estos datos.

Además de los datos capturados, hay también datos estructurados y semiestructurados que provienen de una gran variedad de recursos: detalles de los registros de llamadas, los logs del sistema y los sitios de medios sociales, por ejemplo.

Pero digitalizar y gestionar documentos en la era de la transformación digital es mucho más que intentar conseguir una oficina sin papeles. Los datos de esos documentos deben ser incorporados a los procesos de negocio para que no sufran el mismo destino que en el mundo del papel.

Te recomendamos:

¿Cómo afrontar el reto de la digitalización en tu empresa?

Hay cinco pasos para desbloquear esa potencial mina de oro sobre la que las empresas están sentadas:

  • Hacer la inversión en las herramientas adecuadas.
  • Elegir entre exploración centralizada versus descentralizada.
  • Diseñar la captura de datos alrededor de los silos de la organización.
  • Agilizar los procesos de negocio a través de la automatización.
  • Dar un salto cognitivo.

Con las herramientas y soluciones adecuadas, las empresas pueden liberar información de fuentes digitales y digitalizar las de papel, comprendiendo y extrayendo información valiosa de los contenidos, y entregando la información correcta a las personas adecuadas en el momento adecuado.

Además de esto, las organizaciones necesitan implementar mejores prácticas para dar sentido a la aparentemente interminable secuencia de contenido e información oculta en muchos documentos.  

 

Digitalizar y convertir en activo

La información es un activo depreciado y, muchas veces, los datos contenidos en los documentos que se introducen en las transacciones comerciales tienen una fecha de vencimiento. Es importante que la información de los documentos sea abordada rápidamente, al capitalizar la ventaja de digitalizar documentos.

Las soluciones de digitalización pueden ser centralizadas y distribuidas, lo cual es una decisión que se toma de acuerdo a lo que mejor se adapte al diseño del proceso y a la infraestructura actual de la organización. Para una solución de captura centralizada, los documentos entrantes se llevan a sala donde se preparan, se clasifican, se digitalizan y luego se envían directamente  al empleado o proceso empresarial que los necesita.

Digitalizar de forma distribuida es más adecuado para organizaciones con oficinas y empleados repartidos por todo el mundo. Permite que los documentos se capturen rápida y  fácilmente, a la vez que se reducen los costes de almacenamiento y se mejora la seguridad. 

 

Captura de documentos

En el momento de la captura es cuando comienza el viaje del big data. Cuanto más rápido, más preciso y más seguro sea el flujo de la información desde el papel a las organizaciones, mejores serán los resultados.

Diseñando la captura y digitalización de documentos, y teniendo en cuenta los silos que existen en la organización, la empresa puede elegir mejor la estrategia de captura correcta. Así se se captura y se extrae el contenido de la manera más rápida, inteligente y rentable. 

 

La automatización de procesos de negocio es clave

Permitir a trabajadores, tales como el personal de servicio al cliente o los analistas, acceder a una línea concreta del negocio, como puede ser el escaneo transaccional, les ayuda a concentrarse en la creación de valor.

Eliminar tareas simples pero repetitivas como, por ejemplo, hacer que el personal introduzca o revise los datos manualmente le deja más tiempo para concentrarse en tareas más complejas y generadoras de valor. Asimismo, le proporciona un mayor nivel de compromiso, simplemente automatizando el flujo de trabajo.

Las formas estructuradas son altamente predecibles y los datos que deben extraerse están en una posición predefinida. Programando reglas y palabras clave, o mediante un código de barras, la solución sabe qué tipo de información está disponible en el documento y dónde.

La adopción de soluciones adecuadas para digitalizar documentos desbloquea el poder de la información empresarial. Se trata de un viaje que requiere múltiples pasos, pero ejecutarlos con éxito produce recompensas significativas. 

Digitalización empresarial desde cero

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