5 ámbitos en los que la gestión documental te ayuda en el control de costos
Si eres CFO o CIO, seguro siempre estás en la búsqueda de diferentes maneras de reducir los costos de tu empresa. Sabes que cualquier cosa que ayude a ser más eficiente puede reducirlos y, en el caso de la gestión documental, este control de costos se consigue porque se reúnen una serie de conceptos, tecnologías y estrategias que logran reducir o eliminar actividades tediosas y largas que, además, no generan ingresos.
La gestión documental permite automatizar tareas que siempre habían sido manuales, como el mantenimiento de los registros financieros, pero existen otras formas en las que la gestión documental ayuda con el control de costos. A continuación, te mostramos 5 ámbitos en los que puedes realizar un control de costos más fácilmente gracias a una buena gestión documental.
1. Control de costos de recursos
Un trabajador medio maneja unas 15.000 hojas de papel al año y gasta entre un 30 % y un 40 % de su tiempo buscando entre documentos físicos y electrónicos para localizar la información que necesita.
Crear y almacenar documentos en papel es costoso. El papel cuesta aproximadamente unos 200 € al año por persona, pero a esto hay que añadirle el coste de armarios de archivo, estanterías, cajas de archivo, carpetas, impresión, copia y tóner, o tinta.
La información mal administrada puede frenar la rentabilidad y la productividad de la empresa y hacer que pierda ventajas competitivas. El software de gestión documental reduce la cantidad de tiempo perdido buscando archivos y permite que esas horas sean utilizadas por el personal de manera más constructiva como, por ejemplo, en desarrollar ideas que pueden hacer que el negocio crezca.
2. Control de costos de procesos
Utilizando los workflows digitales que pueden encontrarse en un sistema de gestión documental, se pueden agilizar muchos procesos empresariales en los departamentos de contabilidad, ventas, servicio al cliente y recursos humanos. Dependiendo del departamento, la optimización de estos flujos de trabajo podría conducir a una gestión de cobros más rápida, control de costos de compra, mayor satisfacción del cliente e, incluso, mayor retención de empleados.
3. Control de costos de espacio físico
Es muy difícil de conseguir una oficina 100 % libre de papeles, pero la introducción de un sistema de gestión documental ayuda a obtener un entorno eficiente con poco papel.
Para un negocio medio, el volumen de documentos se dobla cada 3 años, lo cual equivale a un incremento anual de papel de un 22 %. Un sistema de gestión documental ayuda a reducir la cantidad de papel y el espacio físico necesario para almacenarlo, el cual puede ser utilizado para otros propósitos, y permite reducir drásticamente el tiempo de archivo de documentación y sus costos asociados.
4. Control de costos de seguridad y recuperación ante desastres
Con un sistema de gestión documental es fácil y económico realizar copias de seguridad automáticas de todos los documentos en ubicaciones seguras, lo cual garantiza la continuidad del negocio en caso de que se produzca un desastre natural o una brecha de seguridad.
5. Control de costos de copiado e impresión
Con un sistema de gestión documental, se pasa de usar documentos en papel a documentos digitales. De esta forma, no hay necesidad de crear copias múltiples para sus distribución entre las oficinas o para archivar los mismos documentos en diferentes sistemas de archivo departamentales. Se puede almacenar una copia maestra de un documento electrónico en un repositorio centralizado del sistema para que esté disponible para todos los usuarios autorizados.
Del mismo modo, ya no hay necesidad de crear copias de los documentos enviados a clientes para almacenarlas, lo cual supone menos tiempo y dinero en impresión, suministros y equipo.
No lo dudes, la implementación de un sistema de gestión documental es una estrategia fundamental, no solo para reducir costes en tu empresa, sino también para llevar a cabo un control de costos. Libérate de las grandes cantidades de papel, y ahorra tiempo, dinero y espacio.
