Implanta el sistema de gestión documental que tu empresa necesita

Si quieres sacarle el mayor partido a la gestión documental de tu empresa, establece una serie de estrategias y de pasos para hacerlo. Lo más importante no es contar con toda la tecnología necesaria, lo principal es que todo el equipo comparta la filosofía “papel 0”. Si alguien piensa que ciertos documentos deben ser archivados físicamente, la estrategia acabará fallando.

¿Quieres tener un verdadero control documental en formato digital que sustituya la gestión documental en papel tradicional? En este artículo te explicamos cómo conseguirlo. 

La estrategia de gestión documental debe alinearse con las necesidades de tu empresa

No suele haber una única manera correcta de implantar herramientas tecnológicas. Siempre es preferible alinear la estrategia y la táctica del negocio con la de la tecnología que estás tratando de implantar.

En la implantación de un sistema de gestión documental la situación es la misma: de entre todas las formas correctas de implantar una gestión documental, la mejor estrategia para tus documentos electrónicos la puedes encontrar en tu propio negocio. Debes plantearte la siguiente cuestión: “¿cuáles son las necesidades que estoy tratando de satisfacer con esta tecnología?”. Una vez que respondas a esta pregunta, podrás plantear la estrategia correcta para tu sistema de gestión documental.

Para ello, en primer lugar conviene que conozcas cuáles son las funciones básicas que ofrecen estos sistemas:

• Almacenamiento de diferentes tipos de documentos, incluidos archivos de procesamiento de textos, correos electrónicos, PDF y hojas de cálculo.
• Búsqueda en la biblioteca completa de archivos por palabra clave individual.Posibilidad de restringir el acceso a ciertos documentos.
• Supervisión de quién está viendo documentos y cuándo.Seguimiento de las ediciones realizadas a los documentos.
• Recuperación de versiones anteriores de documentos editados.
• Control y regulación de cuando se pueden borrar documentos obsoletos.
• Acceso, edición y compartición de documentos a través de dispositivos móviles.

Una vez conocidas estas funciones básicas es hora de revisar si la estrategia actual o futura de tu empresa es la de migrar sus aplicaciones a la nube. Si ese es el caso, lo conveniente será seleccionar un sistema de gestión documental en la nube, y si no es el caso, puedes decidir entre este o uno implantación local. Por lo tanto, ¿cuál es la estrategia general de tu empresa en cuanto a la nube? 

Sistema de gestión documental en instalación local

En este caso, todo el software se almacena dentro de tu empresa en los servidores propios de tu centro de datos y tiene estas características específicas:

• Permite almacenar tantos documentos y archivos como lo permita el servidor de tu empresa.
• El software viene con un coste único basado, en parte, en el número de usuarios.
• Su coste suele alcanzar varios miles de euros aunque algunos proveedores cobran un cargo inicial por el software y derechos de licencia para cada usuario. Además, algunos cobran una tarifa de instalación.
• Algunas veces también hay un cargo anual opcional para soporte continuo y actualizaciones de software.

Ventajas

• Siempre tienes el control del sistema y no necesitas confiar en nadie más para mantenerlo funcionando.
• No dependes de Internet. Si tu conexión se cae, todavía tienes acceso a todos los documentos.
• Son una buena solución para pequeñas y medianas empresas.

Desventajas

• Grandes costes iniciales.Gasto anual adicional que se paga por actualizaciones de software.
• Tienes que asegurarte de tener un sistema de copia de seguridad adecuado, ya que los archivos no se guardan automáticamente en la nube.
• No todos funcionan con Windows y Mac. Muchos son compatibles con sólo uno de ellos. 

Sistema de gestión documental en la nube

Si la estrategia de tu empresa es la de ir a la nube, evidentemente la estrategia de una herramienta de gestión documental debe ir en el mismo sentido:

• Todo el software está alojado por su proveedor y se accede online.
• Se puede iniciar sesión desde cualquier computadora o dispositivo móvil conectado a Internet.
• Pagas una cuota mensual por cada usuario.
• Los costes pueden variar de unos pocos euros a más de 100 € por usuario, dependiendo del proveedor, el número de características que se elijan y la cantidad de almacenamiento que se desee.
• El proveedor del sistema se encarga de todas las actualizaciones de software y el mantenimiento.

Ventajas

• No necesitas un equipo de TI para instalar el software y mantenerlo funcionando correctamente.
• No hay grandes costes iniciales.
• Puedes acceder desde cualquier lugar que tengas acceso online.
• Nunca tendrás que preocuparte por realizar copias de seguridad de los archivos, ya que se guardan automáticamente en la nube.
• Un sistema de gestión documental en la nube es especialmente importante cuando se necesita trabajar remotamente. Tener acceso a toda la documentación, no importa donde estemos trabajando físicamente, es una gran ventaja.

Desventajas

• Estás a merced de tu proveedor para mantener el sistema en funcionamiento. Si tu proveedor tiene un problema con su centro de datos, podrías no poder acceder a los archivos hasta que se resuelva la situación.
• Si la conexión a Internet te falla, no podrás acceder a los archivos. 

Otras cuestiones que debes tener en cuenta al diseñar tu estrategia

Si estás decidido a digitalizar la gestión documental de tu empresa e implantar una estrategia para lograr hacerlo con éxito, ten en cuenta también las cuestiones que te comentamos a continuación. Cuanto más detallada y realista sea la estrategia de implantación del sistema de gestión documental, mayor será el grado de satisfacción de todo el equipo.

No es lo mismo almacenamiento en la nube que sistemas de gestión documental ​​en la nube

El almacenamiento en la nube sirve simplemente para alojar documentos, mientras que los sistemas de gestión de documental basados ​​en la nube son una solución mucho más robusta para ayudar a las empresas a gestionar sus documentos importantes.

El almacenamiento en la nube carece de capacidades de colaboración, seguridad y otras características de automatización que sí tiene un sistema de gestión documental; como registros de auditoría, permisos de usuario, plantillas, control de versiones y encriptación.

Integración con otros sistemas presentes en la empresa

La mayoría de los sistemas cuentan con integraciones para Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks y una serie de programas populares. Algunos también incluyen una interfaz de programación de aplicaciones (API), que permite integraciones personalizadas.

Una tecnología de gestión de documentos con una API abierta amplía esta adaptabilidad a las organizaciones que desean adaptar aún más el sistema de gestión de documentos a sus iniciativas específicas.

Automatización de tareas

Los workflow o flujos de trabajo ayudan a las empresas a mantener las tareas y sus proyectos en marcha. Estas herramientas, que se incluyen en algunos sistemas de gestión documental, notifican a los empleados cuando es su turno para trabajar en ciertas tareas y ayudan a asegurar que no se queda ninguna por hacer.

Un flujo de trabajo aporta la habilidad de permitir que una persona o un grupo de personas sepa que debe realizarse una acción con un archivo para completar un proceso. 

Beneficios de utilizar un sistema de gestión documental

Estas son algunas de las principales ventajas que obtienen los usuarios de un sistema de gestión documental:

• Fácil acceso: tener este tipo de software significa que ya no estás obligado a acumular una gran cantidad de archivos en el escritorio. Por otro lado, cuando los clientes llaman, puedes encontrar instantáneamente los documentos que necesitas en el ordenador.
• Fácil de buscar: poder buscar fácilmente a través de los documentos de la compañía es un gran beneficio. La capacidad de buscar y recuperar rápidamente documentos, presentaciones y notas es enorme.
• Mejor colaboración: deshacerse de las copias impresas de documentos facilita que los empleados trabajen entre ellos. Cuando varios empleados están trabajando en un documento que se edita constantemente, los sistemas de gestión documental aseguran que los trabajadores siempre tengan la copia más actualizada. Los empleados no pierden el tiempo imprimiendo revisiones o comprobando dos veces para asegurarse de que tienen la versión más actual.
• Seguridad adicional: la mayor seguridad es una gran ventaja de las soluciones de gestión documental. La tecnología le da a la empresa la posibilidad de saber quién está viendo y editando cada documento, y designar qué empleados tienen acceso a qué archivos.
• Ahorra espacio: cambiar los documentos en papel por sus versiones digitales puede ahorrar una gran cantidad de espacio físico. Cuando se transforma una oficina en un entorno sin papel es posible convertir espacios que anteriormente se usaban solo para almacenamiento de archivos en espacios que pueden generar ingresos.
• Recuperación ante desastres: las empresas que tienen todos sus documentos almacenados en archivadores físicos se enfrentan al riesgo de que estos documentos se destruyan o de que la empresa pierda el acceso a ellos en caso de desastre. Si una tubería de agua explota o hay un incendio, una empresa con sus documentos en un sistema de gestión documental en la nube puede seguir operando con poco impacto, ya que sus documentos críticos están almacenados online y no se producen daños. 

¿Qué características debemos buscar en un sistema de gestión documental?

Estas son las características y funcionalidades más importantes que las empresas deberían tener en cuenta al elegir una solución de gestión documental:

• Estructura de archivos : el sistema debe ofrecer una estructura de archivos fácil de usar que tenga sentido para los usuarios, como un enfoque similar al de archivador de cajones.
• Búsqueda: es necesaria una gran variedad de opciones para buscar rápidamente archivos. Debería de poderse buscar no solo por el nombre del archivo, sino también por el contenido dentro del archivo.
• Facilidad de uso: el sistema debe ser simple de usar por los empleados. Si es demasiado difícil, no recibirá la aprobación el personal, lo que hará que el sistema sea menos efectivo.
• Acceso móvil: hoy en día es necesario un sistema de gestión documental accesible a través de teléfonos inteligentes y tabletas.Integración: el sistema de gestión documental debe integrarse fácilmente con los programas que ya se están utilizando, como el  cliente de correo electrónico y el software de gestión de relaciones con el cliente (CRM).
• Escaneo: la solución debe ser compatible con una amplia variedad de escáneres.Seguridad: el sistema de gestión documental debería permitir restringir quién puede ver carpetas y archivos específicos. Debería poder establecer permisos de acceso por empleado. 

Principales problemas que podemos tener si equivocamos nuestra estrategia de gestión documental

Hay muchas maneras en que una organización puede tener problemas debido a una mala gestión documental, pero cinco en particular destacan sobre las demás:

• Caos documental: La base de una sólida solución de gestión documental es un conjunto claramente definido de categorías de documentos (contratos de venta, presupuestos, planes de proyecto, etc.) y etiquetas específicas del contexto. Esta categorización proporciona una comprensión compartida de qué tipos de documentos utiliza la organización y con qué fines. También es el punto de partida para diseñar y aplicar reglas específicas para cada categoría de documento. Sin una colección definida de documentos y etiquetas contextuales asociadas, un documento tiene poco significado para cualquiera que no esté directamente involucrado con él. El resultado es que los documentos se manejan de tantas maneras como usuarios. En una organización mediana a grande, esto se traduce rápidamente en un caos, que a menudo se gestiona de manera desordenada por repositorios de documentos aislados y gestionados localmente. Si esto ocurre, en lugar de una única solución de gestión documental para toda la organización, tendremos múltiples islas de contenido desconectadas.
• Pérdida de tiempo y dinero: Cada minuto dedicado a buscar un documento es un minuto menos de tiempo para usar realmente ese documento. Sin embargo, los plazos y los horarios no se establecen de acuerdo con el tiempo requerido para la búsqueda de documentos, sino más bien por el tiempo requerido para usarlos. Los estudios han demostrado que los empleados pueden gastar hasta el 25% de su tiempo de trabajo en la búsqueda de documentos. Dicho de otra manera, la gestión inadecuada o ausente de contenido electrónico puede forzar, en promedio, a que uno de cada cuatro empleados trabaje como buscador de documentos a tiempo completo.
• Pobre colaboración funcional: Una organización que carece de una plataforma adecuada de gestión documental corre el riesgo de caer en la trampa de ejecutar múltiples plataformas para el manejo de documentos. Esto inevitablemente dificulta la colaboración ya que tenemos sistemas separados que tienen sus propias restricciones de acceso. La colaboración no es una tarea fácil en esas condiciones, y la gestión del cambio dentro de una organización de este tipo es una pesadilla.
• Daño a las relaciones con los clientes: Una solución de gestión documental disfuncional o simplemente inexistente puede aumentar el riesgo de fallos en la relación con el cliente en momentos críticos y afectar a la empresa donde más duele: la satisfacción del cliente. Por otro lado, la organización puede obtener grandes beneficios de un sistema de gestión documental bien definido que funcione bien sincronizado con el sistema de CRM. De esta forma se pueden tomar mejores decisiones de más calidad en menos tiempo. Colaborar entre las unidades de negocio es crucial para brindar un excelente servicio de atención al cliente.
• Incumplimiento de regulaciones y estándares de calidad: Las regulaciones de la industria y el sistema de calidad de una empresa son dos marcos que requieren, sin excepción, que la documentación se gestione de forma tal que exista un ciclo de vida del documento definido, que se rastreen las versiones del documento y que haya un flujo de trabajo definido para manejo de contenido. Por ejemplo, la norma de calidad ISO 9001: 2008 especifica que “los documentos requeridos por el sistema de gestión de calidad deben ser controlados”. Esto significa que los documentos controlados se deben gestionar de tal manera que sean accesibles, utilizables y seguros. Esto es difícil en cualquier organización moderna sin un sistema adecuado de gestión documental. Además, la seguridad de la información requiere que el acceso a los documentos se administre en función de un conjunto de permisos y que todo el contenido herede la configuración de permisos. Una organización que no implementa suficientes procesos de gestión documental no podrá cumplir con sus propios estándares de calidad, y menos con las mejores prácticas en su industria. En el caso de las empresas que cotizan en bolsa puede llegar incluso a infringir las reglamentaciones financieras.

¡Empieza tu estrategia de gestión documental!

La mejores estrategias de implantación de un sistema de gestión documental para que este alcance todo su potencial están ligadas a las estrategias de la empresa. No pueden ir por separado. Conoce las necesidades que tu empresa necesita cubrir para diseñar adecuadamente la mejor estrategia para implantar el sistema de control documental adecuado.