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Codificación de documentos: la “nueva” ISO 9001

La codificación de documentos es imprescindible a la hora de gestionar los diferentes departamentos.
Codificación de documentos: la “nueva” ISO 9001

Como sabes, la codificación de documentos es imprescindible a la hora de gestionar  los diferentes departamentos de una gran empresa, sus múltiples proyectos y servicios, la enorme base de datos de proveedores y clientes… Pero, además, la codificación de documentos también es importante para una de las normas de calidad más conocidas del mundo: la ISO 9001:2015. ¿Por qué? Ese es el tema que nos ocupa en el artículo de hoy.

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Un breve resumen de la norma ISO 9001:2015

La norma ISO 9001:2015 certifica que una empresa cumple con los requisitos de calidad que garanticen la completa satisfacción de su mercado de clientes. Obtenerla y renovarla periódicamente informa al consumidor que esa empresa cumple con un sistema de gestión de calidad establecido.

Este es, simplemente, el objetivo de una norma que, según la organización ISO.org, es una de las más conocidas e implementadas del mundo; de hecho se estima que más de un millón de organizaciones ya disponen de esta importante certificación.

Como quizá sepas, la primera certificación ISO 9001 se publicó en el año 2008, pero los múltiples avances tecnológicos vividos en los últimos años y, sobre todo, los profundos cambios en la gestión documental de las empresa provocó una revisión que se centró en:

  • Implementar en cada proyecto un ciclo conocido por sus siglas en castellano PHVA – Planificar, Hacer, Verificar, Actuar– (PDCA: Plan, Do, Check, Act, por sus siglas en inglés).
  • Garantizar que las empresas practican el llamado “pensamiento de riesgo”, es decir, que son capaces de prever las dificultades y problemas a corto y medio plazo y poner en práctica medidas preventivas que minimicen los daños.
  • Implementar un sistema de gestión de la calidad global y que cubra los diferentes aspectos clave que debe cuidar cualquier empresa competitiva como, por ejemplo, sus clientes, la mejora de sus sistemas de liderazgo o, el tema que nos ocupa, la elaboración y correcta codificación de sus bases documentales, un sistema de gestión documental realmente eficiente. 

 

La importancia de la codificación de los documentos desde el punto de vista de la calidad

Hoy en día nadie pone en duda que la codificación de documentos es importante para todas las empresas, especialmente para aquellas grandes corporaciones con miles de empleados, proveedores, colaboradores y asociados. La codificación clara de la ingente documentación digital diaria que se generan en nuestras oficinas es fundamental para evitar o minimizar la incidencia de errores y fallos que, no lo olvidemos, suponen un coste importante no solo económico, sino de algo incluso más valioso: el tiempo de nuestros técnicos y directivos.

Desde este punto de vista todos entendemos que la codificación de documentos es importante para garantizar el correcto flujo, almacenamiento y utilización de la documentación textual o audiovisual de nuestra organización.

Pero, además, la correcta codificación documental permitirá a los responsables de calidad de nuestra organización almacenar en diferentes carpetas con acceso limitado toda esa documentación que nuestros departamentos generan y manejan a diario:

  • Los manuales de calidad, procedimiento, de actuaciones, de prevención de riesgos laborales, etc.
  • Los planes generales de comunicación externa e interna, la Memoria General de RSC, los planes de formación y promoción interna, etc.
  • El registro de las comunicaciones internas entre los diferentes miembros de un departamento, las comunicaciones internas entre distintos departamentos, etc.
  • Los procedimientos técnicos o las instrucciones concretas para ejecutar procesos de todo tipo.
  • Etc. 

En resumen, la codificación correcta del volumen de documentación de una gran empresa no solo reducirá el tiempo de trabajo de las diferentes áreas, departamentos o sedes de nuestra empresa; también mejorará sustancialmente unos sistemas integrales de gestión de la calidad que certifica la ISO 9001:2015 y que se traduce en una mejora de la competitividad de nuestra organización a nivel nacional e internacional.

¿Estás de acuerdo? Nos gustaría leer tu opinión.

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