Capacidad de concentración
La concentración es una de las capacidades y aptitudes organizativas que determinan en mayor medida la eficacia de un profesional.
Una persona que no es capaz de mantener su concentración en la tarea que está realizando, pasará detalles por alto, olvidará cosas y necesitará más tiempo para finalizar el trabajo, ya que una vez alejada la atención de la tarea, volver a ella implica un tiempo extra.
La concentración no es más que la atención sostenida en el tiempo, por lo que quien sufra de vaivenes de atención no dispondrá de esta capacidad.
Capacidad de atención dividida
Si bien muchas veces la atención sostenida es importante en la empresa, otras tantas lo es la atención dividida. La atención dividida permite a una persona, cuando el entorno laboral lo exige, cambiar su concentración de una tarea a otra en un segundo y regresar a la tarea anterior en el mismo tiempo.
Nótese la diferencia respecto a la concentración: esta es necesaria cuando no hay riesgo de interrupciones y necesitamos que el trabajador no desvíe su atención de una tarea concreta. En cambio, la atención dividida entra en acción en momentos en que el trabajador debe atender a un informe, a un correo electrónico, a una llamada telefónica y a otras tareas de forma alterna.
En lo que respecta a capacidades y aptitudes organizativas imprescindibles en la empresa, las dos lo son. Si una persona reúne ambas, será más eficaz y eficiente que otra persona que solo disponga de una de ellas.
Capacidad de anticipación
La capacidad de anticipación es lo que permite a una persona adelantarse a posibles acontecimientos futuros y adaptar el trabajo presente en base a ello.
Por ejemplo, si una persona prevé que, en un futuro próximo, se añadirán más archivos a la carpeta en la que está guardando los del proyecto actual, organizará los actuales por subcarpetas, con algún prefijo en su nombre o de alguna manera que permita añadir otros posteriormente de forma ordenada
.Y justo ahí es donde entra la siguiente de las capacidades y aptitudes organizativas que queremos destacar.
Capacidad de planificación
Una persona que sabe planificar es la que, tras haber anticipado, traza un plan de acción para llevar a cabo su trabajo de forma ordenada y organizada.
En este sentido hay dos tipos de profesionales: los que necesitan reflejar su planificación por escrito y los que la realizan mentalmente. Esto puede ser un arma de doble filo, ya que una persona con suficiente destreza puede trazar su plan de acción mentalmente, sin necesidad de realizar ninguna anotación, y ser capaz de ejecutarlo con eficacia y eficiencia. Sin embargo, medir desde fuera esa destreza es muy difícil, de modo que debemos estar atentos a los resultados que obtiene un trabajador que ha trazado su plan de acción mentalmente. Si estos no son del todo satisfactorios, es aconsejable intervenir para recomendarle hacerlo por escrito hasta tener la suficiente destreza.
Capacidad de adaptación
Para finalizar, es importante tener en cuenta que un plan de acción trazado debe funcionar como guía, no como camino estricto a seguir. Por eso, la última de las capacidades y aptitudes organizativas que mencionaremos es la adaptación, que permite que el trabajador que ha trazado un plan de acción sea flexible y lo vaya adaptando a las exigencias con las que se va encontrando.
Porque nadie ve el futuro, y por muy bueno que seas anticipando y planificando, siempre vas a tener que realizar alguna adaptación.
En resumen: si una persona reúne estas cinco capacidades y aptitudes organizativas, intégrala en tu equipo porque lo hará más rico y efectivo.
