Buscador de archivos: 5 ventajas y 5 técnicas para tu empresa

Todos los ordenadores tienen, al menos, uno. ¿Utilizas el tuyo?

Hablamos del buscador de archivos, esa herramienta que te permite localizar cualquier archivo o carpeta en tu ordenador mediante el tecleo de una o más palabras clave.

Si no lo utilizas, seguramente te interese leer las 5 ventajas de las que vamos a hablar a continuación.

5 ventajas del buscador de archivos

• La ventaja más clara de cualquier buscador de archivos es el ahorro de tiempo. Solo con teclear el nombre del archivo que necesitas, el buscador te lo encontrará en menos tiempo del que tardarías en ir abriendo carpetas y subcarpetas. Quizá estés pensando que, para teclear el nombre del archivo, debes recordar cuál es, y que eso es muy complicado entre tantos archivos que tienes en tu ordenador. No te preocupes, tras estas 5 ventajas del buscador de archivos hemos preparado 5 técnicas que te ayudarán a solucionar este tipo de problemas.

• Otra ventaja destacable del buscador de archivos es la fluidez que proporciona al trabajo colaborativo. Si aplicas a la nomenclatura de tus archivos compartidos una serie de convenciones que todo el equipo de trabajo conozca, a todo el mundo le resultará más sencillo encontrarlos.

• Un buscador de archivos actual te permite aplicar filtros, lo que simplificará la búsqueda. Podrás indicarle al buscador si quieres que encuentre una carpeta, un archivo de vídeo, un archivo de texto o cualquier otro.

• Además de permitir que tu buscador de archivos localice lo que buscas en tu ordenador, podrá ayudarte a hacer lo mismo en tu correo electrónico, en tu agenda de internet y en cualquier otro programa si le das los permisos necesarios para hacerlo.

• Otra ventaja destacable de los buscadores de archivo más actualizados es la posibilidad de enviar órdenes de búsqueda a través de un micrófono. Este tipo de avances tecnológicos ayudan a que las búsquedas se puedan realizar de forma más rápida y cómoda mientras atiendes a otros asuntos como, por ejemplo, buscar en tu móvil las convenciones que has adoptado para nombrar los archivos de tu disco duro, una cuestión de la que, como prometimos, hablaremos a continuación.

5 técnicas para tu buscador de archivos

Tal y como adelantamos en el apartado anterior, vamos a ver 5 técnicas que puedes implementar a la hora de utilizar tu buscador de archivos:

• Organiza todos los archivos en carpetas y subcarpetas que sigan algún orden lógico o temático que todo tu equipo conozca. Esto les permitirá saber que, si tienen que localizar un archivo concreto con temática de “marketing estratégico”, deberán indicar en el filtro del buscador de archivos el nombre de una carpeta o archivo llamados así.

• Utiliza fechas a la hora de nombrar archivos y carpetas (por ejemplo “marketing estratégico 2017”). Es cierto que los sistemas operativos muestran datos sobre las fechas de creación y de modificación de cada archivo y carpeta, pero si te ves en la necesidad de formatear tu ordenador, esta información se perderá.

• Para localizar fácilmente archivos que todavía no están finalizados y en los que todavía se debe añadir información, adopta como convención incluir un prefijo en su nombre (por ejemplo, NOFIN). Así, tecleando este prefijo en el buscador de archivos será sencillo localizarlos.

• Es necesario que conozcas bien el funcionamiento específico de tu buscador de archivos, ya que podrá facilitarte el trabajo en muchas ocasiones. Por ejemplo, hay buscadores que entienden el carácter “?” como una especie de comodín que equivale a cualquier letra, número o símbolo. Así, si quieres encontrar todos las carpetas que contengan en su nombre la palabra “marketing” y que se hayan creado desde el año 2000 hasta 2017, podrás escribir la cadena “marketing 20??”.

• Para finalizar, una técnica que habitualmente no se tiene en cuenta, pero que ayuda a agilizar las búsquedas: crea un acceso rápido a tu buscador de archivos en la barra de tareas o en el escritorio de tu ordenador. Esto te ahorrará tener que buscarlo en tu listado de programas y consumir en ello el tiempo que tardarías en buscar el archivo que buscas realmente. 

¿Utilizas algún buscador de archivos? En ese caso, ¿cuál? Nos encantará leer tus comentarios acerca de ello.