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Algunos consejos para una indexación efectiva de documentación

Es necesario indexar para poder avanzar, pero en ocasiones resulta demasiado complicado.
Algunos consejos para una indexación efectiva de documentación

Para muchas empresas, posiblemente no solo la tuya, el proceso de indexación se convierte en un auténtico dolor de cabeza. En el camino a conseguir que un negocio se olvide para siempre de aquellos procesos en papel que viene arrastrando desde tiempo atrás este paso es el que más obstáculos plantea. Es necesario indexar para poder avanzar, pero en ocasiones resulta demasiado complicado.

A veces olvidamos que para conseguir implementar de manera adecuada este tipo de proceso es necesario que se divida el trabajo en tres fases:

  • La primera: previsión.
  • La segunda: comunicación.
  • Y en último lugar: la adopción de un enfoque organizado. Solo así será posible llevar a buen puerto este salto con el cual los problemas del indexado se convertirán en solo un mal recuerdo. Aunque para poder apreciarlo mejor es fundamental que nos fijemos en una serie de sugerencias que nos ayudarán en nuestro camino. 

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Pensar en grande para la indexación

Es necesario que cuando estés planificando el plan de indexado, lo hagas pensando en toda tu organización y que te esfuerces para profundizar al máximo en el contenido del mismo. Será una hoja de ruta que servirá para asentar las bases, así que cuanto más detallado esté, más exitosos serán los resultados. Es importante establecer la planificación a través de una serie de pasos:

  • Realizar inventario de cada trozo de papel que se procesa dentro de la empresa (documentos, imágenes, mensajes de fax o cualquier otro elemento).
  • Agrupar los papeles en grupos coherentes respecto al día a día (archivos, recortes de prensa, reclamaciones, etc).
  • Reunir información relevante de cada documento de un grupo (tipo, periodo de vida, fuente, autoría…).
  • Planificar la retirada de documentos antes de la transición.

Además de esto es recomendable tener en cuenta las necesidades de la empresa durante el proceso de transformación e implementar medidas de seguridad que ayuden a mantenerlo todo en orden. Por otro lado, es clave que entendamos los riesgos que existen de realizar la transformación de forma intermitente entre los departamentos, resultando mucho más seguro hacerlo de una manera común para todos. 

 

Colaborar y comunicarse

Resulta necesario que todos los departamentos estén representados en la planificación de la indexación de la empresa. Para ello hay que contar con representantes de cada unidad que puedan implicarse en una comunicación abierta en la cual todos se verán beneficiados. Durante este periodo se podrá aprender sobre el proceso, resolver dudas y colaborar para que no exista ningún problema con la documentación. Tener una comunicación fluida entre los distintos departamentos ayuda a reducir los niveles de complejidad en el indexado, siendo necesario que cada uno de los participantes se comprometa a dos cosas:

  • Escuchar a los demás representantes y lo que tienen que decir.
  • Comprometerse con las medidas que resulte necesario implementar. 

 

Buscar un punto medio en el indexado

El punto medio es fundamental en las empresas durante este proceso. El motivo es que tanto una indexación alta como una baja dan lugar a una situación que no se encuentra compensada y que resulta problemática.

¿Por qué pueden ocurrir este tipo de problemas? Hay motivos fácilmente reconocibles. El superar por encima de los niveles medios el proceso de indexado puede ser debido a que no se ha realizado una buena comunicación con los usuarios finales, introduciendo muchos más datos de los que serán necesarios. Datos basura, puesto que nunca serán consultados. El quedar por debajo se producirá cuando se haga una planificación que no tenga en cuenta las necesidades futuras. Por eso hay que tratar de contemplar la introducción de valores fundamentales en cada documento. 

 

Encontrar una solución personalizada

Aunque el objetivo definitivo que afronta cada negocio con este proceso es conseguir aumentar la eficiencia al máximo, hay una gran variedad de significados que se le pueden encontrar a esta meta. Resulta imprescindible encontrar la solución personalizada que se ajuste a las necesidades de cada entidad. Esto implica tomar decisiones y adoptar soluciones que se ajusten a las necesidades individuales más allá de a lo que otros negocios, con los que tengamos diferencias, puedan estar haciendo.

Una forma de optimizar el rendimiento en este sentido se puede ver con la solución personalizada de Kyocera para DocuWare. Este sistema ofrece un buen surtido de ventajas y beneficios, como el archivado de documentos, la recuperación de los mismos y la introducción de sistemas automatizados. Con el apoyo de DocuWare Connector de Kyocera aumenta la integración y la conexión con sistemas de impresión para que sea posible:

  • Escanear de forma segura y enviar documentos a DocuWare desde cualquier impresora multifunción de Kyocera para trabajar con ellos.
  • Recuperar documentos que estén archivados de una manera rápida y funcional.
  • Sacar provecho a funciones adicionales, como reconocimiento inteligente de tamaño o información añadida de los campos de descripción.
  • Tener el sistema siempre actualizado en tiempo real. 

 

No tener miedo de pedir ayuda

Nunca hay que intentar ir por libre, ni pensar que será más fácil explorar las opciones y los procesos sin pedir el consejo del proveedor en el servicio de indexado. Estos profesionales tienen experiencia y están preparados para aconsejar a cualquier empresa para que sea posible adoptar las medidas necesarias en su caso. Con cualquier mínima duda será necesario iniciar un diálogo que permita recibir el apoyo adecuado para que el proceso pueda resolverse con los mejores resultados.

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