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5 pasos para la eficiencia en la gestión documental de hojas de gastos

¿Cuál es la mejor forma de abordar todo el papeleo que generan las hojas de gastos?
5 pasos para la eficiencia en la gestión documental de hojas de gastos

Cada ticket de gasolina o de desayuno en un aeropuerto, o cada kilómetro que un empleado realiza en nombre de la empresa, debe ser incluido en una hoja de gastos para que pueda ser registrado, procesado y archivado posteriormente. Pero ¿cuál es la mejor forma de abordar esa cantidad de papeleo que generan las hojas de gastos?

La gestión documental de una hoja de gastos se enfrenta constantemente a al menos 5 desafíos que se deben tener en cuenta:

  • La conservación de la documentación de cara a una posible auditoría.
  • La gestión de un entorno complejo e híbrido, donde podemos tener documentos tanto impresos como electrónicos.
  • La necesidad de obtener información de forma sistemática de empleados móviles.
  • El hecho de que el procesamiento de las hojas de gastos debe ser rápido y preciso, de forma que se puedan satisfacer las expectativas de los empleados.
  • La liquidación de los gastos

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Agiliza la gestión de la hoja de gastos en todos sus puntos

Una hoja de gastos puede parecer una herramienta trivial, sin embargo, la suma de todos los pedazos de información que contiene es vital tanto para la empresa como para los empleados. Es bastante molesto para un empleado tener que rellenar una hoja de gastos y hacer todos los cálculos necesarios. Una vez completada, tener que esperar demasiado tiempo para recibir su liquidación también puede provocarle malestar. Los gastos que ha realizado son considerados como un préstamo a la empresa sin interés y cuanto antes sean reembolsados, menos agitación se producirá.

¿Qué se puede hacer para acelerar un proceso que tradicionalmente ha sido de uso intensivo de papel? Utilizar algún tipo de sistema puede ayudar en los siguientes aspectos:

  • Agilizar el proceso de auditoría de hojas de gastos.
  • Reunir las hojas de gastos que pueden estar geográficamente dispersas.
  • Localizar y seguir el rastro de lo ocurrido con una hoja de gastos archivada desde hace tiempo.

La primera cuestión a la que nos enfrentamos es la de cómo lidiar con información en papel junto con otra digital. Muchas empresas mantienen sistemas híbridos en los que una hoja de gastos digital, tal vez basada en una plantilla de hoja de cálculo, está respaldada por remesas de recibos de papel originales. ¿Qué problema plantea este esquema? Para empezar, el control de costes. Es difícil procesar las hojas de gastos de forma eficiente en un entorno tan mixto. Es necesario moverse de un sistema a otro para localizar archivos, seguir pistas de auditoría y  mantener un proceso uniforme para la retención y destrucción de los diferentes tipos de documentos. Dicho esto, la obtención de imágenes de los recibos podría ser un primer paso hacia la obtención de un sistema mejor.

Una arquitectura híbrida también complica los procesos de almacenamiento y archivo. Aunque ciertamente se pueden crear imágenes y archivar todos los documentos, asegurar una recuperación rápida se convierte en un problema. Esto es especialmente cierto cuando puede que muchas personas durante el proceso de recopilación, registro y liquidación, necesiten acceder a los registros en diferentes puntos del ciclo de gastos.

Una vez que el empleado ha sido reembolsado, debemos centrar la atención en la retención de registros. Es fundamental la creación de un esquema de retención viable. Se deben mantener los registros en previsión de que en el futuro se soliciten auditorías. Sin embargo, mantener los registros a perpetuidad es costoso, complejo y muchas veces innecesario.

Abordar estos problemas puede requerir la ayuda de un especialista en gestión documental, especialmente si también se trabaja con un software de gestión de gastos con su propia forma de recoger y guardar la información de una hoja de gastos. La integración de este sistema heredado en un sistema de gestión de hojas de gastos nuevo y simplificado es un desafío difícil de afrontar cuando tratas de asegurarte de que todos los empleados son reembolsados de manera rápida y precisa. 

¿Por qué es importante optimizar la gestión documental de las hojas de gastos?

La optimización de la gestión documental de las hojas de gastos pueden ayudarnos, a través de los informes de gastos, a gestionar eficientemente los gastos de la empresa. Los informes de gastos incluyen los registros de los gastos en los que incurre cualquier organización. Estos informes de gastos se generan mensualmente, trimestralmente o anualmente. La elaboración manual de estos informes de gastos es una tarea engorrosa y que requiere mucho tiempo. Una solución de gestión documental de hojas de gastos hace posible la generación automática de estos informes de gastos.

Veamos las diferentes formas en que estos informes de gastos pueden marcar la diferencia en una organización.

Visión rápida de los gastos

Cuando una empresa utiliza una solución de gestión documental de hojas de gastos eficiente, es mucho más fácil obtener una visión general de todos los gastos. En pocos minutos y con pocos clics, se pueden ver los detalles de los gastos, como dónde se gasta el dinero, la fecha y el motivo de diversos gastos.

Seguimiento de los gastos de los empleados

Los informes de gastos ayudan a proporcionar una idea clara de dónde están dinero gastando los empleados. El almacenamiento fácil y automático de los datos relacionados con los gastos en un solo lugar ayuda a los auditores de la empresa a hacer un seguimiento fácil. Esto conduce a una mejor gestión financiera de las empresas.

Control de Costes

El procedimiento correcto de control de costes comienza con un informe de gastos detallado y preciso. En un informe de gastos tenemos el departamento, la categoría del gasto y la tarea. Por ejemplo, hacer la reserva de un viaje (incluyendo viajes, hoteles, taxi, etc.) introduciendo todo en una herramienta corporativa de gestión documental con control de hojas de gastos, puede suponer un ahorro de hasta un 20% por transacción de viaje en comparación con viajes reservados a través de agencias de viajes.

Decisiones comerciales estratégicas

Al analizar los datos de los informes de gastos, las empresas pueden tomar importantes decisiones comerciales estratégicas. Las decisiones pueden suponer seleccionar o descartar proveedores, diseñar políticas de cumplimiento, etc. También ayuda a analizar los errores en las políticas de gastos que pueden promover mayor gasto.

Mejora de la productividad

La posibilidad de generar rápidamente informes de gastos, el ahorro de tiempo en la gestión y los confiabilidad de los informes ayudan a mejorar la productividad de cualquier empresa. Comparándolo con una gestión de gastos manual, los informes financieros generados a través de una solución de gestión documental de hojas de gastos son precisos y ahorran tiempo. Analizar, comprender y revisar estos informes también es mucho más fácil.

Generación de informes en cualquier momento

Con el uso de este tipo de soluciones, las empresas ya no dependen del departamento financiero para generar informes de gastos. Este informe se puede generar en cualquier momento según la conveniencia y necesidad del negocio. Se pueden registrar y guardar los datos de informes de gastos anteriores. Estos datos e informes pueden ser consultados en cualquier momento.

Asignación de presupuesto

Unos informes de gastos rápidos y precisos ayudan a las empresas a planificar mejor el futuro. Una rápida mirada a los informes de gastos pasados ayudan a analizar los gastos de cualquier organización y a la asignación de presupuesto a departamentos, proyectos y empleados

 

5 pasos para la eficiencia con hojas de gastos

1. Adoptar una estrategia de registros híbridos. Se debe elaborar una plan que incluya tanto papel como registros digitales, y crear imágenes siempre que sea necesario.

2. Ir a un proceso digital tan pronto como se pueda. La hoja de gastos sigue dependiendo de los recibos en papel, así que se debe buscar la forma de digitalizarlos tan pronto como sea posible.

3. Revisar el calendario de retención de hojas de gastos. Si la retención aplicada actualmente es “para siempre”, se está perdiendo dinero. Un especialista en retención de documentación está capacitado para ayudar a determinar cuándo es aceptable destruir documentos antiguos.

4. Llevar a cabo un programa piloto. Cuando se revisa el procedimiento de reporte de hojas de gastos se pueden encontrar algunos problemas. Un programa piloto de duración y alcance limitado permite probar las nuevas estrategias antes de implementarlas por completo en la empresa.

5. Consultar con expertos. Crear una buen sistema de gestión de hojas de gastos puede ser un reto, pero no es necesario hacerlo solo. Una empresa especialista en gestión documental puede asesorar sobre cuál es la mejor forma de gestionar y almacenar los registros, al mismo tiempo que puede implementar el tipo de herramientas informáticas que ayudan a agilizar el proceso de reporte de gastos, facilitando el trabajo y manteniendo a los empleados felices.

Llevar a cabo una gestión eficiente de las hojas de gastos de tu empresa repercutirá muy positivamente tanto en las finanzas de tu negocio como en el rendimiento de tus empleados. Esperamos que los 5 pasos que te hemos recomendado te ayuden a sumarte al cambio. 

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