Principales cuestiones en el diseño de la factura

A la hora de realizar el diseño de factura, tanto empresarios como autónomos deben tener en cuenta algunos aspectos importantes. Tener claro el diseño de factura que se va a utilizar y el contenido que debe aparecer es importante ya que va a ser fundamental para que la factura sea correcta e incluso puede utilizarse para hacerla destacar respecto a las de tu competencia.

El diseño de factura de diferentes empresas puede tener distintos formatos pero siempre debe estar preparado para recoger ciertos contenidos que la ley vigente exige que estén incluidos.  

Elementos obligatorios en el diseño de factura

Cualquier diseño de factura debe tener los siguientes datos:

• Número de serie de factura. Puedes tener varias series de facturación, algo que es habitual si tienes diferentes establecimientos o realizas operaciones de diferente naturaleza. En algunos casos, el uso de series distintas es obligatorio, como por ejemplo en las facturas rectificativas, facturas emitidas por un tercero o facturas emitidas debido a un procedimiento judicial.
• Número de factura. Asociado a las series debes tener número de la factura, el cual debe ser siempre distinto y correlativo con la fecha de la factura. En una misma serie no puedes emitir una factura con una fecha posterior a otra factura pero que tenga número inferior a esta. Tampoco es posible tener huecos en la numeración.
• Fecha de emisión de la factura.
  
• Fecha de realización de las operaciones. Deberás incluir estas fechas siempre que sean distintas a la fecha de emisión de la factura.
  
• Datos de quién realiza el servicio o la venta. Se trata de los datos de la persona o entidad que emite la factura. Se debe incluir nombre y apellidos o razón social, CIF o NIF y datos sobre el domicilio fiscal.
• Descripción de las operaciones. Este campo sirve para indicar los datos sobre servicio prestado o los productos vendidos, incluyendo las unidades, el precio unitario, los descuentos y las ofertas.
• Tipos de IVA. Son los diferentes tipos de IVA aplicados a cada uno de las líneas de operaciones dentro de la propia factura.
• Cuotas de IVA. Importe del IVA que se repercute al cliente.
• Desglose entre base y cuota de IVA. Si hubiera diferentes tipos de IVA, la factura tendrá que recoger separadamente la base y la cuota para cada uno de los tipos.
• Recargo de equivalencia. En el caso de que el cliente esté incluido en el régimen especial de recargo de equivalencia y que el producto vendido sea objeto de su actividad, además del IVA habrá que repercutir el recargo que corresponda para cada uno de estos objetos.
• Precepto legal. Esto lo incluiremos en el caso de que tengas una factura que está exenta de IVA. 
  

¿Con un solo diseño de factura es suficiente?

En las facturas queda plasmada la información sobre las operaciones realizadas a nuestros clientes. Estas operaciones pueden estar relacionados con bienes materiales o servicios. La legislación actual permite emitir hasta 6 modelos de factura diferentes:

• Factura ordinaria. Modelo de factura más habitual que contiene toda la información que hemos visto anteriormente.
• Factura simplificada. Se trata de una factura que podríamos decir que se ha creado para sustituir a los tickets tradicionales. Su función es similar a la anterior pero tiene la particularidad de que no aparecen algunos datos, como por ejemplo los del comprador. Esta factura solo está permitida cuando el importe de la venta es menor a 400 euros.
  
• Factura rectificativa. Se utiliza para rectificar otra factura en la que se ha cometido un error. Se debe hacer referencia a la factura que se quiere corregir así como el porqué de la corrección. Puede utilizarse para solucionar un error en cualquiera de las dos facturas anteriores.
  
• Factura recapitulativa. En ella se recogen diferentes operaciones realizadas con un mismo cliente en un periodo concreto de tiempo. Podría ser que las operaciones incluidas ya se hubiesen facturado antes. En ese caso, las facturas previas se dejan sin uso. Si no se hace así, esta factura recapitulativa no tiene validez fiscal.
• Factura proforma. Se trata de una factura que no tiene validez fiscal. Es similar a un borrador. Se utiliza a modo de presupuesto que se envía a un cliente para que sepa el precio de los productos o servicios que solicita.
• Factura electrónica. Este es un nuevo formato para emitir y recibir facturas que cada vez se utiliza más. Emisor y receptor disponen de los medios necesarios para poder utilizarla. El emisor dispone de un programa específico para su elaboración.