El archivado de información y las ventajas empresariales que aporta

En base a los datos de Forrester Research los volúmenes de información en el seno de una organización crecen un 200% cada año. Con ese nivel de crecimiento es posible que en poco tiempo la información afecte de forma negativa a la productividad de las empresas en lugar de aumentarla.

Las organizaciones actuales gestionan grandes cantidades de datos que pueden tener diversas formas:

• Contenido estructurado.
• Contenido no estructurado.
• Combinación de los dos anteriores.

Ese gran volumen de información supone un reto para las organizaciones de IT que deben establecer una estrategia tecnológica para archivar toda la información.

Beneficios del archivado empresarial

El archivado de información proporciona diversas ventajas empresariales, entre las que podemos destacar las siguientes:

• Desactivación de aplicaciones heredadas. En las empresas es habitual encontrarse sistemas de aplicaciones y datos que se han sustituido por otras soluciones, o aplicaciones que derivan de una adquisición o fusión de sociedades. El cumplimiento de la normativa obliga a mantener estas aplicaciones, sin embargo, es preciso preguntarse qué se necesita realmente y por cuánto tiempo. Implementando las soluciones de archivado de información actuales es posible cerrar las aplicaciones heredades y ahorrar en mantenimiento y soporte.
• Reducción de costes mediante la adopción de una plataforma holística de archivado empresarial. El almacenamiento de información se dirige cada vez más hacia el cloud computing, el Big Data y la protección de la información.
• Conservación a largo plazo. La tendencia en la gestión de la información es la utilización de soluciones de archivado que permitan que la información de diversas aplicaciones esté disponible para usuarios autorizados que pertenezcan o no a la organización. En el caso en que los usuarios de la aplicación de origen necesiten consultar los datos archivados podrán hacerlo desde la aplicación de origen utilizando la API de acceso al servicio web.
• Aumento de la productividad. Algunas aplicaciones en la actualidad pierden poco a poco productividad debido a la existencia de datos inactivos y a la incapacidad de dar acceso a información histórica a usuarios y auditores. Implementar la tecnología del archivado activo podrá aliviar la acumulación de datos y agilizar el rendimiento de las aplicaciones.
• Mejor gobernabilidad de la información. El cumplimiento de la normativa relativa a la retención y aseguramiento de la información es esencial para las organizaciones, ya que un posible incumplimiento puede suponer la imposición de sanciones y multas, además de afectar a la reputación de la organización. Las soluciones de archivado más actuales y la estrategia para la gestión de los datos favorecen la disminución de los gastos en los presupuestos de IT de las organizaciones.
• Gestión del crecimiento. Las aplicaciones de las empresas generan un volumen de información muy importante y el archivado de información debe poder gestionar documentos, fotografías, archivos de audio, datos de las bases de datos y archivos de textos, entre otros. Con las soluciones de archivo actuales las organizaciones pueden gestionar el aumento del volumen de información y mantener la facilidad de la gestión.