1. ¿Qué es el cloud y cómo es una gestión documental en la nube?
Cuando alguien dice que sus datos están en la nube (cloud), o que puede trabajar en la nube (cloud computing), lo que nos dice en realidad es que sus datos están almacenados en alguna parte de Internet (o en muchas partes), y que hay una red de servidores que encuentra lo que necesita cuando lo necesita, y se lo entrega.
Los términos cloud y cloud computing se están utilizando indistintamente para referirse a lo mismo. Pero si queremos ser más exactos podríamos decir que cloud es el Internet en general, mientras que cuando hablamos de cloud computing nos referimos al conjunto de productos, aplicaciones, y servicios que trabajan en la nube y a los cuales accedemos a través de Internet.
Teniendo en cuenta las definiciones anteriores, una gestión documental en la nube (Cloud Document Management) es un sistema de gestión documental (DMS) en el que los documentos (y muy posiblemente también la aplicación) están en la nube y accedemos a ellos identificándonos a través de una conexión a Internet, desde cualquier parte y a través de diversos dispositivos.
Hemos indicado que “muy posiblemente también la aplicación” porque algunos proveedores de un cloud DMS necesitan instalar al menos parte de la lógica de la aplicación en los ordenadores locales, mientras que otros son entregados como un servicio SaaS (Software as a Service) sin necesidad de instalar nada en los ordenadores locales.
El procesamiento en cloud se traduce en grandes ahorros para las empresas. Por ejemplo, cuando trabajamos con cuentas por pagar, podemos ahorrar en diversas áreas:
- Coste por factura: un procesamiento en la nube cuesta un 20 % menos que a través de soluciones locales.
- Procesamiento directo: las soluciones en la nube ofrecen un aumento del 18 %.
- Pagos puntuales: con gestión documental basada en cloud computing se mejora la gestión de pagos puntuales en un 9 %.
En general,con una gestión documental basada en la nube, las empresas trabajan de manera más inteligente y rápida, y son capaces de concentrarse en tareas más importantes, lo cual repercute directamente en sus resultados de forma positiva.
2. Cloud vs. on-premise: pros, contras y cómo decidir lo que le conviene a tu empresa
Cualquier empresa que esté considerando implantar un sistema de gestión documental debe asegurarse de comprender bien la diferencia entre un DMS implantado en sus propias instalaciones (on-premise) y un cloud DMS alojado en la nube.
Sistema de gestión documental on-premise
En on-premise la aplicación se aloja en la empresa y es gestionada por la empresa. La administración y mantenimiento de soluciones corre a cargo de especialistas en sus propias instalaciones. Todo el software se almacena en los servidores propios de la empresa.
La cantidad de almacenamiento depende de la capacidad del servidor. El software tiene un coste único que, generalmente, se basa en la cantidad de usuarios.
La inversión típica es de unos pocos miles de euros y, por lo general, se aplica una tarifa anual para soporte continuo y actualizaciones de software.
Ventajas
El mayor beneficio de una gestión documental on-premise es que siempre tienes el control. No necesitas confiar en nadie más para mantener el sistema en funcionamiento. Tampoco dependes de una conexión a Internet para acceder a tus documentos.
La falta de control sobre los datos de la empresa tiende a ser la principal preocupación en relación con la nube. Las empresas a menudo se preocupan de que sus datos puedan ser robados o consultados por personal no autorizado.
Para medianas o pequeñas empresas, el control absoluto de los datos puede llegar a ser crítico para su existencia. Del mismo modo, en algunos sectores, la falta de control podría tener como resultado recibir fuertes multas.
Inconvenientes
Las dos principales desventajas de la gestión documental on-premise son el coste inicial y la responsabilidad de tener que hacer copias de seguridad de datos.
Sistema de gestión documental en la nube
Con un sistema de gestión documental cloud ofrecido mediante SaaS, el software y los documentos son alojados por un proveedor al que se accede online, a los cuales se puede acceder mediante cualquier ordenador o dispositivo móvil conectado a Internet.
El coste generalmente es de una tarifa mensual para cada usuario, que varía desde unos pocos euros hasta unos 100 euros por usuario. El importe exacto depende de las características y la cantidad de almacenamiento requerido. La tarifa incluye todas las actualizaciones y el mantenimiento.
Ventajas
El mayor beneficio de una gestión documental alojada en la nube es que no necesita un equipo de TI para instalar y ejecutar el software. Además, no hay grandes costes iniciales. El acceso es posible desde cualquier lugar en cualquier momento. Y las copias de seguridad se hacen automáticamente en la nube.
Otra ventaja añadida es que la arquitectura basada en web proporciona una escalabilidad perfecta. Esto significa que el sistema es flexible y puede expandirse o reducirse a medida que las empresas crecen o se contraen.
Inconvenientes
La principal desventaja es que estás a merced del proveedor para mantener el sistema en funcionamiento, por lo que es clave elegir un proveedor de confianza que acredite el correcto tratamiento de la información, su recuperación y el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR por sus siglas en inglés).
¿Cómo decidir lo que le interesa a tu empresa?
Aun viendo las ventajas e inconvenientes de los apartados anteriores, puedes tener dificultades para decidir qué le interesa a tu negocio. Muchos proveedores ofrecen tanto soluciones on-premise como soluciones cloud, y ambas con excelentes resultados. Entonces, ¿qué entorno es mejor?
Primero es necesario que te plantees preguntas correctas y, luego, determinar lo que tiene sentido para tu empresa:
¿Qué tienes actualmente en tu infraestructura de TI?
El intercambio de archivos, el cumplimiento de las diferentes regulaciones, la seguridad y el manejo de montañas de papel desafían prácticamente todos los negocios. Si se ha invertido en hardware avanzado y escalable, y se cuenta con personal de TI dedicado y cualificado para administrar servidores, múltiples plataformas de software y cuentas de usuario, entonces una solución on-premise puede ser la mejor opción.
Revisa tu planificación tecnológica y calcula el tiempo que necesitarías para actualizar la infraestructura actual así como los requisitos futuros de ancho de banda. Ten en cuenta que el cloud computing te ofrece la posibilidad de beneficiarte de alta tecnología, intercambio de documentos complejos, seguridad y colaboración sin problema,s y sin la molestia de administrar servidores y actualizaciones que pueden ser costosas.
¿Qué dispositivos están accediendo a tus datos?
Cada vez son más y más personas las que usan sus propios dispositivos móviles para colaborar en el trabajo (esto es conocido como BYOD o Bring Your Own Device), y, por lo tanto, debes asegurarte de que tus datos están seguros y son accesibles. Las soluciones basadas en la nube no requieren servidores internos, pero pueden requerir ordenadores de última generación y otros dispositivos para cumplir con los requisitos necesarios para tener acceso a los datos de forma rápida y segura.
Ten en cuenta el tiempo y el coste de estas actualizaciones. Establece políticas de adquisición de datos y comunica a los empleados qué dispositivos (teléfonos inteligentes, tabletas, computadoras portátiles) pueden usarse con las aplicaciones de trabajo de forma que los datos no se vean comprometidos.
¿Cuál será el coste total de la propiedad (TCO)?
Calcula el coste actual de propiedad incluyendo licencias, coste de mantenimiento y soporte, costes de implementación, cableado, etc. A veces, pasar a la nube puede parecer un gasto recurrente adicional que hay que considerar, hasta que consideras el coste de mantener un sistema interno o tener que actualizarlo a un nuevo sistema.
Con la tecnología cloud, las actualizaciones del software generalmente se incluyen en las tarifas de mantenimiento, lo que le brinda acceso inmediato a versiones actualizadas de software sin necesidad de gastar tiempo y dinero con las actualizaciones. La tecnología cloud ofrece acceso continuo a soporte de TI, capacidad de almacenamiento escalable y acceso en tiempo real a una fuerza de trabajo cada vez más móvil.
¿Cuál es tu plan de continuidad del negocio o de recuperación de desastres?
Cuando las empresas se trasladan a la nube, se reduce la necesidad de un plan complejo de recuperación ante desastres. Un informe reciente de Microsoft confirma que el 94 % de las PYMES han experimentado beneficios de seguridad con la nube, incluidos la actualización de sistemas, la protección antivirus y la gestión de spam en el correo. El 96 % de los usuarios de la nube confía en que su proveedor de servicios en la nube pueda restablecer el servicio de manera rápida y efectiva durante una interrupción.
Como beneficio adicional de la nube, el tiempo requerido para recuperarse de cualquier evento de inactividad es 4 veces más rápido para los usuarios de la nube que para los usuarios on-premise. Algunas empresas también ven la nube como una opción de recuperación de desastres para un servidor interno, como una protección adicional. En este caso, los datos son completamente redundantes, con copias almacenadas en varios servidores e, independientemente de lo que ocurra con la ubicación física de la empresa, se puede acceder a los documentos de forma remota y mantener el negocio en funcionamiento.
3. Diferentes modelos de despliegue en la nube
Una empresa debe optar por el modelo de implementación apropiado para aprovechar el cloud computing reduciendo los gastos de capital, controlando los gastos relacionados con la empresa y mejorando la eficiencia general del proceso.
Un modelo de implementación en la nube es una “configuración” de ciertos parámetros del entorno de la nube, como el tamaño de almacenamiento, la accesibilidad y el propietario. La elección del más adecuado depende de los requisitos de informática, redes, almacenamiento, expectativas de TCO y objetivos comerciales, así como de los recursos disponibles.
Existen cuatro modelos principales de implementación en la nube que difieren significativamente:
- Nube pública
- Nube privada
- Nube híbrida
- Nube comunitaria
Nube pública
El nombre habla por sí mismo, ya que las nubes públicas están disponibles para todo el mundo y los datos se crean y almacenan en servidores de terceros. Como la infraestructura del servidor pertenece a los proveedores de servicios que administran y gestionan todos los recursos del pool, ya no existe la necesidad de que las empresas usuarias compren y mantengan su propio hardware. Las compañías proveedoras ofrecen recursos como servicio de forma gratuita o de pago por uso a través de la conexión a Internet y los usuarios pueden escalarlos cuando sea necesario (capacidad de procesamiento, memoria, capacidad de almacenamiento, software de sistema, etc.).
Al mismo tiempo, depender de un tercero para administrar su infraestructura priva a los usuarios de saber dónde se guarda su información y quién tiene acceso a ella. Algunas nubes públicas pueden experimentar ocasionalmente interrupciones y mal funcionamiento.
Las ventajas de una nube pública son las siguientes:
- Configuración y uso poco sofisticado
- Facilidad acceso a los datos
- Flexibilidad para agregar y reducir capacidad
- Rentabilidad
- Tiempo de operación continua
- Mantenimiento 24/7
- Escalabilidad
- No hay necesidad de usar un software propio
Estos son los inconvenientes de un modelo público:
- Menor seguridad de datos y privacidad
- Fiabilidad comprometida
- Falta de enfoque individual
Nube privada
Hay pocas diferencias (o ninguna) entre las nubes públicas y las privadas desde el punto de vista técnico, ya que sus diseños son muy similares. Sin embargo, a diferencia del modelo público, en la nube privada solo hay una empresa, por lo que también se denomina interna o corporativa. Debido a que estas arquitecturas de centros de datos residen dentro del firewall, proporcionan mayor seguridad. Aunque la organización ejecuta sus cargas de trabajo como un modelo privado, puede haber un tercero que administre, y el servidor puede alojarse tanto externamente como en las instalaciones de la empresa usuaria.
En cuanto al acceso a la información, solo un conjunto de personas claramente definido tiene permiso para acceder a la información guardada en una nube privada, lo cual impide que cualquier persona pueda hacer uso de ella.
Las ventajas de un modelo privado son las siguientes:
- Desarrollo individual
- Los componentes de almacenamiento y red son personalizables
- Alto control sobre la información corporativa
- Alta seguridad, privacidad y confiabilidad
Estos son los inconvenientes de un modelo privado:
- La principal desventaja es su coste, ya que implica gastos considerables en hardware, software y capacitación del personal. Es por ello que las pequeñas y medianas empresas no suelen optar por este modelo. La nube privada es especialmente adecuado para empresas que quieran proteger sus operaciones más críticas o para aquellas con requisitos cambiantes.
Nube comunitaria
Un modelo de despliegue de nube comunitaria se asemeja mucho a uno privado; la única diferencia es el conjunto de usuarios. Mientras que un modelo privado implica que solo una empresa posee el servidor, en el caso de una comunidad, varias organizaciones con entornos similares comparten la infraestructura y los recursos relacionados.
Como las organizaciones tienen requisitos de seguridad, privacidad y rendimiento uniformes, esta arquitectura de centro de datos de múltiples inquilinos ayuda a las empresas a lograr sus objetivos específicos. Es por ello que un modelo comunitario es particularmente adecuado para organizaciones que trabajan en proyectos conjuntos. En ese caso, una nube centralizada facilita el desarrollo, la gestión y la implementación del proyecto. Además, los costes se comparten entre todos los usuarios de la nube.
Las ventajas de un modelo comunitario son las siguientes:
- Reducción de coste
- Mejora de la seguridad, la privacidad y la fiabilidad
- Facilidad de intercambio de datos y colaboración
Estos son los inconvenientes de este modelo:
- Mayor coste que el de un modelo público
- Compartir el almacenamiento fijo y la capacidad de ancho de banda
- El modelo no está muy extendido hasta el momento
Nube híbrida
Como suele ser el caso con cualquier fenómeno híbrido, una nube híbrida abarca las mejores características de los modelos de implementación de computación en la nube mencionados anteriormente: públicos, privados y comunitarios. Permite a las empresas mezclar y combinar las facetas de los tres modelos que mejor se adapten a sus necesidades.
A modo de ejemplo, una empresa puede balancear su carga localizando las cargas de trabajo más críticas en una nube privada y el despliegue de las menos sensibles en una pública. Este tipo de acciones no solo salvaguarda y controla los activos estratégicamente importantes, sino que lo hace de la manera más económica y eficaz posible en cada caso específico. Además, este enfoque facilita la portabilidad de datos y aplicaciones.
Los beneficios de un modelo híbrido son los siguientes:
- Mejora de la seguridad y la privacidad
- Escalabilidad y flexibilidad mejoradas
- Precio razonable
Sin embargo, el modelo de implementación de nube híbrida solo tiene sentido si las compañías pueden dividir sus datos en misiones críticas y no sensibles.
4. La seguridad de una gestión documental en la nube
En un informe reciente de Doug Miles para AIIM, la asociación para la gestión de información e imágenes, se hacen algunas predicciones asombrosas en lo referente al crecimiento de la nube asombrosas. El informe indica que el número de empresas que usan aplicaciones en la nube y otras aplicaciones de Software as a Service crecerá del 7 % actual al 41 % en tres años, y finalmente será del 77 % en seis u ocho años. Sin embargo, este crecimiento también traerá algunos quebraderos de cabeza.
Los resultados de la encuesta que presenta el informe muestra que el 61 % de los departamentos de TI se oponen a la gestión documental en la nube debido a los riesgos de seguridad percibidos. Además de la seguridad, existen otras percepciones de por qué IT se opone a un futuro en la gestión documental en la nube:
- Falta de control
- Temor de que haya una menor necesidad de soporte
- Cambios en las descripciones de trabajo
Si bien cada una de las percepciones es comprensible, también son infundadas. En lo que respecta a la seguridad, el mismo informe de AIIM señala que solo el 4 % de los usuarios actuales de aplicaciones de gestión de documentos en la nube ha tenido problemas de pérdida de datos o brechas de seguridad. El 70 % confirma que no tiene problemas con la gestión de sus documentos en la nube. Por supuesto, contar con una aplicación de seguridad de contenido confiable mitiga aún más las preocupaciones sobre el riesgo.
En cuanto a los empleados de TI, siempre habrá una necesidad de TI en cada organización. Se necesitarán recursos de TI y tiempo para planificar, configurar y mantener los recursos de la nube. Por lo tanto, es posible que algunos roles y responsabilidades cambien al pasar a la nube, pero los empleados de TI no “desaparecerán”.
Mover los datos a la nube elimina las limitaciones de las infraestructuras de TI internas y la gran preocupación que supone perder datos en las unidades locales. Además, la nube puede almacenar grandes cantidades de datos. Los empleados ya no alcanzarán los límites de archivos. Asimismo, mover los datos a la nube es más seguro debido a que los usuarios se abstienen de usar aplicaciones no autorizadas para colaborar y comunicarse entre ellos. La gestión de documentos en la nube crea un medio oficial y adecuado para acceder a los datos de una manera menos peligrosa para el negocio.
La nube ofrece ventajas adicionales que superan con creces los contras que se le atribuyen. Por ejemplo, cuando el contenido se guarda en la nube, ya no es necesario comprar servidores que se anticipen a los requisitos futuros del hardware. La gestión documental en la nube permite que las organizaciones “paguen a medida que crecen”, lo que puede representar un ahorro de costes en infraestructura.
La gestión documental en la nube también ofrece una mayor disponibilidad del sistema. Los empleados gozan de un servicio de igual o mayor calidad que los que ofrecen las soluciones locales. Los problemas de latencia o inaccesibilidad con otros medios de acceso, como VPN (redes privadas virtuales), son cosa del pasado.
Para las empresas que adquieren otras empresas, el uso de la nube facilita la transición con la organización matriz. Además, para las empresas que tienen múltiples ubicaciones geográficas es mucho más fácil adaptarse y trabajar en la nube que utilizar diferentes sistemas heredados internos. Por último, en el desafortunado caso de sucediera un desastre en cualquier lugar, gracias a la nube la recuperación de los documentos es muy sencilla.
