- Si un trabajo no es importante ni urgente, déjalo para más tarde.
- Si un trabajo es importante, pero no urgente, planifícalo, organízate y decide cuándo lo realizarás.
- Si un trabajo no es importante, pero sí urgente, delégalo de inmediato para que lo realice otra persona mientras tú te encargas de las cuestiones de mayor importancia.
- Si un trabajo es importante y urgente, hazlo enseguida.
Si analizamos estas combinaciones y su forma de abarcar cada una de ellas, podemos ver que el trabajo colaborativo cobra especial importancia sobre todo en las tareas urgentes, pero no importantes. Es decir, las que se deberían delegar.
Al delegar, descargas la responsabilidad en otra persona, aunque si tienes potestad para delegar es probable que la responsabilidad última continúe siendo tuya. Por lo tanto, lo único que estás haciendo al delegar es transferir temporalmente tu responsabilidad a otra persona, ya que deberás ser tú mismo quien dé la cara con el resultado que ella obtenga.
Es por eso que, antes de delegar, debemos definir qué es lo realmente importante para la empresa. Al igual que es frecuente pensar o decir que todo es urgente, también lo es pensar o decir que todo es importante. Y, obviamente, existen unos niveles de importancia. Son esos niveles los que debes establecer previamente, y puedes hacerlo puntuando cada tarea del 1 al 10 en función de sus implicaciones, siendo 1 el nivel menor. Redacta en un papel las implicaciones tanto positivas como negativas de no realizar cada tarea y, en función de ellas, puntúalas de 1 a 10. Las de menor puntuación serán las que deberías delegar.
De todas formas, el trabajo colaborativo respecto a la matriz Eisenhower no se detiene realmente ahí. Si lo pensamos, las tareas importantes en la gran empresa siempre implican a más de una persona; implican a un equipo de trabajo. Tanto si una tarea importante es urgente como si no, debemos tener en cuenta diversos aspectos del trabajo colaborativo.
Comencemos viendo qué ocurre si una tarea es importante, pero no urgente. Como nos indica la matriz Eisenhower, en este caso debemos planificarla y organizarla. Si en ella van a participar varias personas, debemos tener en cuenta la carga de trabajo actual de cada persona y el número de trabajos en los que está participando. En función de ello, estableceremos la importancia de cada una de las tareas de cada persona y decidir si participará en la que estamos planificando o no.
Por ejemplo, si una persona A se encuentra ahora mismo participando en un único trabajo y, por su capacidad y su carga de trabajo en él, es factible que participe también en el que estamos planificando, la podremos elegir. Sin embargo, si una persona B, a pesar de ser más capaz que la persona A, está participando en varios proyectos ahora mismo, quizá no la debamos elegir debido a que su rendimiento puede verse reducido tanto en nuestro trabajo como en aquellos otros.
Hay que tener en cuenta que las personas más capaces suelen ser las que se están encargando de más tareas al mismo tiempo, debido precisamente a su capacidad. Por este motivo, es probable que no podamos contar con ellas en los trabajos que, además de importantes, son urgentes. Sin embargo, en los trabajos importantes que no son urgentes, si los identificamos como tales y los planificamos de antemano, tal y como indica la matriz Eisenhower, sí podremos contar con estas personas, ya que estaremos “reservándolas” para ese momento futuro.
De este modo, vemos cómo un sencillo modelo como es la matriz Eisenhower nos puede proporcionar claves para nuestra empresa si sabemos analizarlo correctamente y relacionarlo con las situaciones que nos encontramos en nuestro trabajo.
