Definición y ejemplos de digitalización empresarial

Explicado de forma muy sencilla podríamos decir que digitalizar una empresa es un proceso doble que consiste en:

1. Convertir datos de un formato en papel a un formato digital.

2. Convertir en digitales algunos procesos básicos que se llevan a cabo en el seno de las diferentes áreas y departamentos que conforman una empresa.

Esta doble definición o doble vertiente de un proceso integral de digitalización empresarial se comprende mejor si pensamos en algunos ejemplos básicos y ya clásicos:

• Paulatino cambio del correo postal al correo electrónico, reduciendo el consumo de papel, de tiempo de personal de almacén y logística, del tiempo dedicado a supervisar el contrato externo de mensajería, etc.
• Incorporación de la documentación corporativa en diferentes soportes electrónicos, desde la página web empresarial a los diferentes boletines electrónicos, mails de difusión, comunicados comerciales o de prensa, etc.
• Incorporación a la empresa de diferentes soportes y medios de comunicación interna y externa como, por ejemplo, tabletas, móviles, etc.
• Incorporación de la factura electrónica en nuestras relaciones comerciales con clientes y proveedores (siempre utilizando un software que cumpla con los requisitos normativos en materia de facturación electrónica).
• Utilización de la nube como soporte de almacenamiento de todo tipo de datos y contenidos corporativos.
• Implementación de la llamada cultura digital en nuestro organigrama, una forma de trabajar y tratar la información que deben interiorizar todos y cada uno de los miembros de nuestro valioso equipo humano.

En definitiva: algunos empresarios creen que digitalizar una empresa consiste en abrir una página web corporativa, adquirir dispositivos móviles para sus trabajadores o habilitar una Intranet de consultas internas. Esa definición es acertada, pero se queda corta porque la realidad es mucho más amplia, compleja y, por qué no decirlo, absolutamente fascinante.

Principales ventajas de la digitalización corporativa

Incorporar la digitalización en nuestras prácticas corporativas es una idea excelente desde diversos puntos de vista, pero sobre todo desde el de la rentabilidad económica ya que:

• La conversión de documentación analógica en digital facilita el trabajo colaborativo entre diferentes departamentos, áreas o, incluso, sedes o sucursales de una gran empresa.
• Trabajar con documentación digital reduce considerablemente el consumo de papel. Esa reducción no solo se nota en las facturas mensuales de nuestros proveedores de consumibles, también redunda favorablemente en ese compromiso ecológico, sostenible y cuidadoso con los recursos naturales que tanta importancia ha adquirido en los últimos años desde el punto de vista de la RSC o Reputación Social Corporativa.
• El software de digitalización que soporta ese proceso de cambio de oficina clásica a oficina digital minimiza los errores de nuestro equipo humano aumentando directa e indirectamente su eficacia productiva.
• La digitalización de  procesos administrativos, logísticos, de gestión de proveedores o de comercialización y marketing ayuda a mejorar la necesaria experiencia final del cliente, ese valor competitivo que es cada día más importante en el mercado global. 

En resumen, podríamos decir apostar por la digitalización en el ámbito empresarial supone para la organización:

1. Un considerable ahorro de tiempo de trabajo.

2. Una reducción en el volumen de errores humanos que se producen sobre todo en las tareas administrativas rutinarias.

3. Un incremento de la productividad de cada miembro de la empresa.

4. Una mejora en la rapidez y la calidad de nuestro servicio de atención al cliente que se traduce en una mejora de la sensación de satisfacción final de nuestro consumidor.

5. Un punto a favor de nuestra proyección mediática como empresa sostenible y respetuosa con el medio ambiente y el ahorro de los recursos naturales.

6. Un considerable aumento de la rentabilidad económica de nuestra organización. 

¿Conocías todos estos datos sobre el proceso de digitalización integral corporativa? Nos gustaría leer tu opinión.