Claves para optimizar el tiempo durante la jornada laboral
Seguro que empiezas la jornada laboral con todo planificado y, al acabarla, es posible que no hayas realizado todo lo que tenías en mente. ¿En qué se me ha ido el tiempo? Esa es una de las preguntas más frecuentes.
Pues bien, hay una serie de consejos que puedes seguir para conseguir gestionar el tiempo mejor, toma nota de ellos:
- Automatizar las tareas rutinarias. Es probable que gran parte de tu tiempo lo destines a tareas rutinarias. Por ejemplo, imprimir, firmar documentos, escanear y volver a enviar. Esto, que es algo muy habitual en el mundo empresarial, es una tarea que puede ser fácilmente optimizable. Existen gran cantidad de soluciones tecnológicas que pueden ayudarte a conseguir ser más productivos en este tipo de tareas.
- Limitar el acceso al email. Hay acciones dentro de tu trabajo que no necesitarán del acceso al correo. En estos casos lo ideal es que prescindas de entrar en él. Revisar constantemente el correo hace que se pierda el ritmo de trabajo. Hay muchos profesionales que se fijan horas concretas para entrar al email para ver si hay novedades. Si no puedes hacer esto, ya que trabajas la gran parte del tiempo en el gestor de correo electrónico, trata de no entrar en él de manera compulsiva.
- Planea con antelación. No es necesario que tengas horarios rígidos, pero sí que planees con antelación ciertas acciones que sabes que van a ocurrir. Visitas, reuniones, días señalados… esto te ayudará a una mejor gestión del tiempo y a evitar las prisas de última hora.
- Establece prioridades. Hay tareas que son urgentes y otras que pueden esperar a ser atendidas. No des prioridad a temas que pueden esperar un poco más.
Ladrones del tiempo: aprende a encontrarlos
Es posible que dentro de tus actividades diarias tengas algunas en las que inviertes un excesivo tiempo. En estos casos, una buena organización o una ayuda externa gracias a los avances tecnológicos sería suficiente. Pero, ¿sabes encontrar estas tareas que te están quitando tiempo extra sin que esto tuviera que pasar?
En este caso no estamos hablando de ser más productivos, sino de aprender a distinguir en qué tareas se nos va el tiempo cuando realmente no tendría que ser así.
El primer paso es analizar si hay distracciones a tu alrededor que te absorben y te quitan tiempo. Aplicaciones de más, Internet o el propio móvil pueden ser herramientas de trabajo pero también elementos de distracción. Si te das cuenta que pasas mucho tiempo revisando el móvil o navegando por Internet con fines no laborales, desconéctalos. Con eso conseguirás estar más centrado.
Una vez tengas las distracciones encontradas, es el momento de analizar cómo gastas tu tiempo en el trabajo. Para ello lo ideal es realizar un registro de horas durante un periodo de tiempo. Tienes que ver esta acción como una herramienta de control que te permitirá optimizar el tiempo de cara al futuro y encontrar dónde se fugan las horas que nos faltan al día. Elabora un listado minucioso de todo lo que haces a lo largo del día con hora de empezar y de finalizar el trabajo.Una vez lleves un tiempo realizando esta tarea (unos días solo no es tiempo suficiente para extraer conclusiones) podrás ver en qué actividades dedicas más tiempo. De esta manera verás si es necesario que inviertas en herramientas que ayuden a aligerar tu carga de trabajo o en herramientas que automaticen procesos sencillos en los que al final inviertes mucho tiempo o, simplemente, serás consciente de en qué puntos no estás siendo productivo.
De esta manera, localizando los ladrones de tiempo, podrás conseguir optimizar el tiempo en el trabajo y mejorar la productividad en él.
