La tecnología está evolucionando y aportando nuevas formas de optimizar los procesos, en gran medida a través de la reducción del uso de papel, pero esto no tiene por qué significar el fin de la impresión ni del uso de documentos en papel en entornos de oficina. Decidir qué documentos deben seguir imprimiéndose es la parte clave de la transformación digital.

Beneficios de la tecnología cloud.

Las empresas más pequeñas pueden almacenar todos sus documentos en sus propios servidores, pero las grandes organizaciones necesitarán de la nube para poder almacenar toda la información de sus oficinas digitales. Un software de gestión documental basado en la nube (SGD) permite que los documentos sean etiquetados digitalmente, lo que significa que pueden ser consultados en diferentes lugares sin tener que hacer copias. Sólo tiene que haber un documento de registro básico. Así mismo, con un SGD, es imposible perder o extraviar documentos, algo muy común cuando se almacena papel físico. Con la nube, cada cambio se guarda instantáneamente y es fácil crear múltiples versiones de los documentos. No hay peligro de que sean destruidos en un incendio o inundación. No obstante, hay que tener en cuenta que la seguridad de los datos puede ser un problema, por lo que las empresas deben implementar controles estrictos sobre el acceso a la información confidencial.

Una oficina sin papeles se adapta bien a los trabajos flexibles y modernos de hoy en día. En la actualidad, a las empresas les gusta ser ágiles o mudarse de oficina cuando surge una mejor opción, por ello es más fácil transferir datos digitalmente que cargar con montones de papel. El almacenamiento digital hace que la recuperación de documentos sea más rápida y que sea más fácil realizar copias de seguridad de los mismos. La mayoría de los empleados de oficina pasan al menos un día a la semana teletrabajando, por lo que poder acceder a los documentos en la nube o en el servidor de la empresa les facilita la vida. Para los equipos internacionales en diferentes husos horarios, sería prácticamente imposible trabajar de manera conjunta si utilizasen documentos en papel. Es cierto que avanzar hacia una oficina sin papel significa tener que invertir más en tecnología y algunas empresas se están resistiendo a ello, pero numerosos estudios han mostrado el rápido retorno que ofrece esta inversión.

El mágico encanto del papel podría salvarle.

A pesar de los argumentos a favor de la eliminación del papel, existe una resistencia social a llevar esto a cabo. Un estudio de 500 trabajadores británicos realizado por el Grupo Toluna encontró que el 84% retenía mejor la información después de leerla en papel, el 83% la prefería y el 79% la encontraba más relajante. Las ventas de libros electrónicos han caído drásticamente en los últimos dos años tanto en los Estados Unidos como en el Reino Unido a medida que los lectores descubren el encanto de los libros en papel, lo que los lleva a ser etiquetados como el "nuevo vinilo". A veces lo digital puede ser percibido como más frío e impersonal, sin las cualidades táctiles del papel. El argumento de que el uso excesivo de papel es perjudicial para el medio ambiente también tiene doble filo. Resulta que el papel es el material más fácil de reciclar. La Asociación Estadounidense del Sector Forestal y Papelero (AFPA por sus siglas en inglés) afirmó que en 2015 se reciclaron 51 millones de toneladas de papel de desecho, que en 2016 la tasa de recuperación de papel de EE.UU. alcanzó un máximo histórico del 67,2% y que los estadounidenses reciclaron un promedio de más de 330 libras de papel al año y se plantaron más árboles de los que están siendo destruidos por el uso de papel. Sin embargo, sólo el 20% de los aparatos electrónicos son reciclados.

Un enfoque flexible es la respuesta.

Las empresas tendrán que desarrollar sus propias políticas sobre el uso del papel, pero una solución podría ser permitir que los trabajadores impriman solo los documentos que requieran una larga revisión o análisis. Un ejemplo podría ser un abogado que esté involucrado en un litigio complicado. Si tiene que leer mucha información de diferentes fuentes, es mucho más fácil trabajar en papel que en formato digital. O si se desea tomar notas a mano en el documento, siendo papel será mucho más fácil destruirlo posteriormente. Por el contrario, aquellos documentos que solo vayan a ser revisados una vez no necesitan estar en formato papel, así como las facturas u otro tipo de documentos oficiales. En algunos casos, las empresas necesitarán una combinación de soluciones que se sirva de ambos formatos, con y sin papel. Los peligros reales de los hackers que irrumpen en los sistemas digitales y roban datos hacen que la información confidencial pueda almacenarse mejor en papel dentro de una caja fuerte. Por ejemplo, si una empresa desea mantener en secreto una nueva fórmula para un chaleco antibalas, puede realizar un registro en papel de los detalles más delicados y, posteriormente, digitalizar este registro, pero sin los datos. El uso de papel puede garantizar que no se pierda la patente.

El papel todavía no va a desaparecer por completo de las oficinas, si es que alguna vez desaparece. Nadie debe sentirse intimidado por tener ya una oficina totalmente digital. Las empresas pueden dar grandes pasos para reducir el consumo de papel, pero aún así habrá ocasiones en las que prefieran su uso antes que utilizar sistemas digitales.