KYOCERA Document Solutions
Convertirse en una oficina sin papel es un objetivo deseable para la mayoría de las organizaciones. Esto significa reducir el consumo de papel, que se traducirá en el ahorro de dinero, la agilización de los procesos de negocio y, por último, pero no menos importante, la protección del medio ambiente.
Dejar de usar el papel, una cuestión de equilibrio.
Incluso si las empresas no logran un entorno 100% libre de papel, pueden dar pasos de gigante. Escoger bien el camino correcto es la parte difícil, pero con una planificación cuidadosa cualquier negocio logrará sus objetivos.
1. El tiempo es oro y la ausencia de papel evita gastos innecesarios.
Los entornos sin papel ofrecen grandes ventajas en la era digital. Una de las más importantes es que ahorra tiempo a los empleados. Archivar documentos ya no supone tener que imprimirlos lentamente y buscarlos manualmente más tarde. El almacenamiento digital puede realizarse en segundos, así como la consulta de los archivos, que se podría llevar a cabo con una búsqueda rápida en el ordenador. La reducción de las horas de trabajo de los empleados dedicadas a tareas de menor importancia es, por lo tanto, bastante significativa.
2. Ahorra espacio y dinero en costes fácilmente evitables.
El almacenamiento digital también permite ahorrar espacio físico. Las cajas de archivos de papel que se han ido acumulando a lo largo del tiempo han exigido la necesidad de tener salas especiales para su almacenamiento. Liberar espacio es una de las razones por las que las oficinas sin papel también tienden a ser más baratas de gestionar, ya que no hay necesidad de invertir en instalaciones de almacenamiento. Pero también hay muchos otros ahorros derivados de la supresión de los costes anuales de tinta, tóner y gastos de envío. Las investigaciones sugieren que esto se traduce en el ahorro de una media de 100 libras al año por empleado. Para una organización de 500 empleados, deshacerse de estos procesos en papel supone un ahorro anual de 50.000 libras.
3. Adopta la digitalización para eliminar fronteras y olvidarte de la distancia.
Otra ventaja es que el almacenamiento en la nube permite el acceso instantáneo sin importar las fronteras geográficas. Esto es especialmente útil en organizaciones multinacionales. Si un empleado en Londres quiere acceder a un documento de un compañero de trabajo en Australia, pero es de madrugada en Sydney, no importa. Con una oficina digital, el trabajador londinense se conecta al almacenamiento en nube de la empresa, busca el archivo y trabaja con él al instante.
4. Refuerza la seguridad en la gestión de datos.
Los datos, una vez digitalizados, también pueden ser más seguros. Las empresas deben asegurarse de que sus datos estén cifrados y almacenados en una nube privada o en un servidor de datos de la empresa donde es posible restringir el acceso. Es evidente que los archivos digitales no corren el riesgo de ser destruidos en un incendio o robados, sin embargo, garantizar la seguridad es un tema bastante complejo. Algunas empresas podrían preferir almacenar datos en papel especialmente sensibles dentro de cajas fuertes para protegerse de los hackers. Una vez más, hay que pensar mucho para encontrar las políticas adecuadas que se adapten a cada organización.
5. Ayuda a hacer del mundo un lugar mejor con una contribución ambiental.
Se puede decir que también hay beneficios para el medio ambiente. Una empresa, de media, procesa más de 10.000 hojas de papel al año, lo que equivale a un árbol pequeño. Es cierto que los argumentos son de nuevo de doble filo. Las empresas con políticas estrictas sobre el reciclaje de papel pueden mitigar las pérdidas ambientales de manera significativa, especialmente cuando los árboles utilizados para fabricar papel se replantan con frecuencia. Por lo tanto, no hay necesidad de sentirse culpable por usar papel para imprimir, sobre todo cuando se hacen esfuerzos reales para reducir su uso. Algunas empresas consideran que el papel es mejor para ciertas ocasiones (por ejemplo, para tomar anotaciones físicas o para analizar documentos largos y complejos). Para la mayoría de ellas, una reducción significativa del papel ofrece grandes ventajas, pero no es un cambio sencillo de hacer. No es posible prescindir del papel de la noche a la mañana a pesar de la gran cantidad de herramientas que existen para ayudar a las empresas. Se requiere un pensamiento cuidadoso y es mejor ser paciente y tomar el tiempo necesario para hacerlo bien. Convertirse en una oficina digital es un proceso lento que normalmente lleva meses o incluso años.
6. La importancia del compromiso de los empleados desde el inicio.
En primer lugar, es vital conseguir la participación de los empleados. Todo el mundo tiene que entender las razones de cada cambio porque afectará profundamente a todo lo que hacen en el trabajo. Necesitan entender los nuevos protocolos de la organización. Por ejemplo, ahora se les puede pedir que generen informes directamente en PDF o que utilicen aplicaciones para móviles que gestione el contenido de los archivos en papel y los conviertan a un formato digital. Los talleres de formación son una buena idea. La ausencia de papel exige el manejo de tecnologías que una gran parte de los trabajadores nunca ha utilizado antes.
7. La eliminación y el escaneado se hacen más fáciles.
El siguiente paso es deshacerse de todo el material obsoleto, como notas y manuales antiguos. Se debe tener mucho cuidado de no tirar a la basura nada que sea valioso y es prudente consultar a los contables y abogados para establecer lo que se debe mantener. Los documentos restantes deberán ser escaneados, lo que requiere mucho esfuerzo al principio. Un escáner con software de OCR podrá escanear documentos automáticamente en archivos PDF o Word con capacidad de búsqueda. Todos ellos tendrán que estar fechados y clasificados para que puedan ser consultados de manera rápida y sencilla.
8. El almacenamiento temporal y la posterior destrucción es mucho más sencilla.
Todos los documentos que han sido escaneados en copias digitales deben ser trasladados a una unidad de almacenamiento externa durante uno o dos meses para garantizar que no ha habido ningún error durante su registro. Cuando expira este período de almacenamiento los documentos pueden ser destruidos. Una empresa especializada en la destrucción de documentos garantizará la destrucción de todos los datos sensibles. Elimina las tentaciones y asegura que los empleados van adaptándose gradualmente a una oficina digitalizada. Se debe exigir al personal que se inscriba en las opciones de facturación sin papel, de modo que envíe por correo electrónico las facturas y los recibos en lugar de enviarlos por correo postal. Las empresas pueden querer conservar la opción de imprimir en algún lugar del edificio, pero reservando el acceso a las herramientas.
9. La amplia oferta tecnológica nos ayuda a resolver todos los problemas.
La variedad tecnológica proporciona una alternativa digital al papel para cada necesidad que surja en la oficina. Por ejemplo, los servicios en línea como eFax y FaxZero pueden sustituir a los teléfonos fax tradicionales, y Google Docs permite que varias personas trabajen al mismo tiempo en un documento. Las herramientas basadas en la nube, como SurveyMonkey, ofrecen servicios gratuitos para realizar encuestas, y los sistemas de transferencia de archivos como Dropbox permiten compartir informes y fotografías de gran tamaño. Con la aplicación TurboScan, los empleados pueden hacer fotografías de documentos con smartphones, crear archivos PDF y enviarlos por correo electrónico. Estos son sólo algunos ejemplos sobre cómo el uso de herramientas digitales puede ayudar a las empresas a alcanzar su objetivo de eliminar el uso del papel, pero no serán suficientes por sí solas. Cuando la tecnología está elegida en base a una planificación cuidadosa, todas las empresas podrán partir con confianza hacia una oficina totalmente digital.
Oficina digital
Renunciar al uso de papel puede resultar algo abrumador, pero hay grandes recompensas para las empresas dispuestas a afrontar el reto.
- Imprimir en un mundo sin papel.
- El futuro de la gestión documental.