Convertirse en una oficina sin papel es un objetivo deseable para la mayoría de las organizaciones. Esto significa reducir el consumo de papel, que se traducirá en el ahorro de dinero, la agilización de los procesos de negocio y, por último, pero no menos importante, la protección del medio ambiente.
Dejar de usar el papel, una cuestión de equilibrio.
Incluso si las empresas no logran un entorno 100% libre de papel, pueden dar pasos de gigante. Escoger bien el camino correcto es la parte difícil, pero con una planificación cuidadosa cualquier negocio logrará sus objetivos.
1. El tiempo es oro y la ausencia de papel evita gastos innecesarios.
Los entornos sin papel ofrecen grandes ventajas en la era digital. Una de las más importantes es que ahorra tiempo a los empleados. Archivar documentos ya no supone tener que imprimirlos lentamente y buscarlos manualmente más tarde. El almacenamiento digital puede realizarse en segundos, así como la consulta de los archivos, que se podría llevar a cabo con una búsqueda rápida en el ordenador. La reducción de las horas de trabajo de los empleados dedicadas a tareas de menor importancia es, por lo tanto, bastante significativa.
2. Ahorra espacio y dinero en costes fácilmente evitables.
El almacenamiento digital también permite ahorrar espacio físico. Las cajas de archivos de papel que se han ido acumulando a lo largo del tiempo han exigido la necesidad de tener salas especiales para su almacenamiento. Liberar espacio es una de las razones por las que las oficinas sin papel también tienden a ser más baratas de gestionar, ya que no hay necesidad de invertir en instalaciones de almacenamiento. Pero también hay muchos otros ahorros derivados de la supresión de los costes anuales de tinta, tóner y gastos de envío. Las investigaciones sugieren que esto se traduce en el ahorro de una media de 100 libras al año por empleado. Para una organización de 500 empleados, deshacerse de estos procesos en papel supone un ahorro anual de 50.000 libras.
3. Adopta la digitalización para eliminar fronteras y olvidarte de la distancia.
Otra ventaja es que el almacenamiento en la nube permite el acceso instantáneo sin importar las fronteras geográficas. Esto es especialmente útil en organizaciones multinacionales. Si un empleado en Londres quiere acceder a un documento de un compañero de trabajo en Australia, pero es de madrugada en Sydney, no importa. Con una oficina digital, el trabajador londinense se conecta al almacenamiento en nube de la empresa, busca el archivo y trabaja con él al instante.
4. Refuerza la seguridad en la gestión de datos.
Los datos, una vez digitalizados, también pueden ser más seguros. Las empresas deben asegurarse de que sus datos estén cifrados y almacenados en una nube privada o en un servidor de datos de la empresa donde es posible restringir el acceso. Es evidente que los archivos digitales no corren el riesgo de ser destruidos en un incendio o robados, sin embargo, garantizar la seguridad es un tema bastante complejo. Algunas empresas podrían preferir almacenar datos en papel especialmente sensibles dentro de cajas fuertes para protegerse de los hackers. Una vez más, hay que pensar mucho para encontrar las políticas adecuadas que se adapten a cada organización.
