¿Cuál es el futuro de la gestión de contenidos?

Revisar registros y documentos ocupa de media, casi dos tercios de la jornada de un trabajador, lo que obliga a las empresas a utilizar sistemas de gestión de contenidos empresariales (ECM) para hacer frente al enorme volumen de información. Estas herramientas permiten a las organizaciones coordinar toda su documentación en una única plataforma.

Muchas empresas se han dado cuenta de que están listas para desarrollar y, en algunos casos, incluso para abandonar estos sistemas y adoptar la flexibilidad que brinda la gestión de contenidos basada en la nube. Estamos seguros de que la capacidad de la nube para acelerar la colaboración, facilitar la creación de aplicaciones innovadoras y ofrecer almacenamiento permanente a un precio bajo, puede suponer el futuro de la gestión de contenidos.

Así ha sido la evolución de los gestores de contenidos (ECM) durante todos estos años.

Los gestores de contenidos han existido desde hace un cuarto de siglo y han mejorado a lo largo de los años, aunque han seguido conservando las características clave del conjunto de tecnologías en el que están basadas, las cuáles les llevó a gozar de un gran éxito. Los propietarios de negocios a veces se han sentido angustiados por el número de características técnicas, particularmente porque las organizaciones han tenido que incorporar más de un ECM, y a veces incluso uno por departamento. La agrupación de todos los software en un único sistema ha resultado ser un trabajo muy difícil para los departamentos IT.

La gestión de contenidos se encuentra en un claro período de transición de los softwares ECM a las plataformas en la nube. Tal y como muestra un estudio realizado por AIIM, cada vez son más las empresas que eligen servicios cloud u opciones híbridas que les ayuden a gestionar toda la documentación de la organización, utilizando un método más rentable y sencillo. Sin embargo, los modelos híbridos conllevan riesgos, como la ubicación de la información, la depreciación de las inversiones en productos hardware y el esfuerzo que conlleva cambiar de tecnología que, si se realiza de forma rápida, puede dar lugar a elevados costes y complicaciones, especialmente si la infraestructura aún no está preparada para tal cambio.

La tecnología cloud es el futuro.

Todos los problemas con los software de gestión de contenido empresarial (ECM), hicieron que Gartner considerara que la tecnología debería, quizás, pasar a la nube. La empresa de investigación presentó el nuevo concepto de la gestión de contenidos, como algo más flexible y dinámico. En lugar de aceptar un sistema independiente, las empresas diseñarían sus propios sistemas a medida. La terminología es menos importante que comprender que el entorno empresarial está cambiando, y las empresas tienen cada vez más dificultades para gestionar la abrumadora cantidad de contenidos y datos de un sinfín de dispositivos. La investigación respalda la opinión de Gartner de que una solución ECM está siendo reemplazada en cierta medida. Una encuesta llevada a cabo por AIIM a 231 empresas a principios de este año, mostró los altos niveles de interés de estos en el cambio de los sistemas de gestión de contenidos. Sólo el 15% de los encuestados afirmaron tener la intención de escoger una solución descentralizada, mientras que un tercio eligió una solución basada en la nube y otro 51% afirmaron estar desarrollando una solución híbrida que combinaba la gestión de contenidos local con los servicios en la nube. El enfoque híbrido es comprensible si se considera cuánto dinero se ha gastado a lo largo de los años en las soluciones anteriores. Las herramientas híbridas pueden ser una solución temporal eficaz cuanto más servicios de contenido se muevan hacia la nube. "Markets and Markets" han pronosticado que el tamaño de los servicios de gestión de contenidos empresariales (ECM) en la nube crecerá de 9.770 millones de dólares en 2017 a 34.420 millones de dólares en 2022.

Los servicios en la nube ofrecen valiosas ventajas.

Una de las ideas que impulsaron la implementación de los anteriores ECM fue la de poner el contenido de manera online, pudiendo acceder a él de manera más fácil que en papel. Así, trabajadores de cualquier parte del mundo o incluso aquellos que trabajan en diferentes husos horarios, pueden colaborar fácilmente accediendo a documentos en la nube desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.

Trabajar con contenido en la nube también atrae a los millenials, que constituirán las tres cuartas partes de la fuerza laboral en el 2020, los cuales esperan poder utilizar las tecnologías automatizadas más sofisticadas. Además, en la nube, el almacenamiento adicional está siempre disponible para una empresa que esté buscando expandirse.

Agilizar procesos para que las empresas consigan más.

Al establecer la gestión documental en la nube, se reducen las grandes inversiones en hardware local. El departamento IT gasta menos dinero en los costes iniciales de los ECM y no tiene que perder tiempo garantizando continuamente su correcto funcionamiento. Como resultado, los profesionales IT pueden centrarse en trabajar en soluciones innovadoras para modernizar la experiencia del usuario, como el desarrollo de interfaces y nuevas aplicaciones. 
El departamento IT no es el único que se beneficia del almacenamiento basado en la nube. Esta solución además, facilita la automatización de las tecnologías necesarias para la gestión de las deudas, de contratos, de correspondencia y de facturas. La gestión de contenidos en la nube permite que todo, desde los inventarios hasta los contratos, se recojan en un solo lugar y se compartan con los empleados autorizados, además facilita la comunicación entre los distintos departamentos de la empresa, como el jurídico, el de recursos humanos y el financiero.

La nube como base central de la innovación.

Ya existen algunos ejemplos innovadores de gestores de contenidos basados en la nube que están entusiasmando a los usuarios por su capacidad de aprovechar la flexibilidad de los servicios. En lugar de comprar sistemas listos para usar que simplemente están diseñados para administrar contenido, estos gestores pueden integrar más fácilmente la administración de contenido y los procesos de negocio.

IBM ha afirmado que muchas organizaciones están combinando en la nube sus gestores de contenidos y procesos colaborativos, que antes estaban organizados de manera separada. Algunas empresas también creen que el siguiente paso para el desarrollo de la tecnología en la nube será el uso de la robótica y la IA para obtener información útil a partir del contenido almacenado, en lugar de hacerlo a partir de grandes datos. El desarrollo de estas nuevas herramientas tiene el potencial de revolucionar la gestión de contenidos en la nube. Los beneficios para aquellos negocios que dejen atrás sus sistemas anteriores y den el salto a la nube serán exponenciales.