Change language
Change country

Las áreas de la gestión documental [Infografía]

Mediante la gestión documental, las empresas comparten y gestionan la documentación de su empresa.
Gestión documental

Mediante la gestión documental, las empresas comparten y gestionan la documentación de su empresa así como su flujo a través de toda la organización. En la actualidad todo esto se realiza mediante software especializado que permite reducir tiempos y costes automatizando todos los procesos.

Las posibilidades de estos sistemas de gestión documental son muchas y muy beneficiosas. Entre otras cosas permiten:

  • Controlar el acceso a los documentos así como el tipo de acciones que se pueden realizar sobre ellos.
  • Centralizar el acceso a todos los documentos posibilitando la colaboración entre distintas partes interesadas.
  • Aumentar la seguridad en el acceso, la custodia y los backups de toda la documentación.
  • Ahorrar tiempo en la búsqueda de documentación así como en los costes de almacenamiento y gestión.
  • Minimizar la duplicidad y redundancia de documentos.
  • Automatizar tareas mediante workflows que posibilitan la integración de los documentos en los distintos procesos de negocio de la organización.
  • Intercambiar documentos con otras partes interesadas fuera de la organización.
  • Mejorar la satisfacción de clientes y empleados. 

Para ello se trabajan algunas áreas imprescindibles que cualquier sistema de gestión documental debe integrar y optimizar:

  • Almacenamiento
  • Clasificación
  • Recuperación
  • Seguridad
  • Custodia
  • Gestión y Distribución
  • Workflow
  • Creación
  • Autenticación 

Una vez trabajadas y dependiendo de la naturaleza de cada empresa, una solución de gestión documental que captura, almacena y recupera documentos impresos y electrónicos puede brindar enormes beneficios clave a la organización. Ayuda a la empresa y a todas las partes interesadas en la documentación que se genera, a administrar mejor los riesgos, ahorrar tiempo, dinero e incluso mejorar el medio ambiente.

En esta infografía te mostramos de forma clara e intuitiva las 9 áreas clave de la gestión documental así como las posibilidades y beneficios que una gestión documental bien diseñada aporta.

 

Te recomendamos:

Business Process Management: 100% procesos, 100% resultados.

 

Digitalización empresarial desde cero

También te puede interesar

Digitalización empresarial desde cero

Artículos relacionados:

  • Qué es y cómo se hace la optimización de procesos

    Antes de abordar una optimización de procesos, tenemos que tener claro en qué consiste.

  • Firma electrónica avanzada ¿sabes lo que es?

    Firma electrónica: qué es, tipos y cómo integrarla en nuestros procesos de negocio.

  • Gestión documental y organización de archivos

    Descubre por qué debes dedicar recursos económicos a sustituir tus archivos físicos por digitales.

Las cookies y su privacidad.

Utilizamos cookies esenciales para hacer que las interacciones con nuestro sitio web sean fáciles y efectivas, cookies estadísticas para comprender mejor cómo se utiliza nuestro sitio web y las cookies de marketing para adaptar la publicidad para usted. Puede seleccionar sus preferencias de cookies usando el botón 'Preferencias' a continuación, o seleccionar 'Acepto' para continuar con todas las cookies.

Preferencias de cookies

Utilizamos cookies para asegurarnos de que nuestro sitio web funciona correctamente o, ocasionalmente, para proporcionar un servicio a su solicitud (como la gestión de sus preferencias de cookies). Estas cookies están siempre activas a menos que configure su navegador para bloquearlas, lo que puede provocar que algunas partes del sitio web no funcionen correctamente.

Estas cookies nos permiten medir y mejorar el rendimiento de nuestra web.

Estas cookies solo se colocan en caso de que usted dé su consentimiento. Utilizamos cookies de marketing para hacer un seguimiento de las páginas que visita de nuestra web para mostrarle contenido según sus intereses y para mostrarle anuncios personalizados. Si no desea aceptar estas cookies por favor marque esta casilla.