Mediante la gestión documental, las empresas comparten y gestionan la documentación de su empresa así como su flujo a través de toda la organización. En la actualidad todo esto se realiza mediante software especializado que permite reducir tiempos y costes automatizando todos los procesos.
Las posibilidades de estos sistemas de gestión documental son muchas y muy beneficiosas. Entre otras cosas permiten:
- Controlar el acceso a los documentos así como el tipo de acciones que se pueden realizar sobre ellos.
- Centralizar el acceso a todos los documentos posibilitando la colaboración entre distintas partes interesadas.
- Aumentar la seguridad en el acceso, la custodia y los backups de toda la documentación.
- Ahorrar tiempo en la búsqueda de documentación así como en los costes de almacenamiento y gestión.
- Minimizar la duplicidad y redundancia de documentos.
- Automatizar tareas mediante workflows que posibilitan la integración de los documentos en los distintos procesos de negocio de la organización.
- Intercambiar documentos con otras partes interesadas fuera de la organización.
- Mejorar la satisfacción de clientes y empleados.
Para ello se trabajan algunas áreas imprescindibles que cualquier sistema de gestión documental debe integrar y optimizar:
- Almacenamiento
- Clasificación
- Recuperación
- Seguridad
- Custodia
- Gestión y Distribución
- Workflow
- Creación
- Autenticación
Una vez trabajadas y dependiendo de la naturaleza de cada empresa, una solución de gestión documental que captura, almacena y recupera documentos impresos y electrónicos puede brindar enormes beneficios clave a la organización. Ayuda a la empresa y a todas las partes interesadas en la documentación que se genera, a administrar mejor los riesgos, ahorrar tiempo, dinero e incluso mejorar el medio ambiente.
En esta infografía te mostramos de forma clara e intuitiva las 9 áreas clave de la gestión documental así como las posibilidades y beneficios que una gestión documental bien diseñada aporta.
