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La gestión documental: pasado, presente y futuro

¿Hasta dónde evolucionarán estos sistemas?
La gestión documental: pasado, presente y futuro

La transformación digital es el reto de muchas empresas, pero el obstáculo que suelen encontrar es que desconocen por dónde empezar. En este sentido, una de las formas más sencillas de iniciar un proceso de transformación digital en una organización es implementar un sistema de gestión documental a la vez que se realiza un cambio de cultura empresarial para adaptarse a esa nueva situación.

Las empresas se han dado cuenta de que almacenar y organizar archivos de forma eficiente puede aumentar la productividad y la competitividad, a la vez que elimina los problemas que supone la gestión de documentos en papel. 

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El pasado y presente de la gestión documental

En los años 80 comenzaron a desarrollarse software que combinaran documentos en papel con nuevas tecnologías digitales. Al principio, la gestión documental se refería a la gestión de documentos físicos únicos como contratos, documentos impresos o fotografías, por ejemplo.

Durante los años 90 y 2000 la gestión documental fue creciendo cada vez más y hoy en día se refiere a todos los documentos y archivos físicos y electrónicos. De esta forma, en la actualidad los sistemas de gestión documental aportan seguridad, almacenamiento de metadatos e indexación y recuperación. Todo esto permite a las empresas organizar su información y encontrarla fácilmente. 

 

La gestión documental del futuro y la nube

La gestión de documentos del futuro no solo tratará de lograr la organización de la información y la recuperación, sino que también apostará por la utilización de la nube, lo que permitirá el aumento de la productividad y la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar del mundo.

El trabajo a distancia es un factor clave en las empresas actuales, de hecho cada día aumenta el número de trabajadores que trabaja desde otro país, desde casa o mientras viaja. En este panorama una gestión documental que sea flexible es esencial para las empresas. La nube permite que los trabajadores puedan acceder a la documentación desde cualquier lugar y conectarse con otros empleados independientemente de donde se encuentren y en tiempo real.

Sin embargo, actualmente las empresas encuentran diversas dificultades a la hora de implantar soluciones de gestión documental. De hecho en base a la encuesta denominada “La oficina digital: mejorando nuestra forma de trabajar” podemos destacar datos como los siguientes: solo el 22% de las empresas encuestadas utiliza la circulación automatizada de agendas y actas, el 15% comparte mediante archivos en la nube y el 31% entiende que los sistemas ECM que utilizan son demasiado complicados.

En cualquier caso, la implantación en una empresa de un sistema de gestión documental debe basarse en un cambio de la cultura de la organización, de forma que apueste por la colaboración, la creatividad y la innovación. Junto con el cambio de cultura es preciso un liderazgo que apoye el cambio. No se puede olvidar que a lo largo de la historia se pueden encontrar numerosos ejemplos de empresas que se han centrado en la tecnología olvidando trabajar en capacidades de organización que ayudaran en la transformación. 

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