Digitalización empresarial: qué es, ventajas, seguridad y herramientas

La digitalización se refiere a la acción o proceso de conversión de datos analógicos a formato digital. Sin embargo, en la actualidad existe algo de confusión, ya que se utiliza el término digitalización tanto cuando nos referimos a la digitalización de documentos como cuando queremos hablar de la digitalización de negocios, organizaciones o procesos. 

La confusión proviene, probablemente, de los términos ingleses Digitization y Digitalization, ambos muy parecidos y que muchos profesionales en ese idioma también tienden a confundir.

1. ¿Qué es ‘digitalización’? Diferencia entre digitalizar documentación y digitalizar un negocio

Podemos definir la digitalización como el proceso de conversión de flujos analógicos individuales de información en bits digitales (ceros y unos). Por el contrario, nos referimos a la digitalización de un negocio u organización como la forma en que esta organización se reestructura en torno a la comunicación digital y las infraestructuras de los medios digitales.

Digitalizar (de los físico a los digital)

En este primer caso, hablamos de “pasar por el escáner” documentación o información que se encontraba en formato papel o similar para después poder gestionarla mediante herramientas y soluciones de gestión documental, pudiendo incluir a partir de entonces esa documentación digitalizada en flujos de trabajo y asociarla a los diferentes procesos de la empresa.

Se trata, por tanto, de crear una versión digital (bits y bytes) de elementos analógicos o físicos, como documentos en papel, imágenes en microfilm, fotografías, sonidos, etc. Así pues, consiste, simplemente, en convertir y/o representar algo no digital en un formato digital que luego puede ser utilizado por un sistema informático para diferentes usos.

Digitalizar no significa reemplazar el documento original (imagen, sonido, etc). Aunque algunas veces si puede destruirse ese original, siempre y cuando después de haber sido digitalizado, los requisitos legales lo permitan (de no ser así, es necesario conservarlo).

Así, en un contexto comercial digitalizamos documentos por una razón: utilizamos los datos digitales extraídos de soportes físicos, para automatizar procesos de negocios y flujos de trabajo.

Digitalizar negocios, organizaciones o procesos

En el segundo caso nos referimos al proceso de cambio de analógico a digital más global. La digitalización en este sentido significa que las empresas usan la tecnología para interactuar con personas (externas e internas) con el fin de abordar necesidades particulares.

Para digitalizar un negocio se habilitan, mejoran y transforman las operaciones de la empresa así como sus funciones, modelos, procesos y actividades a través de la tecnología. Para ello se utilizan una amplia gama de datos digitalizados, contextualizados y preparados para poder ser procesados y que aporten el conocimiento necesario para conseguir un beneficio específico.

En una digitalización de empresas se necesita digitalizar información pero su significado es más amplio y en el centro de esta digitalización de negocios se encuentran los datos. Se trata de sistemas de participación y sistemas de conocimiento, aprovechando datos y procesos digitalizados.

En una empresa digitalizada la fuerza laboral funciona de manera diferente a la tradicional. Se utilizan herramientas digitales como dispositivos móviles, colaboración social y plataformas de comunicación unificada. Estos son ya sistemas digitales, lo que permite trabajar de una manera más “digital”, creando a su vez nuevas oportunidades.

2. La digitalización como medio para mejorar tus procesos comerciales

Las expectativas de los clientes en los últimos años han cambiado. Gracias a compañías como Amazon, los clientes ahora esperan que cualquier organización entregue sus productos y servicios rápidamente y con una experiencia de usuario perfecta.

Los clientes quieren iniciar sesión en la web de su compañía de electricidad y ver un informe en tiempo real de su consumo. Esperan comprar un teléfono de su proveedor de telecomunicaciones y activarlo y configurarlo de inmediato. Quieren que los préstamos bancarios se aprueben en pocos minutos. Esperan que sus proveedores tengan acceso a todos los datos que ya proporcionaron y que no hagan las mismas preguntas una y otra vez. Se preguntan por qué un banco necesita que traigas tus nóminas para demostrar tu salario cuando tu empresa está depositando el dinero directamente en el banco cada mes.

Muchas de las organizaciones más tradicionales no pueden cumplir estas expectativas y como resultado pierden competitividad.

Aunque los clientes lo expresarán de forma diferente, lo que están exigiendo a las empresas es que revisen sus procesos de negocio y los digitalicen. Que tengan interfaces más intuitivas, que estén siempre disponibles, que les hagan sentir especiales con un tratamiento personalizado, coherencia total en todos los medios y cero errores. Pero es que además, cuando las empresas hacen todo esto bien, también pueden ofrecer precios más competitivos.

Digitalizando procesos para cumplir las expectativas del cliente

Para cumplir con estas altas expectativas del cliente, las empresas deben acelerar la digitalización tanto de su documentación como de sus procesos comerciales. Pero deberían ir más allá de simplemente automatizar un proceso existente. Deben reinventar todo el proceso comercial:

• Reducción de la cantidad de pasos requeridos
• Reducción de la cantidad de documentos
• Desarrollo de una toma de decisiones automatizada
• Tratamiento de problemas regulatorios y de fraude

Para ello será necesario rediseñar los modelos operativos, las habilidades, las estructuras organizativas y los roles de forma que coincidan con los procesos reinventados. Los modelos de datos también deben ajustarse y reconstruirse para permitir una mejor toma de decisiones, seguimiento del rendimiento y perspectivas del cliente.

Los beneficios son enormes: mediante la digitalización, los costes pueden reducirse hasta en un 90 % y los tiempos de respuesta se pueden mejorar en varios órdenes de magnitud.

Además, la sustitución de procesos manuales y de papel por software permite a las empresas recopilar automáticamente datos que permiten comprender mejor el rendimiento del proceso, los factores de coste y las causas del riesgo. Los informes y cuadros de mando en tiempo real permiten a los administradores abordar los problemas antes de que se vuelvan críticos. Por ejemplo, los problemas de calidad de la cadena de suministro pueden identificarse y tratarse más rápidamente al monitorizar el comportamiento de compra de los clientes.

3. La seguridad en la digitalización y cómo le afecta GDPR

Las ventajas de un proceso de digitalización son bastante conocidas. Desde una mayor productividad hasta más espacio de oficina. Sobre todo cuando la digitalización no se limita a la documentación sino que la ampliamos a la empresa al completo. De esta forma obtenemos muchos beneficios relacionados con una mejora en los resultados.

Pero no se debe comenzar un programa de digitalización de la empresa pensando que todo lo que se obtendrán son beneficios. La seguridad corporativa siempre debe tenerse en cuenta, independientemente de lo que se haga en el negocio.

La digitalización es un proceso relativamente nuevo para muchas empresas. Si bien es posible que se hayan escaneado algunos documentos antes, la digitalización completa de sus procesos implica hacer negocios online o trabajar en la nube. Y esas son actividades relativamente nuevas para muchas empresas. Y, como ocurre con todo lo nuevo, no siempre somos conscientes de todas las preocupaciones y riesgos de seguridad que están involucrados.

Las siguientes son algunas de las fuentes más comunes de amenazas de seguridad para una empresa que inicia su digitalización:

• Dispositivos móviles. Casi todos los empleados llevan consigo al trabajo al menos un dispositivo móvil y muchos de ellos dos. Sin embargo, la mayoría de empresas son poco estrictas para protegerlos. Los dispositivos móviles son fáciles de robar y pueden ser atacados desde dispositivos cercanos, o incluso a través de mensajes de texto.
• Error humano. Muchas infracciones son el resultado de un error humano. Contraseñas demasiado simples, dispositivos perdidos y ordenadores desatendidos. Todos los sistemas, tanto online como locales, deben estar protegidos con un acceso que dependa del rol de usuario. Por otro lado, todos los empleados deben estar al tanto de las posibles consecuencias de sus acciones.
• Fraude interno. Sin controles internos adecuados, cualquier empleado puede tener acceso a información que va más allá de lo que requieren sus roles.
• IoT. Tener todo conectado a la red, desde sus sistemas de alarma hasta el termostato del sistema de aire acondicionado, trae muchas ventajas, pero siempre conectado significa siempre vulnerable. Hay que tener cuidado con eso.

La digitalización aumenta la cantidad de información a proteger

A medida que las empresas aumentan su digitalización, se encuentran con la necesidad de administrar conjuntos de datos cada vez más grandes que a menudo incluyen datos personales críticos y sensibles sobre personas, tanto clientes como empleados.

Esta información es un activo con un valor incalculable, pero también implica responsabilidad y riesgo. Es necesario generar confianza para asegurar a los clientes que sus datos están seguros.

La Unión Europea ha tomado la delantera para abordar este asunto de manera definitiva. El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) entrará en vigor este próximo mes de mayo. Se trata de una regulación con reglas estrictas sobre cómo los datos personales, tanto de los de clientes como empleados, pueden ser usados y protegidos. Las reglas son directamente aplicables a todos los estados miembros de la UE y a los ciudadanos de la UE, y también afecta a las empresas internacionales con operaciones o clientes de la UE. La regulación establece una multa administrativa del 4 %, basada en los ingresos mundiales, por incumplimiento.

¿Perjudica GDPR a la digitalización empresarial?

Muchas empresas ven a GDPR como un obstáculo para la digitalización. Temen que unas reglas más estrictas de protección de datos puedan limitar lo que pueden hacer en el comercio digital y que necesitarán implementar nuevos procedimientos para proteger tanto los datos de los clientes como los de los empleados. También les preocupa que el dinero que necesitan gastar para cumplir con GDPR desvíe los recursos de otras iniciativas digitales. Además, cuestionan si las normas europeas más estrictas pondrán a las empresas europeas en desventaja para una competencia global.

Sin embargo, una sólida protección de datos es un factor clave para mejorar las ofertas de servicios y el comercio digital. Las reglamentaciones que aseguran a los consumidores que pueden confiar en los proveedores dan un resultado positivo, ya que alientan a los consumidores a hacer más negocios.

Cuanto más alto es el nivel de confianza del cliente con respecto a la seguridad de los datos, más datos están dispuestos a compartir. Y esta información se puede usar para mejorar y orientar las ofertas. Al mismo tiempo, es probable que los consumidores eviten las empresas que consideran descuidadas con los datos.

El manejo adecuado de la protección de datos también afecta las inversiones. Ser más transparente sobre las violaciones de datos genera un clima adecuado para invertir en las empresas.

Por tanto, el cumplimiento de GDPR realmente puede impulsar la digitalización en Europa. GDPR también hace que sea más fácil que las empresas dentro de la Unión Europea operen más allá de la frontera de su país ya que las regulaciones de protección de datos nacionales van a quedar armonizadas.

El proceso de cumplimiento también obligará a las empresas a revisar sus prácticas de manejo de datos para comprender la cantidad y los tipos de datos que poseen. Esto brinda la oportunidad de evaluar si los datos se pueden usar para crear una ventaja competitiva y si las prácticas de gestión de datos de la empresa se optimizan tanto desde la perspectiva del negocio como del usuario final.

Prepararse para GDPR puede ser un catalizador para dar los pasos necesarios para desarrollar capacidades digitales sólidas, como la adopción de técnicas sofisticadas para la gestión de datos maestros de clientes.

Por otro lado, si nos centramos únicamente en la digitalización de documentos, nos damos cuenta que escanear documentos tiene ahora más sentido que nunca. Digitalizar y trabajar con esos documentos de forma digital te permite un control total. Brinda acceso inmediato y controlado a los documentos que se necesitan, con un sistema de búsqueda fácil y un sistema de seguridad capaz de bloquear la documentación para que solo pueda ser vista por aquellas personas que la necesitan.

La digitalización de la documentación puede hacer que los temores a sanciones GDPR sean cosa del pasado.

4. Implanta una solución ECM como Solpheo Suite

Solpheo Suite es una plataforma segura y fiable que permite a tu empresa gestionar y proteger toda tu información digital pudiendo trabajar tanto en local como en la nube. Se trata de una suite preparada para dar soporte a GDPR con las siguientes funcionalidades:

• Unificación de la gestión de todo el contenido de la empresa
• Búsquedas en tiempo realSistemas de encriptación
• Factor doble de autentificación con restricción de acceso sin ninguna herramienta adicionalIdentificación de patrones que permiten localizar información sensible
• Recuperación de desastres
• Control de acceso lógico y físico

Con Solpheo puedes asegurar la integridad de las copias de seguridad evitando el robo o pérdida de la información, permitiendo además una total trazabilidad de la actividad que se realiza, lo cual facilita el cumplimiento de normas y políticas.

Automatizando los procesos de digitalización con Solpheo Suite

La captura de Solpheo Suite tiene una amplia capacidad e incluye tanto la captura de ficheros como de documentación en papel o de documentos digitales. Las posibilidades de captura son muy amplias:

• Integración con máquinas Kyocera. Si posees máquinas Kyocera la integración es máxima ya que Solpheo puede ser embebido.
• App móvil. Solpheo dispone de una app móvil nativa tanto para sistemas Android como iOS que permiten adjuntar fotografías y otro contenido al que puedas tener acceso con el dispositivo móvil.
• Navegador. A través de un navegador web es posible arrastrar y soltar documentos para que sean subidos.
• Automatismos. Es posible crear automatismos como estos: Se pueden configurar rutas predefinidas de escaneo que Solpheo revisa de forma periódica para recoger de allí todo el contenido que dejemos. Además, Solpheo puede monitorizar buzones de correo para capturar el correo, los adjuntos que contenga o ambas cosas, y hacerlo en base a un criterio.
• Captura de contenido: Códigos de barras. Conexión ODBC. OCR de plantillas. OCR de contenido. OCR inteligente. Nombre del fichero para poder indexarlo. Diversas APIs de conexión con terceros.

5. Artículos y guías complementarias

Soluciones y recursos para digitalización

• Solpheo Suite: la única herramienta de BPM, ECM y trabajo colaborativo
• SOLPHEO SUITE: ¡Saca el máximo partido a la gestión de tus documentos!SOLPHEO – Eleva tu negocio a otro nivel
• Solpheo Suite – Formación
• Solpheo Suite – Documentación
• ¿Quieres saber cómo empezó Solpheo Suite?

Guías

• La digitalización de facturas de proveedor como un paso a la digitalización empresarial
• Alcanzando la transformación digital a través de la digitalización y automatización de los procesos de negocio

Artículos

• Claves para la digitalización empresarial
• Digitalización de documentos: el Big Data
• Entornos de trabajo eficientes, el paso ineludible para una acertada digitalización
• Lo que necesitas saber sobre digitalización certificada de facturas
• Tendencias en digitalización de documentos que debes saber
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