¿Por qué la impresión es esencial, incluso al mejorar la movilidad?

Con profesionales teletrabajando, garantizar un acceso seguro a la impresión es crucial.
Diseñador mirando su smartphone

El software de gestión de movilidad empresarial (EMM) está llevando a las empresas a estar cada vez más cerca de contar con oficinas sin fronteras. Pero muchas organizaciones aún no disponen de una solución que permita a los empleados imprimir documentos fácilmente en cualquier momento y en cualquier lugar. La solución de impresión de movilidad adecuada se integra con los sistemas EMM existentes, ahorrando costes, manteniendo la seguridad y mejorando la eficiencia empresarial.

La impresión móvil es fundamental en un mundo con tantos cambios como es el digital. En las organizaciones hay una tendencia clara hacia la oficina digital, pero no es muy común que se deje de imprimir por completo. A pesar de importantes innovaciones como DocuSign, hay muchos casos en los que la impresión sigue siendo la opción preferida. Para sacar el máximo provecho a sus soluciones de movilidad empresarial, las empresas deben garantizar que los empleados que trabajan a distancia disfruten de los mismos privilegios que aquellos que lo hacen en las oficinas. Uno de ellos es el de poder imprimir documentos utilizando sus dispositivos móviles, cuando quiera y donde quieran.

Establecer una solución de impresión es fundamental para facilitar la movilidad.

Primero plano de una mano cogiendo un documento de una multifuncional

Incluso cuando se está trabajando lejos de la oficina, una tendencia cada vez más común, los profesionales necesitan poder imprimir. Asegurarse de que pueden hacerlo de forma eficaz, segura y sin complicaciones es clave para lograr la movilidad empresarial de cualquier empresa que desee optimizar su forma de trabajar.

Trabajar desde cualquier sitio.

Gestionar la movilidad empresarial es una tarea fundamental para cualquier organización moderna. Hoy en día la mayoría de los trabajadores realizan una parte importante de su trabajo fuera de las oficinas y desde dispositivos móviles. Existe una creciente tendencia a trabajar en cualquier lugar y con cualquier dispositivo que se encuentre a mano. Los smartphones, tablets y otros dispositivos portátiles facilitan una respuesta rápida a las necesidades de los clientes. En teoría, al eliminarse los límites geográficos, se reducen los costes y se aumenta la productividad y, además, la rapidez del servicio es uno de los mayores factores de diferenciación para los clientes, especialmente en sectores como la banca, los seguros y la sanidad.

Pero una estrategia de movilidad empresarial no está completa sin una estrategia de impresión móvil de calidad. Podemos mejorar la flexibilidad de las personas cuando les permitimos imprimir documentos de forma remota desde cualquier dispositivo, pero demasiadas empresas utilizan métodos aún primitivos y potencialmente peligrosos. Es una práctica común, por ejemplo, proporcionar a todos los dispositivos móviles que se encuentran en la misma red que los ordenadores de oficina de una organización la posibilidad de imprimir sin restricciones. El desastre está garantizado si los dispositivos móviles no cuentan con permisos, análisis o reglas. En primer lugar, esto es debido a que los dispositivos se unen a la misma red que los ordenadores que tienen que procesar datos sensibles de la empresa y, en segundo lugar, dar acceso a todos en todos los dispositivos móviles causa tanta confusión que los departamentos IT se sobrecargan de consultas.

Las herramientas de gestión de impresión son esenciales.

Lo que los usuarios de dispositivos móviles necesitan es acceso a herramientas de gestión de impresión similares a los que tienen los usuarios de ordenadores, los cuales determinan los privilegios de acceso. Para una gestión segura, el mejor método es integrar los dispositivos móviles en una solución EMM existente, como MobileIron o XenMobile. Existen varias tecnologías como ThinPrint Mobile Print que pueden llevar a cabo el proceso de integración. Estas herramientas permiten a un dispositivo móvil determinar a qué impresora o impresoras puede acceder un usuario. Una vez que el trabajador envía desde su dispositivo los documentos a imprimir, estos se pueden cifrar y almacenar en el sistema. El mejor método de recuperación es usar un código QR desde el dispositivo móvil, pero también funcionan bien las tarjetas de identificación o el uso de código PIN.

Para proteger aún más los dispositivos, una buena idea sería evitar que los documentos a imprimir pasen por la nube pública. Utilizando nubes privadas y centros de datos tradicionales es posible configurar el hardware, el almacenamiento de datos y la red para evitar que los usuarios no deseados accedan a la red. La implementación de una solución EMM sobre un centro de datos tradicional o una nube privada crea el nivel más alto de seguridad.

Las soluciones asequibles son una realidad.

Estas soluciones no tienen por qué ser caras ni tampoco hay por qué invertir en impresoras móviles, ya que la impresión móvil se puede integrar en la flota de impresoras existente. Cuando se utilizan los sistemas EMM de una empresa, no es necesario actualizar los routers ni las redes. El sistema está configurado para soportar una amplia gama de dispositivos tanto de sobremesa como portátiles y móviles.

La mayoría de los usuarios de dispositivos móviles son bastante hábiles a la hora de entender las nuevas aplicaciones, por lo que se pueden reducir costes haciendo que el sistema sea lo suficientemente sencillo como para que los mismos puedan hacerse cargo de su propio acceso a la impresora. La parte orientada a la experiencia del usuario consiste en facilitar la integración de los dispositivos de impresión en los sistemas iOS o Android de sus smartphones y ofrecer una aplicación para conectarse a varias impresoras de la red. Evitar las llamadas inútiles al servicio de asistencia del departamento IT debe ser una prioridad para todas las empresas. Con una solución bien diseñada, este departamento establecería los privilegios de acceso y los usuarios harían el resto.

Existen opciones seguras y fáciles de usar.

Las soluciones de movilidad empresarial permiten aumentar la eficiencia mediante la agilización de los tiempos de respuesta, aunque también se trata de reducir en costes. Los dispositivos móviles son más asequibles que los ordenadores de sobremesa o portátiles, por lo que la mayoría de las organizaciones están contentas de que los empleados los utilicen. Los iPads han evolucionado y la tecnología de pantalla separadas ya está disponible, lo que les hace ser opciones más que adecuadas para una amplia variedad de trabajos. Mientras tanto, la impresión sigue siendo importante para la mayoría de las organizaciones. A pesar de la tendencia hacia las oficinas digitales, nadie sabe lo que sucederá en dos décadas, pero por ahora permitir que los dispositivos móviles impriman de forma segura y fácil es una parte fundamental para garantizar la mejor solución de movilidad empresarial posible.

Movilidad

Las organizaciones pueden obtener grandes beneficios si hacen del trabajo móvil una oportunidad para sus profesionales.

  • Tu negocio crecerá con la transformación digital.

    Los planes de Transformación Digital reconocen la importancia de poder trabajar de manera remota.

  • La impresión en un mundo sin papel.

    La impresión sigue teniendo un rol importante en las organizaciones, incluso a medida que la sociedad se vuelve más digital.

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