Llevar a cabo una transformación digital para aprovechar los beneficios de la movilidad empresarial puede parecer una tarea abrumadora, pero es más fácil de lo que muchos esperan. Con una planificación clara y una estrategia adecuada, cualquier empresa puede impulsar la movilidad para crecer y expandirse sin grandes inversiones.

Escoger bien la tecnología es fundamental.

Las empresas deben considerar qué tecnologías mejorarán el rendimiento en su organización, ya sea haciendo la vida más fácil a los clientes o mejorando la productividad del personal. Un banco puede decidir, por ejemplo, utilizar una aplicación que permita a los clientes cobrar cheques a distancia sin tener que desplazarse hasta la sucursal, haciendo que tanto ellos como sus empleados ahorren tiempo. Sirva también otro ejemplo: una aseguradora de automóviles puede optar por introducir una aplicación móvil que permita a los clientes dar parte de los accidentes en el acto. Como se puede comprobar, estos cambios son cruciales y será fundamental decidir quién tomará estas decisiones.

Que los departamentos IT tomen estas decisiones de forma aislada no suele ser la mejor opción, ya que es poco probable que tengan la visión estratégica general necesaria. Por ello se aconseja establecer un centro de excelencia en movilidad empresarial que se sitúe entre el departamento IT y la empresa con representantes de todas las áreas de la organización, incluyendo Recursos Humanos, Marketing y Legal. Adoptando una visión holística y estableciendo políticas que proporcionen beneficios a todos se evitarían decisiones fragmentadas y aisladas.

¿Aplicaciones nativas o web?

Una de las decisiones clave que tiene que tomar el centro de excelencia de movilidad es si se debe desarrollar una aplicación nativa o una aplicación web. Cada solución tiene sus ventajas e inconvenientes. Las aplicaciones web son fáciles de crear y no requieren descargas (una ventaja para los visitantes ocasionales), pero son dificiles de navegar cuando la cobertura de Internet es escasa. Las aplicaciones nativas tienden a ser las preferidas por los clientes habituales y están disponibles incluso cuando no se tiene conexión, pero necesitan ser instaladas y están vinculadas a dispositivos específicos.

Para la mayoría de las empresas es una buena idea permitir que las interfaces de programación de aplicaciones (APIs) proporcionen a los usuarios móviles acceso a bases de datos back-end a través de sus aplicaciones móviles. Las APIs son ventanas en las aplicaciones, lo que significa que los clientes tienen un gran poder en sus manos. No obstante, las empresas deben tener cuidado con esto, ya que lo que hace que las APIs sean tan valiosas es lo que las convierte a su vez en un riesgo para la seguridad. Los hackers pueden usarlas para entrar en los servidores y no basta con seguir los métodos de seguridad convencionales. Toda estrategia de seguridad necesitará un replanteamiento para que una empresa pueda sacar el máximo partido de las APIs. Es esencial asegurar la integración del back-end y las transacciones entre el cliente y los servidores.

La gestión de documentos es el punto de partida.

Una estrategia de movilidad debe estar en el centro de la transformación digital de una empresa. Sin embargo, la instalación de un sistema de gestión documental (SGD) que almacena y recupera tanto documentos en papel como electrónicos es casi igual de importante. Los procesos manuales anticuados no son suficientes a día de hoy y una solución de gestión basada en software no sólo reducirá la necesidad de espacio físico de almacenamiento, sino que también reducirá el tiempo para recuperar documentos.

Un estudio de PWC asegura que las organizaciones pierden el 7,5% de todos sus documentos, y que los profesionales dedican una décima parte de su tiempo a leer información y hasta la mitad en buscarla. Dependiendo de la solución, un DMS puede recuperar archivos en segundos usando una frase o una sola palabra. Otra de las ventajas que ofrecen estos softwares es la de facilitar la colaboración con los compañeros y otras compañías, y la oportunidad de hacer copias de seguridad de documentos en papel en caso de incendio u otros desastres.

La mayoría de las empresas son conscientes de la necesidad de integrar soluciones digitales. Una reciente encuesta llevada a cabo por AIIM muestra que cuatro de cada cinco empresas afirman que la transformación digital es importante o muy importante para ellas, y que más de la mitad cree que esta disrupción traerá consigo grandes cambios en los próximos dos años. Sin embargo, sólo uno de cada cinco piensa que ya tiene o está a punto de tener todas las estrategias adecuadas para hacer frente a esta transformación. Cada empresa es ahora una organización tecnológica, independientemente de la industria a la que pertenezcan. Una estrategia móvil bien definida debe ser el eje de la transformación digital de una empresa. El IT les llevará a tomar las decisiones correctas sobre la tecnología y, en última instancia, se convertirán en un negocio más ágil.