Políticas de privacidad online

Esta Declaración de Privacidad describe los principios y normas sobre el tratamiento de datos personales de individuos, incluidos clientes, proveedores, socios comerciales y sus empleados, así como los usuarios que visitan los sitios web y canales de redes sociales de KYOCERA (“kyoceradocumentsolutions.es”), administrados por KYOCERA Document Solutions España, S.A. (“KYOCERA”, “Nosotros” o “Nos”). KYOCERA actúa como responsable del tratamiento de datos.

KYOCERA se reserva el derecho de modificar esta Declaración cuando sea necesario.

Puede descargar esta Declaración en formato pdf a continuación:

Introducción

KYOCERA procesa datos personales únicamente de acuerdo con los principios establecidos en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD UE 2016/679). En esta Declaración explicamos:

• Por qué y en qué base legal procesamos sus datos personales.
• Con quién compartimos sus datos personales.
• A qué países transferimos sus datos personales.
• Durante cuánto tiempo conservamos sus datos personales.
• Cuáles son sus derechos con respecto al tratamiento de sus datos personales.
• Cómo puede contactarnos y otra información importante.
  

¿Por qué estamos recogiendo sus datos personales?

a. Información a los sitios webs de Kyocera
Para permitirle acceder y utilizar los sitios web de Kyocera, procesamos su dirección IP, la URL solicitada, información sobre su navegador, sistema operativo, proveedor de servicios de Internet, fecha y hora de acceso, y el sitio web que visitó antes de acceder a los sitios web de Kyocera. Procesamos estos datos para proporcionar el contenido de nuestros sitios web en su dispositivo terminal. Kyocera transfiere estos datos a la nube de AWS en Irlanda para casos que puedan requerir solución de problemas y los almacena durante 7 días.

Kyocera procesa estos datos basándose en su interés legítimo de hacer que sus sitios web sean accesibles públicamente, artículo 6(1)(f) de RGPD.

b. Cookies
Para más información sobre cómo usamos cookies y otras tecnologías relacionadas en nuestros sitios web, consulte nuestra Declaración de Cookies

c. Boletín informativo, Newsletter.
Si es socio comercial o cliente de Kyocera, o si se suscribió para recibir nuestro boletín/newsletter, procesamos sus datos de contacto, como nombre y dirección de correo electrónico, para enviarle nuestro boletín y promocionar productos y servicios similares de Kyocera. En caso de que sea socio comercial o cliente de Kyocera, procesamos sus datos personales basándonos en el artículo 6(1)(f) de la RGPD, ya que Kyocera tiene un interés legítimo en promocionar sus productos y servicios. Si se suscribió al boletín, Kyocera procesa sus datos personales basándose en su consentimiento, artículo 6(1)(a) de la RGPD.

Almacenamos sus datos personales mientras se mantenga suscrito al boletín o hasta que recibamos su objeción. Luego, eliminaremos sus datos de contacto de nuestras listas de correo. Puede darse de baja fácilmente haciendo clic en el botón de cancelación de suscripción incluido en cada boletín.

d. Formulario de contacto y correo electrónico
Cuando nos contacta, por ejemplo, a través de uno de nuestros formularios de contacto en línea o por correo electrónico, utilizamos sus datos personales para responder a sus solicitudes, por ejemplo, brindarle soporte relacionado con nuestros productos y servicios.

Cuando nos proporciona sus datos de contacto, por ejemplo, para enviarle ebooks o boletines por correo electrónico, utilizaremos sus datos personales para estos fines. Puede darse de baja fácilmente haciendo clic en el botón de cancelación de suscripción incluido en el correo electrónico.

Kyocera procesa sus datos personales basándose en su interés legítimo de responder consultas de clientes (potenciales), artículo 6(1)(f) de la RGPD.

Conservamos sus datos personales durante el tiempo que dure su consulta y, en caso de que se apliquen las leyes españolas sobre administración empresarial, durante un período de 7 años.

e. Mi Kyocera
Si realiza negocios con Kyocera y es partner de Kyocera, puede iniciar sesión en su cuenta MiKyocera para acceder a contenido y/o realizar negocios con nosotros. Para procesar su registro, mantener su cuenta y entregar el contenido solicitado, Kyocera procesa su nombre, nombre de la empresa, correo electrónico empresarial y función laboral.

Procesamos estos datos personales basándonos en el artículo 6(1)(b) de la RGPD, ya que el procesamiento es necesario para cumplir con nuestras obligaciones contractuales. Además, compartimos su información con nuestras subsidiarias y proveedores de servicios externos para cumplir con dichas obligaciones, como la entrega de productos adquiridos. Kyocera almacena sus datos personales mientras utilice su cuenta MiKyocera y, posteriormente, en cumplimiento de las leyes españolas, durante 7 años.

f. Información de contacto comercial

Kyocera puede procesar datos personales de información de contacto comercial, como nombre, nombre de la empresa, correo electrónico empresarial y función laboral, que usted o su empleador nos proporcionen o que solicitemos como parte de un contrato. Procesamos estos datos personales basándonos en los artículos 6(1)(b) y (f) de la RGPD para comunicarnos sobre asuntos comerciales, gestionar contratos y cumplir con obligaciones de facturación y pago.

Estos datos pueden ser facilitados a un partner Kyocera para poder prestar el servicio comercial solicitado.

g. Redes Sociales
Kyocera utiliza varios canales de redes sociales para difundir información e interactuar con los usuarios en los siguientes portales de redes sociales en función de su interés legítimo en utilizar herramientas de comunicación actualizadas, artículo 6(1)(f) de la RGPD. Tenga en cuenta que Kyocera solo determina parcialmente los medios y propósitos de las respectivas actividades de procesamiento. Para obtener más información sobre las actividades de procesamiento de datos de los proveedores de redes sociales, incluida la creación de perfiles con fines de marketing, las transferencias de datos personales fuera de la UE, etc., y cómo ejercer sus derechos como interesado, siga el enlace de el respectivo proveedor de redes sociales.

i. Facebook:
Kyocera y Facebook (Facebook Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublín 2, Irlanda) reconocen y aceptan que procesamos sus datos personales como corresponsables del tratamiento cuando visita la página de Facebook de Kyocera (disponible en https://www. facebook.com/KyoceraES/). Para obtener más detalles, visite el acuerdo de control conjunto que celebramos (disponible en https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum). Para obtener más información sobre cómo Facebook procesa sus datos personales, visite https://www.facebook.com/legal/terms/plain_text_terms y https://www.facebook.com/about/privacy/update. Si desea excluirse de las actividades de procesamiento de datos de Facebook, le recomendamos ajustar la configuración de privacidad en su cuenta de usuario o comunicarse directamente con Facebook. Kyocera le ayudará a ejercer su derecho en la medida de lo posible.

ii. LinkedIn:
Kyocera y LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irlanda) reconocen y aceptan que procesamos sus datos personales como responsables conjuntos cuando visita la presencia de Kyocera en LinkedIn (disponible en https://www.linkedin.com/company/kyocera-document-solutions-espa-a/). Para obtener más detalles, visite el acuerdo de control conjunto que celebramos (disponible en https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum). Para obtener más información sobre cómo LinkedIn procesa sus datos personales, visite https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?src=li-other&veh=www.linkedin.com. Si desea excluirse de las actividades de procesamiento de datos de LinkedIn, le recomendamos ajustar la configuración de privacidad en su cuenta de usuario o comunicarse directamente con LinkedIn. KyoceraA le ayudará a ejercer su derecho en la medida de lo posible

iii. YouTube:
Kyocera tiene un canal en Youtube (disponible en https://www.youtube.com/user/KyoceraES).Además, Kyocera ha incorporado vídeos de Youtube en sus sitios web. Para obtener más información sobre cómo Youtube y la empresa matriz de YouTube, Google LLC, procesan sus datos personales, visite https://policies.google.com/privacy?hl=en.

iv. Twitter:
Kyocera utiliza Twitter International Company (26 Fenian St, Dublín, D02 FX09, Irlanda) para operar la cuenta de Twitter de Kyocera (disponible en https://x.com/Kyocera_ds_es).
Para obtener más información sobre cómo Twitter procesa sus datos personales, visite https://twitter.com/en/privacy. Si desea ajustar y/u optar por no participar en las actividades de procesamiento de datos de Twitter, le recomendamos ajustar la configuración de privacidad en su cuenta de Twitter https://twitter.com/settings/account/personalization o comunicarse directamente con Twitter.

v. Instagram:
Kyocera utiliza Instagram Inc. (Campus Building en Menlo Park, California) para operar la cuenta de Instagram de Kyocera (disponible en https://www.instagram.com/kyocera_ds_es/). Facebook Inc., para obtener más información sobre cómo Instagram procesa sus datos personales, visite https://help.instagram.com/519522125107875/?helpref=hc_fnav&bc[0]=Instagram%20Help&bc[1]=Privacy%20and%20Safety% 20Centro. Si desea excluirse de las actividades de procesamiento de datos de Instagram, le recomendamos ajustar la configuración de privacidad en su cuenta de usuario o comunicarse directamente con Instagram. Kyocera le ayudará a ejercer su derecho en la medida de lo posible.

g. Inscripción en eventos. 
Si se inscribe en uno de nuestros eventos a través de nuestros sitios web, utilizaremos sus datos personales para inscribirlo en el evento y registrar las preferencias que pueda tener, como hora de llegada y salida, alojamiento, preferencias de comida, etc. Compartimos sus datos personales con nuestros socios de gestión de eventos, como hoteles, agencias de viajes, para realizar los arreglos necesarios para el respectivo evento. Kyocera procesa sus datos según el artículo 6(1)(b) de la RGPD y almacenará sus datos personales durante la duración del evento y, en el caso de que se apliquen las leyes españolas sobre el mantenimiento de una administración comercial adecuada, por un período de 7 años.

Cuando proporciona sus datos de contacto durante uno de nuestros eventos, como por ejemplo para que nuestro equipo de ventas se comunique con usted y/o le envíe correos electrónicos de marketing. Utilizaremos sus datos personales para comunicarnos con usted acerca de nuestros productos y servicios y/o para enviarle correos electrónicos de marketing. Kyocera procesa sus datos personales basándose en su consentimiento, artículo 6(1)(a) de la RGPD. Almacenamos sus datos personales mientras se suscriba a la comunicación de marketing o hasta que recibamos su objeción. Luego, eliminaremos sus datos de contacto de nuestras listas de marketing. Puede darse de baja fácilmente de este servicio haciendo clic en el botón para cancelar la suscripción que se proporciona en el correo electrónico.

h. Marketing.
Podemos utilizar sus datos para las siguientes finalidades:

• Si es parter o cliente de KYOCERA, podremos ponernos en contacto con usted para informarle acerca de productos y servicios similares. Puede darse de baja en este servicio haciendo clic en el vínculo facilitado para ello en el correo electrónico.
• Cuando comparte sus datos con nosotros para que podamos enviarle whitepapers o Newsletters a través del correo electrónico, la información facilitada será utilizada para este fin. Puede darse de baja en este servicio haciendo clic en el vínculo facilitado para ello en el correo electrónico.
• No realizamos publicidad de terceros en nuestro sitio web, pero sí podemos anunciar nuestros productos y servicios en sitios webs de terceros bajo las políticas de privacidad y de cookies.

Sus datos personales son almacenados de forma segura en servidores cloud asociados con base en Estados Unidos.

i. Inscripción en sitios web/portal.
En los sitios web donde se publica esta política existe la posibilidad de que sea necesario su registro para acceder al contenido y/o a la realización de alguna gestión. Para su inscripción, solicitaremos -por su parte o la de su compañía- su nombre, el nombre de su compañía, su correo electrónico corporativo y su cargo.  

j. Encuestas Online.
Es posible que llevemos a cabo encuestas que nos permitan mejorar nuestros productos y servicios entre los participantes de nuestros eventos. En estos casos, la información de contacto será compartida con la empresa responsable de llevar a cabo dichas encuestas.

k. Contacto directo.
Puede que sea necesario establecer un contacto con usted debido a nuestras relaciones comerciales, o que usted nos haya enviado una solicitud o con el fin de proporcionarle asistencia sobre alguno de nuestros productos y servicios.

l. Prevención de fraude y seguridad de nuestros productos y servicios.
Podemos usar sus datos para prevenir el fraude y mantener la seguridad de nuestros productos y servicios.

m. Monitorización de llamadas telefónicas.
Si se pone en contacto con nosotros por vía telefónica, esta podría ser grabada con el fin de mejorar este servicio y prevenir el fraude. Si así fuera, será notificado previamente.

n. Mejorar su experiencia en nuestros sitios web.
Utilizamos sus datos personales para valuar el uso de nuestros sitios web, productos y servicios, y mejorar así su experiencia de navegación.

ñ. Fines jurídicos.
Es posible que  necesitemos utilizar sus datos para gestionar reclamaciones legales, cumplir con nuestras obligaciones legales o atender las solicitudes de organismos y autoridades.

o. Otros
Para prevenir fraudes y mantener la seguridad de nuestros productos y servicios, podemos utilizar su información. A veces necesitamos usar su información para manejar reclamos legales o para cumplir con obligaciones legales aplicables o solicitudes de agencias policiales.

Fundamento jurídico para el tratamiento de sus datos personales

1. Consentimiento. Solicitaremos su consentimiento para llevar a cabo las acciones de marketing incluidas en los apartados anteriores. Puede darse de baja en cualquier momento para dejar de recibir comunicaciones de marketing.

2. Interés legítimo de nuestro negocio. El fundamento jurídico sobre el que tratamos sus datos personales para los objetivos descritos en los apartados anteriores es el interes legítimo que nuestro negocio tiene para hacerlo. Las razones son las siguientes:

• Para el motivo (Inscripción en eventos) necesitamos gestionar sus datos personales para inscribirle en el evento aplicable y poder establecer sus preferencias.
• Para los objetivos de marketing recogidos en (Marketing)(i) tenemos interés legítimo para contactarle. Si ha pedido un producto o servicio con nosotros, está en nuestro interés legítimo poder notificarle sobre productos y servicios similares.
• Para el propósito (Inscripción en sitios web/portal) es absolutamente necesario que una persona de contacto del interlocutor comercial gestione la cuenta. Sus datos personales pueden haber sido proporcionados por usted mismo o por su compañía.
  
• Para el motivo (Encuestas Online) es imprescindible poder recibir opiniones sobre nuestros productos y servicios. Si no quiere participar, no utilizaremos sus datos personales para este fin. 
• Para el motivo (Contacto directo), necesitamos poder responder a sus solicitudes de manera eficaz y ser capaces de prestar el asesoramiento necesario sobre nuestros productos y servicios. 
• Para el motivo (Prevención de fraude y seguridad de nuestros productos y servicios) necesitamos ser capaces de prevenir y combatir el fraude cuando sea necesario.
• Para los motivos (Monitorización de llamadas telefónicas) y (Mejorar su experiencia en nuestros sitios web) necesitamos poder evaluar nuestro rendimiento para así mejorar nuestros productos, servicios y comunicaciones.
• Hemos llevado a cabo una minuciosa evaluación, por un lado, de sus derechos y libertades fundamentales, y, por otro, de los intereses legítimos de nuestro negocio, y supervisamos continuamente el equilibrio entre ambas. Sin embargo, si desea oponerse al uso de sus datos personales en el que se basa nuestro interés legítimo, consulte la sección "Sus derechos" a continuación.

Cumplimiento con nuestras Obligaciones Legales. Para el motivo (Fines jurídicos) podemos estar obligados a compartir sus datos personales para llevar a cabo reclamaciones legales, cumplir con las obligaciones legales o atender las solicitudes de organismos y autoridades.

¿Con quiénes compartimos sus datos personales?

KYOCERA Document Solutions España SA es una empresa que opera a nivel mundial y sus diferentes funciones están ubicadas en diferentes países. Por lo tanto, podríamos compartir su información personal con aquellas empresas del grupo que brindan un servicio para KYOCERA Document Solutions España SA Puede encontrar una lista de nuestras subsidiarias europeas aquí. Nuestra sede global, KYOCERA Document Solutions Inc., está ubicada en Japón. A los efectos de los puntos (c) y (h), compartiremos su información personal con la empresa de nuestro grupo ubicada en su país.

También utilizamos agentes, proveedores y contratistas externos de confianza para brindarnos ciertos servicios en relación con el procesamiento de su información personal, como proveedores de servicios de alojamiento, gestión de crédito y comunicación.

En la medida en que una ley, reglamento u orden judicial nos exija revelar su información personal, es posible que tengamos que compartir su información personal de conformidad con esa ley, reglamento u orden judicial.

¿Con qué países se comparten sus datos personales?

Podemos transferir sus datos personales a una empresa del grupo o a un tercero que esté situado fuera de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo. Si este país no proporciona un nivel adecuado de protección por la legislación nacional según la Comisión Europea, hemos garantizado este nivel adecuado de protección acordando salvaguardias apropiadas adicionales con esa empresa del grupo o tercero a través de las Cláusulas Contractuales Tipo de Protección de Datos adoptadas por la Comisión Europea. Aquí encontrará una lista de los países que han garantizado un nivel de protección adecuado según la Comisión Europea. Puede solicitar una copia de las Cláusulas Contractuales Tipo de Protección de Datos enviándonos un correo electrónico.

Alternativamente, podemos pedirle su consentimiento explícito para la transferencia propuesta.

¿Durante cuánto tiempo conservamos sus datos personales?

En la medida de lo posible, hemos establecido periodos de conservación específicos para mantener su información personal. Estos periodos de conservación específicos se indican más arriba, o bien se los comunicaremos en el momento de iniciar el tratamiento de sus datos personales o antes de hacerlo.

En los casos en los que no nos es posible utilizar periodos de conservación establecidos, hemos indicado a continuación los criterios que utilizamos para determinar los periodos de conservación:

• La evaluación de sus derechos y libertades fundamentales;
• La finalidad o finalidades del tratamiento de su información personal. No conservaremos sus datos personales más tiempo del necesario para los fines para los que los recogimos.
• Las prácticas o códigos de conducta pertinentes del sector en materia de conservación de información personal;
• El nivel de riesgo y coste asociado al mantenimiento de su información personal (exacta y actualizada);
• Si tenemos una base legal válida para conservar su información personal;
• La naturaleza, el alcance y el contexto del tratamiento de su información personal y de nuestra relación con usted;
• Cualquier otra circunstancia pertinente que pueda ser de aplicación.
  

En cualquier caso, conservaremos su información personal de conformidad con los requisitos legales aplicables, y realizaremos revisiones periódicas de la información personal que conservamos.

Tiempo que conservamos sus datos personales

Motivo Marketing. Conservaremos sus datos personales durante el periodo de  suscripción o hasta que cancelemos nuestro servicio de Newsletter/Whitepaper, lo que primero suceda. Puede darse de baja en este servicio haciendo clic en el vínculo incluido en el correo electrónico.

Motivo Registro en el sitio web/portal. Cuando tenga activa una cuenta con nosotros, conservaremos sus datos personales mientras esta siga activa y, en el caso de que sea cancelada, procederemos a borrarlos lo antes posible a partir de ese momento (en cualquier caso, en el plazo de un mes).

Motivo Contacto. En el caso de comunicaciones a través de correo electrónico, conservamos sus datos personales durante el tiempo que la consulta o asunto esté en curso y, en caso de que las leyes holandesas sobre el mantenimiento de la administración empresarial sean aplicables, durante un periodo de siete años.  

Sus derechos

Tiene ciertos derechos sobre los que deseamos informarle.

Acceso. Tiene el derecho a estar informado de si tratamos sus datos personales o no y cualquier información relevante sobre dicho tratamiento.

Rectificación. Tiene el derecho a que sus datos personales sean rectificados o completados sin dilaciones indebidas. Si ha creado una cuenta con nosotros, tiene la opción de modificar o completar sus datos usted mismo.

Derecho al olvido. Tiene derecho a borrar sus datos personales sin dilaciones indebidas. Este derecho está limitado a motivos específicos. Por ejemplo, si retira su consentimiento o si usted se opone y no hay motivos legítimos para que mantengamos el tratamiento. Si ha creado una cuenta con nosotros, en muchos casos tendrá la posibilidad de borrar su cuenta usted mismo, en cuyo caso será eliminada toda su información personal de manera permanente. 

Restricción al tratamiento de sus datos personales. Tiene derecho a solicitar que restrinjamos el tratamiento de sus datos personales por motivos específicos. Estos motivos son (1) el tiempo de verificación de sus datos personales; (2) en lugar de eliminar un tratamiento ilícito, usted solicita la limitación del uso de sus datos personales; (3) necesita información personal en procedimientos judiciales; o (4) estamos verificando si nuestras legítimas razones prevalecen sobre su objeción al tratamiento de datos. 

Derecho a oponerse. Tiene derecho a oponerse en cualquier momento en el que estemos procesando su información personal si el tratamiento (1) está basado en nuestro interés legítimo (incluso si se trata de un perfil basado en su consentimiento); (2) por motivos de marketing directo; o (3) es necesario para el desempeño de una tarea de interés público o el ejercicio de una actividad oficial conferida. Dejaremos de procesar sus datos personales en base a su objeción, a menos que demostremos legítimas razones de fuerza mayor que prevalezcan sobre sus intereses, derechos y libertades o si necesitamos sus datos personales en un proceso legal. 

Portabilidad de datos. Estamos obligados a informarle de su derecho a que le enviemos sus  datos personales para que pueda compartirlos con otro proveedor de servicios. En el caso de KFS, esto significa que, a petición suya, le proporcionaremos su información personal  relacionada con su cuenta de usuario. No incluye ningún dato del dispositivo, incluidos aquellos que fueron compartidos durante su registro. 

Revocación del consentimiento. Si usted nos ha proporcionado sus datos personales bajo su consentimiento, tiene el derecho a retirar dicho consentimiento en cualquier momento. Para ello, puede darse de baja del servicio al que se haya suscrito (si procede). También puede hacerlo enviándonos un correo electrónico a privacy@des.kyocera.com. Una vez tramitado, procederemos a eliminar de manera permanente sus datos personales de nuestra base de datos.

Reclamaciones. Tiene derecho a presentar reclamaciones ante los organismos de control competentes en el tratamiento de sus datos personales -concretamente en su país de residencia-. Puede encontrar una lista completa de dichos organismos aquí.

Cómo ejercer sus
derechos y contactar con nosotros

En KYOCERA disponemos de una red de expertos en privacidad para ayudarle en sus consultas y entre los que se incluye un Responsable de Protección de Datos. Si desea ejercer alguno de sus derechos o tiene alguna duda sobre este documento puede ponerse en contacto con nosotros por correo electrónico o enviarnos una carta a la dirección que figura a continuación:

KYOCERA Document Solutions España, S.A.
Attn.: Data Protection Office
Manacor, 2
28190 Las Rozas, Madrid
España

Correo electrónico: privacy@des.kyocera.com o control.interno@des.kyocera.com

Tenga en cuenta que, para ejercer sus derechos, podemos pedirle que cumplimente un formulario de solicitud. A continuación, le informaremos del proceso de tramitación de su solicitud. El ejercicio de su derecho es gratuito y estamos decididos a responder a su solicitud sin demoras indebidas.

Cambios en este documento

En caso de que este documento sea modificado, será anunciado en nuestra página web con una fecha de publicación revisada y, si procede, será notificado a través de su cuenta de usuario.