Declaración de Privacidad: KYOCERA Fleet Services (KFS)

La presente Declaración de Privacidad (“Declaración”) es aplicable a
todas las compañías de KYOCERA Document Solutions donde se utiliza el servicio
KYOCERA Fleet Services (“KFS”). Si KYOCERA Document Solutions no se encuentra
en el país donde su empresa utiliza KFS, esta declaración se aplica a KYOCERA Document Solutions Europe B.V.  En el apartado "Ejercicio de sus derechos y contacto" encontrará una lista de las empresas de KYOCERA Document Solutions donde se aplica esta declaración de privacidad.

Esta Declaración se aplica a la recogida de información personal por parte de KYOCERA Document Solutions en relación con KYOCERA Fleet Services.

Introducción

KYOCERA Fleet Services es un potente servicio web destinado a la gestión de dispositivos y mantenimiento remoto del parque de impresión de una empresa. Alojado en la nube, KYOCERA Fleet Services permite a las empresas y a sus trabajadores comprobar el estado de los dispositivos, identificar y responder de forma rápida y sencilla a posibles problemas y llevar a cabo desde cualquier lugar las tareas de mantenimiento más importantes.

Contenido de la presente Declaración de Privacidad:

• Por qué estamos recogiendo sus datos personales.
• Fundamento jurídico.
• Con quién compartimos sus datos personales.
• Con qué países se comparten sus datos personales.
• Durante cuánto tiempo conservamos sus datos personales.
• Cuáles son sus derechos.
• Cómo puede contactarnos y otra información importante. 
  

¿Por qué estamos recogiendo sus datos personales?
 

A. Gestión de facturas y suministros. La información proveniente del departamento de contabilidad de su empresa se comparte con el fin de mejorar la gestion de facturas y suministros.

B. Gestión de perfiles de usuarios. Es posible que su empresa nos haya proporcionado directa o indirectamente su nombre y dirección de correo electrónico para que podamos crear y administrar un perfil de usuario para usted. Tenga en cuenta que ofrecemos este servicio como responsable del tratamiento de datos bajo nuestros Términos y Condiciones de Procesamiento de Datos, disponibles en www.kyoceradocumentsolutions.eu.

C. Gestión de dispositivos. Configuración y mantenimiento del dispositivo, ajustes de seguridad, gestión de activos, tareas administrativas generales (como añadir y quitar dispositivos). Tenga en cuenta que ofrecemos este servicio como responsable del tratamiento de datos bajo nuestros Términos y Condiciones de Procesamiento de Datos, disponibles en www.kyoceradocumentsolutions.eu.

D. Acceso remoto. En casos individuales y después de que el usuario lo haya aceptado específicamente, se crearán archivos de registro con los datos del dispositivo, que se enviarán al servidor de KFS y se utilizarán para el mantenimiento remoto del dispositivo correspondiente. Tenga en cuenta que ofrecemos este servicio como responsable del tratamiento de datos bajo nuestros Términos y Condiciones de Procesamiento de Datos, disponibles en www.kyoceradocumentsolutions.eu.

E. Aumento de la calidad. Los datos del dispositivo, incluyendo la dirección IP y el número de serie del dispositivo, se utilizan para mejorar la calidad y fiabilidad del dispositivo y demás materiales, así como la flexibilidad del sistema y de la red.

Fundamento jurídico para el tratamiento de sus datos personales

El fundamento jurídico sobre el que tratamos sus datos personales para los objetivos descritos en los apartados A y E, es el interés legítimo que nuestro negocio tiene para hacerlo. Las razones son las siguientes:

• Para el motivo (A) tenemos un legítimo interés en contar con una persona de contacto disponible para la facturación y la gestión de suministros.
• Para el motivo (E), tenemos que ser capaces de evaluar y mejorar la fiabilidad, la calidad y el rendimiento del sistema y de los dispositivos KYOCERA.
• Para los propósitos B – D actuamos como responsable del tratamiento de datos bajo nuestros Términos y Condiciones de Procesamiento de Datos, disponibles en www.kyoceradocumentsolutions.eu.

Hemos llevado a cabo una minuciosa evaluación, por un lado, de sus derechos y libertades fundamentales, y, por otro, de los intereses legítimos intereses legítimos de nuestro negocio, y supervisamos continuamente el equilibrio entre ambas. Sin embargo, si desea oponerse al uso de sus datos personales en el que se basa nuestro interés legítimo, consulte la sección "Sus derechos" a continuación.

¿Con quiénes compartimos sus datos personales?
 

Sus datos personales únicamente serán compartidos con:

• KYOCERA Document Solutions Europe B.V. (Países Bajos) para la gestión de perfiles de usuario y la mejora de la calidad.
  
• KYOCERA Document Solutions Inc. (Japón) con el fin de mejorar la calidad y gestionar el alojamiento de la plataforma y los datos de KFS.
• El hosting de alojamiento externo de KFS en los Países Bajos (Microsoft Azure region West-Europe).
• El proveedor de servicios externos para la mejora de la calidad de los productos y servicios de KYOCERA.
  
• En la medida que la ley, reglamento u orden judicial nos exija que divulguemos su información personal, es posible que tengamos que compartir su información personal de conformidad con dicha ley, reglamento u orden judicial.

Transferencia de datos con otros países

Si la legislación interna de ese país no proporciona un nivel de protección adecuado a los parámetros establecidos por la Comisión Europea, aseguraremos dichos niveles estableciendo medidas adicionales con la compañía del grupo o terceros a través de las Cláusulas de Protección de Datos adoptadas por la Comisión Europea. 

En los casos en que utilizamos proveedores de servicios de los EE.UU., dicho proveedor de servicios con sede en los EE.UU. Se ha registrado para estar en la lista de Protección de la Privacidad de la UE/EE.UU. y se ha certificado a sí mismo ante el Departamento de Comercio de EE.UU. 

Por otro lado, también podremos pedirle consentimiento explícito para compartir sus datos. Si lo desea, podrá pedir una copia de las Cláusulas de Protección de Datos a través de correo electrónico explicando su solicitud.

¿Durante cuánto tiempo conservamos sus datos personales?

Hemos establecido periodos específicos para determinar, siempre que sea posible, el tiempo que conservamos sus datos personales. Dichos periodos se detallan a continuación o serán comunicados antes o durante el tratamiento de los mismos.

Para aquellos casos en los que no sea posible establecer un periodo de conservación específico hemos definido los criterios para resolverlos.

Tiempo que conservamos sus datos personales

Finalidad (A) Gestión de perfiles de usuarios. Mantendremos su información personal siempre y cuando tenga una cuenta de usuario activa con nosotros. Las cuentas de usuario inactivas se borrarán después de un año de su último uso. No tiene ninguna obligación de tener su cuenta configurada; si su primera conexión no es dentro de los 30 días siguientes a la creación de la cuenta, la borraremos. Siempre puede solicitarnos que eliminemos su cuenta de usuario. En ese caso, borraremos su cuenta de usuario dentro de los 30 días siguientes a su solicitud.

Finalidad (B) Gestión de facturas y suministros. Cualquier información (personal) relacionada con este propósito se conservará durante un período de 6 años (información comercial) o 10 años (información contable).

Finalidad (C y D) Administración de dispositivos y acceso remoto. Borraremos los archivos de registro del dispositivo después de un año de su creación. Cuando el ingeniero realice algún tipo de mantenimiento remoto, no se almacenará ningún tipo de información de sus contactos. 

Criterios para determinar el tiempo que conservamos sus datos personales

En cualquier otra circunstancia, utilizaremos los siguientes criterios para determinar el tiempo de conservación de sus datos personales: 

• Evaluación de sus derechos y libertades fundamentales.
  
• Motivo del tratamiento de sus datos personales. No conservamos su información personal durante más tiempo de lo que el objetivo con el que fue recogida necesite.
• Cualquier práctica relevante de la industria o código de conducta sobre la conservación de datos personales.
  
• Si tenemos fundamentos jurídicos para conservar sus datos personales.
• Naturaleza, alcance y contexto del tratamiento de sus datos personales y nuestra relación con usted.
  
• Cualquier otra circunstancia relevante.

En cualquier caso, mantendremos sus datos personales en cumplimiento con los requisitos legales aplicables y revisaremos periódicamente la información que guardamos.

¿Qué medidas técnicas y organizativas hemos adoptado?

Nos tomamos muy en serio la seguridad de su información y haremos todos los esfuerzos posibles para protegerla de pérdidas, malos uso, robos, accesos no autorizados, divulgaciones o modificaciones.

En nuestro continuo esfuerzo por alcanzar la excelencia en términos de seguridad, todas las empresas de soluciones documentales de Kyocera que se mencionan en esta declaración han obtenido la certificación ISO/IEC 27001 para el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información. Además, y específicamente para el servicio KFS, KYOCERA Document Solutions Inc. ha adquirido la certificación ISO/IEC 27017, que garantiza controles adicionales de seguridad de la información.

Tus derechos

Usted tiene ciertos derechos de los que deseamos informarle.

Acceso. Tiene el derecho a estar informado de si tratamos sus datos personales o no y cualquier información relevante a dicho tratamiento. 

Rectificación. Tiene el derecho a que sus datos personales sean rectificados o completados sin dilaciones indebidas. Si ha creado una cuenta con nosotros, tiene la opción de modificar o completar sus datos usted mismo.

Derecho al olvido. Tiene derecho a borrar sus datos personales sin dilaciones indebidas. Este derecho está limitado a motivos específicos. Por ejemplo, si retira su consentimiento o si usted se opone y no hay motivos legítimos para que mantengamos el tratamiento. Si ha creado una cuenta con nosotros, en muchos casos tendrá la posibilidad de borrar su cuenta usted mismo, en cuyo caso será eliminada toda su información personal de manera permanente. 

Restricción al tratamiento de sus datos personales. Tiene derecho a solicitar que restrinjamos el tratamiento de sus datos personales por motivos específicos. Estos motivos son (1) el tiempo de verificación de sus datos personales; (2) en lugar de eliminar un tratamiento ilícito, usted solicita la limitación del uso de sus datos personales; (3) necesita información personal en procedimientos judiciales; o (4) estamos verificando si nuestras legítimas razones prevalecen sobre su objeción al tratamiento de datos.

Derecho a oponerse. Tiene derecho a oponerse en cualquier momento en el que estemos procesando su información personal si el tratamiento (1) está basado en nuestro interés legítimo (incluso si se trata de un perfil basado en su consentimiento); (2) por motivos de marketing directo; o (3) es necesario para el desempeño de una tarea de interés público o el ejercicio de una actividad oficial conferida. Dejaremos de procesar sus datos personales en base a su objeción, a menos que demostremos legítimas razones de fuerza mayor que prevalezcan sobre sus intereses, derechos y libertades o si necesitamos sus datos personales en un proceso legal.

Portabilidad de datos. Estamos obligados a informarle de su derecho a que le enviemos sus datos personales para que pueda compartirlos con otro proveedor de servicios. En el caso de KFS, esto significa que, a petición suya, le proporcionaremos su información personal relacionada con su cuenta de usuario. No incluye ningún dato del dispositivo, incluidos aquellos que fueron compartidos durante su registro.

Revocación del consentimiento. Si usted nos ha proporcionado sus datos personales bajo su consentimiento, tiene el derecho a retirar dicho consentimiento en cualquier momento. Para ello, puede darse de baja del servicio al que se haya suscrito (si procede). También puede hacerlo enviándonos un correo electrónico a la dirección de correo electrónico de privacidad correspondiente. Una vez tramitado, procederemos a eliminar de manera permanente sus datos personales de nuestra base de datos.

Reclamaciones. Tiene derecho a presentar reclamaciones ante los organismos de control competentes en el tratamiento de sus datos personales -concretamente en su país de residencia-.

Cómo ejercer sus derechos y contactar con nosotros

En KYOCERA disponemos de una red de expertos en privacidad para ayudarle en sus consultas y entre los que se incluye un Responsable de Protección de Datos. Si desea ejercer alguno de sus derechos o tiene alguna duda sobre este documento puede ponerse en contacto con nosotros por correo electrónico o enviarnos una carta a la dirección que figura a continuación:

Kyocera Document Solutions España, S.A.

Attn.: Data Protection Office

Manacor, 2

28290 Las Rozas 

Las Rozas - Madrid

email: privacy@deu.kyocera.com o control.interno@des.kyocera.com

Tenga en cuenta que, al ejercer sus derechos, podríamos pedirle completar un formulario de solicitud. En ese caso, le informaremos del proceso de tramitación de su solicitud.

Cambios en este documento

En caso de que este documento sea modificado, será anunciado en nuestra página web con una fecha de publicación revisada y, si procede, será notificado a través de su cuenta de usuario.

Bélgica
Kyocera Document Solutions Belgium N.V.
Attn.: Data Protection Officer
Sint-Martinusweg 199-201
1930 Zaventem
e: privacy@dbe.kyocera.com

Dinamarca
Kyocera Document Solutions Danmark A/S
Attn.: Data Protection Officer
Eljby Industrivej 60
2600 Glostrup
e: privacy@ddk.kyocera.com

España
Kyocera Document Solutions España SA
Attn.: Data Protection Officer
Avenida Manacor 2, Parque Rozas, 28290 Las Rozas, Madrid
e: privacy@des.kyocera.com

Francia
Kyocera Document Solutions France S.A.S.
Attn.: Data Protection Officer
Parc Technologique Route de l’Orme
91195 Saint Aubin
e: privacy@dfr.kyocera.com

Holanda
Kyocera Document Solutions Nederland B.V.
Attn.: Data Protection Officer
Beechavenue 25
1119 RA Schiphol-Rijk
e: privacy@dnl.kyocera.com

Portugal
Kyocera Document Solutions Portugal Lda.
Attn.: Data Protection Officer
Ruaa do Centro Cultural 41
1700-106 Lisbon
e: privacy@dpt.kyocera.com

Suecia
Kyocera Document Solutions Nordic AB
Attn.: Data Protection Officer
Box 1273
164 29 Kista
e: privacy@dnr.kyocera.com

Turquía
Kyocera Bilgitaş Turkey Doküman Çözümleri A.Ş
Attn.: Data Protection Officer
Altunizade Mah. Prof. Fahrettin Kerim Gökay Cad.
No:45 34662 ÜSKÜDAR İSTANBUL
e: privacy@deu.kyocera.com

República Checa
Kyocera Document Solutions Czech, s.r.o.
Attn.: Data Protection Officer
Harfa Office Park Českomoravská 2420/15
Praha 9, 190 00
e: privacy@deu.kyocera.com

Alemania
Kyocera Document Solutions Deutschland GmbH
Attn.: Data Protection Officer
Otto Hahnstrasse 12
40670 Meerbusch
e: datenschutz@dde.kyocera.com

Finlandia
Kyocera Document Solutions Finland oy
Attn.: Data Protection Officer
Atomite 5 C, 4 krs
00370 Helsinki
e: privacy@dfi.kyocera.com

Italia
Kyocera Document Solutions Italy S.P.A.
Attn.: Data Protection Officer
Via Monfalcone 15
20132 Milan
e: privacy@dit.kyocera.com

Austria
Kyocera Document Solutions Austria GmbH
Attn.: Data Protection Officer
Wienerbergstrasse 11
Turm A, 18. OG, 1100, Vienna
e: privacy@dat.kyocera.com

Rusia
Kyocera Document Solutions Russia L.L.C.
Attn.: Data Protection Officer
Shchepkina Street, Building 51/4, Block 2
129110 Moscow
e: privacy@deu.kyocera.com

Sudáfrica
Kyocera Document Solutions South Africa Pty. Ltd.
Attn.: Data Protection Officer
Hertford Office Park, 90 Bekker Road CNR Allandale, Vorna Valley, 1682
e: privacy@deu.kyocera.com

Reino Unido
Kyocera Document Solutions (U.K.) Limited
Attn.: Data Protection Officer
Eldon Court 75-77 London Road, Berkshire
RG1 5BS Reading
e: privacy@duk.kyocera.com