7 beneficios y 3 procesos para digitalizar documentos en un negocio

Si tienes una enorme colección de documentos, facturas, registros de personal, documentos fiscales y otros montones de cosas que simplemente no puedes organizar fácilmente, digitalizar documentos puede ayudarte.

Como resumen inicial te podemos decir que digitalizar documentos te ayuda a eliminar el desorden y te da acceso a todos los registros que hasta ahora tenías en archivadores en papel, lo cual te hará aumentar la productividad.Pero no solo eso. La digitalización de todo esa cantidad de papel con datos te va a ofrecer al menos 7 beneficios que vamos a ver a continuación. Te explicaremos también cuales son los 3 principales procesos que necesitarás hacer si quieres iniciar un proyecto de digitalización por tus propios medios.  

¿Cuales son los beneficios de digitalizar documentos?

• Ahorro de tiempo. En lugar de tener que buscar el documento que necesitas en los archivadores de tu oficina, podrás localizarlo fácilmente con tu ordenador en cuestión de segundos.
• Todos los documentos importantes localizados. Digitalizar documentos y tenerlos todos almacenados en un servidor, que incluso puede estar en la nube, te impide tener el peligro de perder un documento importante. Cuando tienes cajas de documentos importantes moviéndose de oficina en oficina, la posibilidad de pérdida eventual de documentos es mucho más alta.
• Ahorro de espacio. Trabajar en una oficina totalmente llena de documentación puede ser estresante. Si tienes montones de documentos y desorden por todos los lados, eso hará que disminuya el flujo de trabajo, y eso hace que todo sea más difícil de gestionar.
• Gestión de registros optimizada. Digitalizar documentos y almacenarlos en un servidor posibilita que la gestión de los registros se haga mucho más simple. Puedes obtener cualquier información en cuestión de segundos, eliminar copias duplicadas y mantener un alto nivel de seguridad con control de versiones y mucho más.
• Recuperación ante desastres. La mayoría de las empresas no piensan que un desastre pueda afectarles. Sin embargo, ¿qué ocurre si pasa lo peor? Si hubiera un incendio, como ocurrió hace unos años en el edificio Windsor, todos los registros que mantienes dentro de la empresa en archivadores desaparece. Y esto es devastador para cualquier negocio. Trabajando con un sistema de gestión documental en la nube, tu empresa puede ponerse en marcha de nuevo al día siguiente, aunque tengas que hacerlo en otras oficinas. Empresas muy importantes que tenían su sede en ese edificio, pudieron seguir trabajando al día siguiente desde otras sedes gracias a que tenían la documentación digitalizada y a salvo en servidores fuera de esas oficinas.
• Imposible olvidar un documento importante. Alguna vez has olvidado un documento importante en tu casa después de llevártelo para preparar una reunión.  Digitalizar documentos y mantenerlos en un servidor online  evitarán que esto pueda ocurrir.
• Ahorro de dinero. Dependiendo de cuántos registros tengas, puede ser costoso digitalizar todos los documentos de la empresa. Pero ¿qué pasa después de esto? A partir de ahí no tienes que gastar dinero en espacio de almacenamiento y los empleados ahorran tiempo valioso tratando de encontrar documentos mal archivados. Y todo el mundo sabe que el tiempo es dinero. 

Los 3 pasos del proceso de digitalizar documentos

Si decides digitalizar documentos con tus propios medios, tienes que saber que hay una forma óptima de hacerlo. Estos son los tres principales pasos recomendados para un proyecto de digitalización de documentación.

• Preparación. El primer paso es el proceso de preparar la documentación. Cuando preparas la documentación para digitalizarla, quieres estar seguro de que todo los papeles son separados para que puedan ser pasados por el escáner de forma correcta. No puede haber grapas, clips o post it, ya que quieres estar seguro de que no pasan dos páginas juntas. También querrás asegurarte de que todas las páginas están lisas y planas, para que las arrugas no impidan que el papel pase por el escáner o que éste se atasque. Por último, necesitarás expurgar toda aquella documentación que no tiene sentido digitalizar por tratarse de papeles sin información o no relevantes. Una vez que todas las páginas están separadas, puedes ponerlas en una caja como archivo limpio para pasar a introducirla en el escáner.
• Escaneado. El siguiente paso en el que debes enfocarte para digitalizar documentos es el de escanear. Ten en cuenta que el proceso de exploración por parte del escáner puede llevar algo de tiempo para completarse debido a que toda la información debe de cargarse en el servidor. Convendría tener un escáner de alto rendimiento que haga ese trabajo en fracciones de segundo en lugar de segundos. También se puede contratar un servicio externo para ayudarte a digitalizar documentos rápidamente y ahorrar tiempo y esfuerzo en tener que hacerlo por ti mismo.
• Indexación. Una vez que todos los documentos están escaneados en el sistema, o mientras se están escaneando otros, se puede iniciar el proceso de indexación para asegurarte de que toda la documentación está organizada de la manera que deseas. Se deben organizar los documentos de manera que tenga sentido para el negocio, y guardarlos de una manera que se pueda reconocer en cualquier otro momento. El proceso de indexación, si es muy manual, puede llegar a ser el más costoso de todo el proceso ya que puede requerir personal especializado para reconocer cada uno de los tipos de documentos que se están digitalizando y decidir la tipificación que se le debe dar a cada uno de ellos. 

Conclusión

Digitalizar documentos puede suponer grandes beneficios para tu empresa, pero si decides iniciar un proyecto de digitalización por tus propios medios, debes tener en cuenta los tres pasos principales y sopesar si vas a poder hacerlo con tus propios medios o es mejor contratar los servicios de una empresa especializada.