La realidad para muchos es que el papel aún domina las actividades diarias. Por ejemplo, muchos procesos de revisión y aprobación todavía requieren interacciones físicas con información en papel. Cuando se pide a los encuestados que describan la oficina de su organización, el 65% dice que todavía firman contratos, pedidos, formularios de reserva y muchos otros documentos, en papel. Un 51% indica que regularmente escanea documentos pero solo lo hace para archivar.
Las razones clave para esta barrera se encuentran en los desafíos asociados con la gestión del cambio y la falta de apoyo ejecutivo. A la gente le gusta mantener una pieza física de contenido, prefiriendo este formato para tomar notas, compartir y, como hemos visto, realizar firmas. Aunque los directivos reconocen la importancia y los beneficios de eliminar los procesos en papel, parece que carecen de visión y acción acerca de cómo, porqué, cuándo y dónde se pueden y deben implementar los procesos de reducción de papel.
Una consideración
Ejecutar una iniciativa de liberación de papel no significa que tengas que eliminar todo el papel de todos los procesos al mismo tiempo. Estar libre de papel puede significar estar moviéndose en una dirección tal que se liberen procesos operacionales vitales, reduciendo y eliminando papel con el paso del tiempo. La clave es mirar los procesos, identificar el papel involucrado y evaluar cómo y dónde se puede eliminar, utilizando la tecnología para automatizar y mejorar el proceso tanto como sea posible.
Es necesario replantearse algunos casos
Teniendo en cuenta la estadística que hemos visto relacionada con las firmas, si esto se produce porque se está imprimiendo un documento y, en muchos casos, se vuelve a escanear ese documento firmado en algún momento del proceso, entonces ¿no tendría sentido incorporar tecnología que te permita firmar digitalmente y de forma segura ese documento?
Si la razón por la que se está imprimiendo es para leer y anotar o marcar ¿no tiene sentido entonces utilizar las características de anotación dentro de las aplicaciones para hacer sugerencias y tener una versión digital como parte del desarrollo para futuras referencias?
Conclusión
En su mayor parte, la mayor limitación de las empresas para ser libres de papel, es el factor humano y la falta de comprensión en la forma de comenzar a eliminar el papel en los procesos de negocio. Si un documento nace digital, debe permanecer digital, y sólo debe ser transformado en circunstancias excepcionales.
