¿Por qué seguimos usando papel? ¿Podemos dejarlo definitivamente?

Desde la llegada de los documentos digitalizados, la cuestión sobre el uso del papel y el desafío de la reducción de papel en las empresas, sigue siendo persistente. Las organizaciones están dispuestas a aceptar que tienen procesos atascados por el papel que impiden que operativamente sean eficaces, y además, la gente entiende el beneficio de un lugar de trabajo totalmente digital. Sin embargo, el papel sigue aquí.

Un nuevo informe de la AIIM muestra que si bien los números están ligeramente al alza, con un 25% de encuestados que dicen tener un escritorio limpio y casi sin papel, sigue siendo desalentador encontrar que la mayoría de las organizaciones no están aprovechando la gestión de la información creada directamente en formato digital. Existe claramente espacio y oportunidad para que las organizaciones empresariales maximicen el uso y valor de su información así como los menores costes operacionales que se producen al eliminar el papel de sus procesos de negocio.  

La realidad para muchos es que el papel aún domina las actividades diarias. Por ejemplo, muchos procesos de revisión y aprobación todavía requieren interacciones físicas con información en papel. Cuando se pide a los encuestados que describan la oficina de su organización, el 65% dice que todavía firman contratos, pedidos, formularios de reserva y muchos otros documentos, en papel. Un 51% indica que regularmente escanea documentos pero solo lo hace para archivar.

Las razones clave para esta barrera se encuentran en los desafíos asociados con la gestión del cambio y la falta de apoyo ejecutivo. A la gente le gusta mantener una pieza física de contenido, prefiriendo este formato para tomar notas, compartir y, como hemos visto, realizar firmas. Aunque los directivos reconocen la importancia y los beneficios de eliminar los procesos en papel, parece que carecen de visión y acción acerca de cómo, porqué, cuándo y dónde se pueden y deben implementar los procesos de reducción de papel. 

Una consideración

Ejecutar una iniciativa de liberación de papel no significa que tengas que eliminar todo el papel de todos los procesos al mismo tiempo. Estar libre de papel puede significar estar moviéndose en una dirección tal que se liberen procesos operacionales vitales, reduciendo y eliminando papel con el paso del tiempo. La clave es mirar los procesos, identificar el papel involucrado y evaluar cómo y dónde se puede eliminar, utilizando la tecnología para automatizar y mejorar el proceso tanto como sea posible. 

Es necesario replantearse algunos casos

Teniendo en cuenta la estadística que hemos visto relacionada con las firmas, si esto se produce porque se está imprimiendo un documento y, en muchos casos, se vuelve a escanear ese documento firmado en algún momento del proceso, entonces ¿no tendría sentido incorporar tecnología que te permita firmar digitalmente y de forma segura ese documento?

Si la razón por la que se está imprimiendo es para leer y anotar o marcar ¿no tiene sentido entonces utilizar las características de anotación dentro de las aplicaciones para hacer sugerencias y tener una versión digital como parte del desarrollo para futuras referencias? 

Conclusión

En su mayor parte, la mayor limitación de las empresas para ser libres de papel, es el factor humano y la falta de comprensión en la forma de comenzar a eliminar el papel en los procesos de negocio. Si un documento nace digital, debe permanecer digital, y sólo debe ser transformado en circunstancias excepcionales.