Elementos clave de un modelo de presupuesto de IT

Si quieres garantizarte la inversión para el departamento de IT para el año que viene, necesitas un modelo de presupuesto que muestre el beneficio que estas inversiones proporcionan a la empresa.

La mayor parte de los presupuestos de IT suelen destinarse a sustituciones y actualizaciones de hardware y software, además de a los salarios del equipo, con lo cual queda poco espacio para incluir innovaciones tecnológicas que puedan tener un alto impacto en el crecimiento y la innovación de la organización.

El modelo de presupuesto típico de una gran empresa suele tener una estructura similar a esta:

• Salarios: 53%
• Consultoría: 3%
• Formación: 1,5 %
• Licencias y mantenimiento: 10%
• Hardware: 5%
• Servicios: 5%
• Comunicaciones: 10%
• Otros: 12,5%

Si quieres incluir en el presupuesto nuevas iniciativas que creas que puedan ayudar necesitas un modelo de presupuesto con algunos elementos clave que lo hagan convincente y para ello tienes que incluir algunos puntos importantes. 

Ten un enfoque estratégico con tu presupuesto

Como has visto, la mayor parte del presupuesto de IT se suele componer de elementos operativos recurrentes, así que si quieres incluir estas nuevas iniciativas, deberás tener un enfoque estratégico. Ten conversaciones con líderes de otros departamentos que estén relacionados con sus necesidades. Es posible que estén intentando mejorar su productividad o entrar en nuevos mercados. La tecnología sirve para dar apoyo a este tipo de necesidades de crecimiento del negocio y es aquí en donde tú puedes crear el mayor impacto. Planificando tu presupuesto, teniendo en cuenta las necesidades del negocio, ganarás aliados y será más fácil asegurar que tu presupuesto sea aprobado. 

Categoriza y pon etiquetas a los elementos del presupuesto

Debes crear etiquetas y categorías para todos los componentes de tu presupuesto. Se trata de una fácil manera de agrupar las compras y asignarlas a un cierto departamento. Cada componente debería encajar claramente en una sola categoría así que piensa primero antes de asignarlo.

Incluye también Información adicional, como por ejemplo los que son costes fijos y costes recurrentes, para que el departamento de finanzas puede ver con claridad la implicación que suponen los gastos que planteas en tu modelo de presupuesto. 

Incluye el porqué de cada componente en tu modelo de presupuesto

Frecuentemente hablamos sobre lo que queremos comprar o actualizar pero es menos común que discutamos sobre el porqué de esa compra. Algo que a tu director financiero le gustará es que incluyas un objetivo estratégico para cada uno de los componentes del presupuesto. De esta forma entenderá mucho mejor cómo el gasto puede mejorar el negocio.

Algunos ejemplos de objetivos que puedes incluir junto a los componentes del presupuesto son:

• Mejora los niveles de servicio.
• Reduce costes.
• Mejora la seguridad.
• Mejora la experiencia del cliente.
• Hace crecer la cuota de mercado.
• Aumenta la competitividad.
• Incrementa la colaboración.
• Automatiza los procesos de negocio.
• Asegura la continuidad del negocio.

Haciendo esto, cuando incluyas ahora un nuevo servicio o producto, puedes incluir junto a él los beneficios que van asociados. 

Buscar la alineación de tu presupuesto con la visión del director financiero

Es recomendable la alineación del gasto de tu departamento con el calendario y el resto del gasto de la empresa que tiene presupuestado tu director financiero. Si tu gasto está repartido de forma uniforme a lo largo del año, eso hará que la previsión que tiene que hacer el director financiero sea mucho más fácil y evitará las sorpresas al final del año que pueden surgir si hay gastos excesivos o compras no planeadas. Advertir al director financiero en qué momentos del año se van a producir grandes compras le va a ayudar con el cash flow y la planificación, y esto te va a hacer ganar puntos de nuevo. 

Conclusión

Recuerda que ilustrar acerca del valor que proporciona la tecnología va hacer que el resto de ejecutivos entiendan más fácilmente tu presupuesto. Recuerda también que tu presupuesto no es el único y siempre va a haber otros presupuestos que tendrán también una lista de solicitudes interesantes. Por esa razón, un modelo de presupuesto inteligente debe siempre incluir información transparente y clara que haga que los gastos que propones sobresalgan por encima de los demás.