KYOCERA Document Solutions
Gestión de facturas de proveedor
Kyocera ayuda a las empresas a responder con los controles técnicos del cifrado de datos, la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanente de los sistemas y servicios de tratamiento de información.Para la gestión óptima de la relación con proveedores es necesario reducir la posibilidad de error imputable al elemento humano. Todas las tareas relacionadas con la generación y manipulación de información se pueden llevar a cabo desde la plataforma de Kyocera mientras se siguen reglas y políticas ajustadas a las necesidades del departamento de compras. A través de una sencilla configuración de flujos de trabajo con módulos pre-diseñados y personalizables, la información que se genera en todo momento se encuentra segura y sólo será consultada o modificada por aquellos que deban iestar involucrados en el proceso.
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Primeros pasos para digitalizar tu departamento de finanzas.
El proceso habitual alrededor de esta gestión, cuenta con las siguientes fases:
Recepción.
Escaneo directo desde la MFP o envío por correo electrónico al espacio documental elegido:
- Evita pérdidas de documentación.
- Inicia automáticamente el proceso de gestión.
- El usuario solo tiene que escanear.
- No requiere personal especializado.
Validación de datos.
Captura automática de todos los datos básicos de la factura.
- No necesita plantillas: OCR inteligente.
- Incluye un potente sistema de auto-aprendizaje.
- Sencillo para el usuario.
- No requiere personal especializado.
- Soporta grandes volúmenes de documentación.
- Es multi-idioma y multi-moneda.
- Permite preconfigurar información específica de tu empresa.
Gestión y aprobación.
Potente y flexible herramienta de diseño de flujos de trabajo:
- Posibilidad de envío de notificaciones automáticas.
- Caducidad en tareas manuales.
- Tareas y condicionantes automatizados.
- Control y seguimiento.
- Eliminación de errores en asignación de área, departamento, etc.
- Histórico del documento disponible en todo momento, para saber en qué punto del flujo está el documento.
Contabilización.
Generación de preasiento contable automáticamente:
- No necesitarás un conector específico para tu ERP, nuestra solución de gestión de factura de proveedores te entregará un fichero con todos los datos recogidos y el formato (txt, csv, xml) y estructura que necesites.
- Reducción de tiempos eliminando tareas repetitivas (“picado” de datos en otras herramientas).
Archivado y búsqueda.
Podrás ver todos los documentos asociados a la factura, agrupados visualmente y ordenados en un Expediente:
- Solo con un dato que los relacione, los documentos quedan perfectamente unidos en un Expediente.
- Con las búsquedas sencilla y avanzada localizarás rápidamente cualquier documento.