A través de la misma, la compañía aporta la experiencia de su equipo de asesoría jurídica y cumplimiento corporativo para plasmarla desde una doble perspectiva, legal y técnica, en donde se muestra paso a paso los distintos factores a tener en cuenta para la correcta prevención y una visión global para integrarlos en la estrategia de las organizaciones.
Por otra parte, el documento ofrece una visión global de la normativa e invita a poner en valor las oportunidades y beneficios que traerá la GDPR -por las siglas en inglés del reglamento-, mejorando las medidas de seguridad en las empresas y adoptando los beneficios de la transformación digital.
Visión experta
El equipo de expertos de KYOCERA pone de relieve que el motivo principal por la que las empresas están siendo penalizadas bajo la vigente normativa es el de no guardar correctamente los datos personales -de hecho, el 22% de las compañías no tiene una política de clasificación de documentos-, considerando que será una tendencia que continuará cuando el nuevo reglamento sea de obligado cumplimiento.
Además, advierten de que los sistemas documentales basados en papel son, por lo general, menos seguros que los que se desarrollan en soporte digital -principalmente el acceso físico a los mismos o los riesgos derivados de su transporte, ya que el papel no puede ser encriptado o protegido con una contraseña, aunque, por otra parte, se subraya que bajo una adecuada administración ambos formatos pueden coexistir.
Cabe también destacar el énfasis realizado sobre un correcto etiquetaje y archivo de datos impresos, ya que estos facilitan su rastreo y destrucción si se hiciera preciso, permitiendo así demostrar a las organizaciones la trazabilidad de los datos personales si se precisara.
El desarrollo y mejora de medidas como el acceso al control y la trazabilidad de datos son solo el principio. Para ofrecer las mejores garantías de cara a la GDPR, las empresas han de lograr reforzar todo el proceso de protección documental a través de nuevas plataformas sólidas de gestión donde converjan tecnología, personas, contenidos empresariales y procesos de negocio.
Para consultar y descargar la guía: File Under Compliance
Para más información sobre el Reglamento General de Protección de Datos puede
visitar Eureka.eu, la plataforma de contenido especializado de KYOCERA Document Solutions Europe. Eureka es un recurso práctico puesto en marcha para ayudar a las organizaciones a entender las nuevas oportunidades y riesgos en temáticas de innovación, tecnología y seguridad de la información.
