Disponer de un programa de facturación cada vez es más común en las empresas, pero pese a que su implantación está avanzando, todavía son muchas las compañías reacias a invertir en la adquisición de uno de estos programas y abandonar las tradicionales facturas en papel.
Qué funciones puede llevar a cabo un programa de facturación
Si está en tus manos tomar la decisión de implementar un programa de facturación, es importante que conozcas todas las funciones que se pueden llevar a cabo gracias al uso de este software.
Antes de entrar en materia es importante tener en cuenta que un programa de facturación es un software que permite llevar la gestión íntegra de las facturas de venta y de compra. Como bien sabrás, la factura es el documento obligatorio que precisan las empresas y los autónomos para acreditar todas las transacciones económicas que se realizan, de ahí que sea imprescindible que todo quede bien documentado tanto en forma como en tiempo.
Pues bien, un programa de facturación te ayuda a llevar el control de las facturas emitidas y recibidas y, lo más importante, te puede ayudar a homogeneizar el formato de factura para que clientes y proveedores reconozcan todos los elementos fácilmente y que, además, cumpla con todos los requisitos que por ley deben incluirse en la factura. Esto se puede conseguir gracias a la función de plantillas predefinidas que incluyen este tipo de programas. Con todo esto claro, ¿qué funciones puede llevar a cabo un programa de facturación?
- Permite llevar un registro integral de gastos e ingresos, ya que, en muchos programas, se pueden subir imágenes que justifiquen esos movimientos económicos.
- En muchos programas de facturación se incluyen los sistemas OCR, cuya principal característica es la de reconocer de manera automática muchos de los datos esenciales de la factura. Esto ayuda a conseguir una reducción del tiempo invertido en completar o buscar dicha información.
- Puedes vincularlo a un CRM con avisos para mejorar tu experiencia a nivel comercial y conseguir, así, mejores relaciones con clientes y proveedores. Por ejemplo, es posible conocer el nivel de facturación de un cliente en todo momento para ver si se le pueden hacer descuentos o llevar a cabo alguna acción para recompensar su vinculación empresarial.
- Permite realizar una buena trazabilidad y seguimiento de todas las facturas. Esto es muy interesante si se combina con la opción de automatizar el envío de recordatorios a aquellas empresas que tienen facturas pendientes de pagar. Este módulo ayuda a llevar un control íntegro, muy apropiado también para mejorar la contabilidad empresarial.
- Proporciona la posibilidad de emitir facturas en otros idiomas o en varias divisas, lo cual facilita la facturación de negocios internacionales.
- Da la opción de emitir facturas rectificativas, con lo cual resulta más fácil ver las modificaciones que se han realizado y cuál es la versión final de la factura, ya que queda un registro de todo.
