¿Facilitar el proceso de gestión de facturas con la automatización?

Una factura hace un largo viaje desde que entra en la empresa hasta que finalmente se procesa. El método tradicional de gestionar facturas es un procedimiento lento, costoso y lleno de errores para la mayoría de las empresas. Esta tiene que ser verificada por el departamento de contabilidad, registrada en el software de facturación, aprobada por alguien de autoridad, con referencias cruzadas, y luego almacenada para futuras consultas. Un procedimiento tan engorroso genera altos costes en la mano de obra y tiene una alta probabilidad de sufrir retrasos o tener errores. Cuando algo sale mal y las facturas no se pagan, la reputación de la compañía se puede ver dañada, teniendo que abonar además cargos por haberse atrasado con los pagos.

Sin embargo, la automatización de la gestión de facturas basada en la nube ya está disponible y puede resolver todos estos problemas. La nube está revolucionando casi todos los aspectos de la vida empresarial. Está cambiando la forma en que trabajadores y clientes interactúan, facilitando la colaboración internacional y permitiendo que los productos se vendan sin importar las fronteras. Gartner sugiere que para 2020, el 36% de las empresas utilizarán la nube para más de la mitad de sus sistemas transaccionales y de registro, lo que muestra la automatización de los procesos contables como una tendencia al alza.

Agilizar el proceso de facturación es clave para asegurar el funcionamiento eficiente de un negocio y garantizar así, que las facturas se pagan a tiempo y que la documentación que más importa está bien organizada, sin que se dañe o se pierda. Al llevar todo este papeleo a una plataforma digital a través del procesamiento automatizado de facturas, la optimización está lista para resolver uno de los mayores quebraderos de cabeza de las empresas.

Tecnologías que están tardando en tomar impulso.

El proceso de cambio hacia la nube se está acelerando pero algunas empresas se están quedando atrás. Esto es particularmente perjudicial para los procesos de gestión de las facturas, que se han vuelto cada vez más complejo en los últimos años. Las facturas se pueden recibir ahora a través de una multitud de plataformas diferentes, incluyendo correo postal, correo electrónico, mensajería y fax. Todos ellos deben introducirse en el sistema manualmente, lo que provoca un gran número de errores, como pagar dos veces, duplicar facturas, pagar una suma incorrecta o introducir un número de pedido incorrecto. Otro error común es pagar una factura antes de que se haya recibido la mercancía.

El procesamiento manual de las facturas es un método lento que no va acorde a los tiempos en los que vivimos. El proceso de gestionar una factura comienza cuando un departamento de cuentas la recibe. El siguiente paso es verificar su contenido y luego introducir los detalles en el software del sistema. Pero eso es sólo el principio, posteriormente tiene que ser enviada para la aprobación de los supervisores. Aquí es donde más tiempo se pierde. Si los responsables, tienen una apretada agenda, retrasan la aprobación de dicha factura durante días ya que otras tareas tienen prioridad. El resultado de tal demora puede ser el fin de la relación con un proveedor o una penalización por no haber pagado a tiempo.

Teniendo en cuenta que una empresa paga a sus trabajadores para que revisen las facturas manualmente, contacten con los gerentes, introduzcan y archiven la información para que pueda ser consultada en un futuro, corregir cualquier fallo, y es inevitable que los haya, se rata de un proceso muy costoso. Aberdeen, una empresa internacional de inteligencia de mercado, calculó que las compañías más eficientes pasaron un promedio de 2,8 días procesando facturas a un coste de aproximadamente 2,18 dólares, mientras que el promedio del resto de las empresas de la industria estaba más cerca de los 9,40 dólares. ¿El secreto? La automatización de los procesos, preferiblemente en la nube.

La tecnología cloud te permite ahorrar tiempo y dinero.

Las empresas que cuentan con tecnologías basadas en la nube ahorran mucho tiempo y dinero al eliminar la gestión manual de las facturas, ya que se suprimen los gastos de impresión y de envío, y el personal ya no tiene que introducir los datos manualmente en el sistema. En lugar de que las facturas se acumulen y se olviden, o se pierdan, se pagan automáticamente y a tiempo, lo que crea buenas relaciones comerciales. Además, los proveedores, al contar con la tecnología cloud, pueden ocuparse de las actualizaciones del software a distancia, permitiendo una agilidad infinita a muy bajo coste.

Las tarifas tienden a ser mensuales, evitando costosas instalaciones de nuevos servidores cuando las empresas se expanden. La agilidad que ofrece una gestión de las facturas en la nube, hace que sea una tecnología muy atractiva para las PYMEs que crecen a pasos agigantados, no obstante, algunas empresas grandes siguen rezagadas al tener sus sistemas de contabilidad separados por departamentos.

La facturación en la nube les haría ganar en simplicidad y eficiencia, y deben darse cuenta de que no es tan complicado como podría parecer. La integración de la nube con un sistema back-end es sencilla porque los resultados se pueden generar en cualquier formato de codificación. No importa si se trata de archivos XML o CSV estándar, o de un sistema específico del cliente. La codificación analítica de las facturas puede realizarse directamente en la nube, y luego ser utilizada por el sistema de back-end para generar facturas automáticamente.

Beneficios inmediatos para los profesionales financieros y para todo el negocio.

La implementación es sencilla al realizarse principalmente en un entorno de nube pública. Una vez que el sistema está en funcionamiento, hay beneficios inmediatos tanto para las personas que trabajan en el departamento financiero como para el resto de la empresa, definiendo flujos de trabajo más claros y ahorrando tiempo para que puedan dedicarse a otras tareas. Con la facturación en un entorno cloud, es posible comprobar en cualquier momento quién está gestionando una factura y cuánto tiempo lleva esperando su aprobación. Esto se traduce en que haya muchos menos retrasos que con la facturación manual, que a menudo requiere localizar documentos perdidos o perseguir a directivos ocupados. Cada documento, al contar con un registro de auditoria, no se puede perder y es más fácil de almacenar y recuperar.

Para los clientes, el sistema es más sencillo. Todo lo que necesitan es una aplicación que conecte el back office con la solución de facturación basada en la nube. Con los accesos adecuados, los usuarios pueden recuperar las facturas instantáneamente, haciendo que la gestión sea más abierta y visible. Todo lo que se necesita para añadir a alguien es crear un correo electrónico nuevo y un nombre de usuario, tan solo con estos sencillos pasos, el usuario tendría un acceso instantáneo al sistema. Para borrar a un usuario sería una tarea igual de sencilla.

El primer paso para encontrar un servicio cloud adecuado es seleccionar varios proveedores potenciales y comparar lo que ofrecen. El siguiente paso es elegir uno e ir a por él. La mayoría de las organizaciones se beneficiarán inmediatamente de la agilidad de su facturación. La productividad del personal aumentará, los costes disminuirán y los errores de facturación desaparecerán.