¿Las soluciones de optimización mejoran la administración pública?

Los servicios públicos pueden aprovecharse de los beneficios de las herramientas de automatización.
doctora trabajando con una tablet

Las administraciones públicas se suelen quedar rezagados en sus esfuerzos por mejorar los recursos tecnológicos. La administración pospone esta inversión ya que considera que el rendimiento no será lo suficiente para justificar el gasto. Sin embargo, la transformación digital, está empezando a cambiar las organizaciones gubernamentales y haciendo que estas consideren el uso de tales recursos.

La transformación digital es el proceso de traer servicios y organizaciones al siglo XXI con las últimas herramientas para ayudar a agilizar los procedimientos y reducir los costes. Al mismo tiempo, la tecnología permite que los servicios públicos puedan proporcionar una mejor experiencia sobre lo que más le importa a la gente. Con herramientas como el software de gestión documental, todo esto puede dejar de ser una quimera.

Muchos países, incluso los que se están demorando más en ofrecer administraciones públicas gestionadas de manera online, están considerando ahora la posibilidad de adoptar esta tecnología para ver lo que tiene que ofrecer. Tanto si se trata de resolver algunos de los mayores desafíos de los diferentes departamentos gubernamentales, como cumplimentar los complicados procedimientos administrativos, la abrumadora cantidad de documentación, ofrecer nuevas oportunidades o aumentar la transparencia al hacer que los registros públicos estén fácilmente disponibles de manera online. En definitiva, hay una ventaja clara a favor de realizar una inversión en un plan de transformación digital.

primer plano de hombre de negocios declarando ante unos microfonos

La mano de obra supone uno de los mayores gastos del servicio público, por lo que es vital asegurar que los servicios estén utilizando a su personal para lograr la máxima productividad. Estas soluciones de optimización son fundamentales para garantizar que el personal altamente capacitado esté ocupado en tareas complejas, lo que permite que la tecnología se encargue de tareas rutinarias administrativas tales como ingresar y archivar datos. Esto no solo puede llevar a recortar costes, sino también a brindar un mejor servicio, que es uno de los objetivos clave para los políticos, que estarán dispuestos a brindar el mejor servicio posible para mantener los votos.

La agilización de estos procesos es una parte clave de los gobiernos, siguiendo el ejemplo de las empresas del sector privado que se adaptan a las nuevas tecnologías. Mientras que las empresas han sabido reaccionar y aprovechar estas nuevas herramientas y recursos con el fin de reducir costes y aumentar los beneficios, la reticencia del gobierno a invertir en estas tecnologías, ha provocado un retraso en los servicios públicos y, con la presión sobre los servicios para que sean más eficientes que nunca, la situación tiene que cambiar. Ahora, con un claro retorno de la inversión e innumerables ejemplos de éxito de los planes de transformación digital en el sector privado, es el momento ideal para que las organizaciones del sector público consideren la posibilidad de adoptar las últimas tecnologías. Al proporcionar una base a largo plazo para la reducción de costes y la mejora de los servicios en los próximos años, los servicios públicos pueden estar tranquilos al saber que están sabiendo enfrentar al reto de las nuevas tecnologías y utilizarlas en su propio beneficio.

¿Dónde se puede aplicar la automatización?

Ganar en eficiencia es un objetivo clave en el sector público.

  • Simplifica el proceso de planificación urbana.

    Simplifica el proceso de planificación urbana.

    La planificación urbana genera una inmensa cantidad de documentos. Las soluciones de gestión documental permiten a los gobiernos proporcionar un núcleo central donde almacenar toda esta documentación, haciendo que la búsqueda de archivos sea fácil para los residentes interesados. Esta automatización también beneficia al personal ya que les permite ahorrar tiempo al tener los archivos localizados, pudiendo encontrarlos instantáneamente en un sistema online y dirigir a los ciudadanos al enlace correspondiente.

    Simplifica el proceso de planificación urbana.
    Simplifica el proceso de planificación urbana.

    Las soluciones de optimización de negocios permiten a los gobiernos proporcionar un núcleo central donde salvaguardar toda la documentación.

  • Optimiza los sistemas de beneficios sociales.

    Optimiza los sistemas de beneficios sociales.

    Para una proporción significativa de la población, un sistema de beneficios sociales eficiente es clave en su decisión de voto. Como tal, asegurar que este sistema se ejecute sin problemas es crucial. La gestión de documentos puede ser fundamental para que el proceso sea más productivo, transparente y auditable. Al reunir toda la documentación en el sistema, los usuarios y el personal pueden acceder y buscar los archivos que necesitan, resolviendo un gran desafío en la asistencia social.

    Optimiza los sistemas de beneficios sociales.
    Optimiza los sistemas de beneficios sociales.

    Las soluciones de gestión de contenidos permiten que la documentación sobre beneficios sociales sea accesible.

  • Proporcionar acceso a los registros públicos.

    Proporcionar acceso a los registros públicos.

    Más que nunca, el público exige acceso digital a sus registros. Los gobiernos que no mantienen el ritmo de sus homólogos corren el riesgo de que se cuestione su transparencia. La gente puede estar interesada en consultar su información personal o registros públicos, como el acta de las reuniones gubernamentales y documentos legales, garantizar el acceso a esta información es vital para cualquier administración pública.

    Proporcionar acceso a los registros públicos.
    Proporcionar acceso a los registros públicos.

    Más que nunca, el público exige información personal y gubernamental.

close up of businessman using tablet

Cómo cuidar la seguridad de la información.

La seguridad es crucial para los gobiernos. La protección de la información debe ser una prioridad para cualquier organización pública.

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